OCR
OCR bon de commande : la référence de ce que vous avez engagé
L’OCR bon de commande applique la reconnaissance optique de caractères à la pièce qui porte votre engagement : poste, quantité, prix unitaire négocié, délai, imputation. L’agent Capture la rend ligne à ligne, chaque valeur reliée à sa position dans la page. Sans la commande lue, le rapprochement n’a rien à quoi se comparer.
Le problème
Sans la commande lue, le rapprochement n’a rien à quoi se comparer
Le bon de commande est le seul document du cycle que vous avez écrit vous-même. On en conclut souvent qu’il n’y a rien à en extraire, puisqu’il est déjà dans le progiciel de gestion intégré (ERP). C’est vrai des commandes passées dans l’outil. Ce n’est vrai ni des commandes envoyées en PDF par une entité récemment intégrée, ni des commandes ouvertes tenues sur tableur, ni des marchés attribués par un tiers, ni des commandes émises par un service qui n’a jamais eu accès à l’ERP. Le chemin reste le même que pour les autres pièces, du document lu au prix vérifié, et il commence par lire la commande.
Or c’est la commande qui fixe la référence. Elle dit la quantité attendue, le prix négocié à cette date, le délai promis, l’incoterm qui décide qui paie le transport et l’assurance, et l’imputation comptable et analytique qui décide où la dépense atterrit. Une facture sans engagement lisible en face ne peut être ni contestée ni vraiment validée : il n’existe aucun terme de comparaison. Dans la plupart des services, le rapprochement échoue plus souvent par absence de commande exploitable que par erreur du fournisseur.
Ce que nous extrayons d’un bon de commande
Les champs ci-dessous sont attendus par défaut, sur une commande imprimée, exportée en PDF ou reçue en pièce jointe. Chaque valeur reste reliée à l’endroit exact où elle a été lue.
- Entête
- Qui a engagé, quand, et qui a validé : les deux noms dont dépend la recevabilité d’une dépense en cas de contestation.
- Postes commandés
- Le prix unitaire négocié est le champ le plus utile du document : c’est la référence à laquelle la facture sera comparée, ligne par ligne.
- Livraison
- L’incoterm décide qui supporte le transport et l’assurance. Un transport facturé en plus alors qu’il était inclus est un écart des plus courants.
- Conditions et imputation
- Ce qui détermine la date de paiement et le centre de coût qui portera la dépense, donc le budget qui se retrouvera consommé.
Dix-sept champs, dont deux, le poste et le numéro de ligne, sont précisément ce qui permet de relier une ligne de facture à une ligne de commande quand les désignations ne se ressemblent pas.
Le contrôle qui suit
Rapprochement à trois ou quatre voies
Commande, réception, facture, et le contrat quand il existe. Le nombre de voies dépend des pièces dont vous disposez, pas d’un paramétrage figé.
Écart de prix ligne à ligne
Le prix facturé est comparé au prix unitaire négocié sur la commande, pas à un prix moyen constaté sur la période.
Écart de quantité
La quantité facturée est confrontée à la quantité reçue et à la quantité commandée, ramenées à l’unité de la commande.
Commande soldée ou non
Le reste à livrer et le reste à facturer sont suivis : une commande ouverte qui traîne pèse autant qu’un écart de prix.
Le rapprochement s’ouvre alors sur ses pièces, surlignées côte à côte, avec le calcul affiché. L’extraction, elle, se souscrit seule au tarif du paquet de pages choisi. Le rapprochement se dimensionne ensuite avec vous, sur devis.
Capture
Rassemblez et consolidez toutes vos données d’achats.
Collecte par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, scan, API ou export ERP. Lecture de tous les formats (PDF natif, scan, photo, tableur, flux structuré), puis extraction ligne à ligne : fournisseur, références, quantités, prix unitaires, remises, taxes, conditions.
Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Le forfait couvre l’extraction. Le rapprochement des pièces et le contrôle de vos conditions négociées sont l’étape suivante et se dimensionnent avec vous, parce qu’il faut y raccorder vos tolérances et vos circuits de validation.
Voir les tarifsRien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Faut-il extraire des commandes qui sont déjà dans l’ERP ?
Non, celles-là s’exportent. L’extraction sert aux commandes qui n’y sont pas : PDF envoyés par une entité récemment intégrée, commandes ouvertes tenues sur tableur, marchés attribués par un tiers, commandes émises hors de l’outil.
Comment relier une ligne de facture à une ligne de commande ?
Le poste, le numéro de ligne et les deux références article (celle du fournisseur et la vôtre) sont extraits séparément. Le rapprochement s’appuie sur eux plutôt que sur la désignation, qui change d’un document à l’autre.
Est-ce que Zylio remplace mon ERP ?
Non. Votre ERP gère le processus et reste la source de vérité. Zylio traite l’exception, par-dessus, et réinjecte les résultats. Aucun développement supplémentaire dans votre système.
Quels documents Zylio traite-t-il ?
Factures, contrats et avenants, grilles tarifaires et BPU, devis, bons de commande, bons de livraison, avoirs, relevés, en PDF natif, scan, photo ou format structuré, dans plusieurs langues et devises.
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- Certifications
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- Accès
À lire ensuite sur l’OCR
- OCR contrat fournisseur et BPULa grille de prix à laquelle la commande elle-même devrait obéir.
- Du devis au bon de commandeCe qui a été promis avant l’engagement, poste par poste.
- Les quantités réellement reçuesLa pièce de réception, sans laquelle il n’y a pas de troisième voie.
- Extraction des factures fournisseursLa pièce à comparer, une fois l’engagement lu.
- Extraction ligne à ligneUn total juste peut cacher dix lignes fausses : chaque poste, avec sa référence, sa quantité, son prix unitaire et sa remise.
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