Compliance : contrôler 100 % de vos achats
La conformité de vos prix négociés, vérifiée ligne à ligne
Un prix négocié n’est acquis qu’une fois appliqué sur la facture. L’agent Compliance confronte chaque ligne facturée au contrat cadre, à la grille tarifaire et aux conditions de remise, puis chiffre l’écart et le relie à sa clause. Vous tranchez : Zylio n’engage rien sans votre validation.
Le problème
« Le contrat dit une chose. La facture en dit une autre. Personne n’a le temps de vérifier laquelle. »
Vous ne contrôlez pas 5 % de vos achats par négligence. Vous les contrôlez à 5 % parce que personne n’a le temps de faire les 95 % restants.
Une négociation réussie se solde par un document. Son application, elle, se joue sur des milliers de lignes de facture, sur plusieurs mois, dans un ERP (le progiciel de gestion intégré qui porte vos commandes et vos factures) qui contrôle le processus, pas le prix.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Ce que recouvre « le prix négocié »
La conformité ne se vérifie pas contre un seul document. Elle se vérifie contre l’ensemble des pièces qui font foi, dans leur version en vigueur à la date de la ligne facturée.
- Contrat cadre et avenants
- Le prix, la durée, le périmètre et les conditions tels qu’ils ont été signés, avenants compris.
- BPU
- Le bordereau de prix unitaires : la liste des prix convenus poste par poste, référence par référence.
- Mercuriale
- Une grille de prix négociés par référence et par période, qui change à chaque échéance tarifaire.
- Grille tarifaire
- Les barèmes, options et frais annexes, y compris ceux qui ne figurent pas au contrat cadre.
- Conditions de remise et seuils de volume
- Les paliers de dégressivité et les remises acquises au-delà d’un volume convenu.
- Clauses d’indexation
- L’indice retenu, sa périodicité et la date à partir de laquelle il peut jouer.
Comment le contrôle se déroule
01
Le négocié devient exploitable
Vos contrats, BPU, mercuriales et grilles sont lus tels qu’ils existent (PDF natif, scan, tableur) et deviennent un référentiel de prix daté, interrogeable.
02
Chaque ligne facturée est confrontée
La comparaison porte sur le prix unitaire, la quantité, la remise, la taxe et la condition de paiement, à la date de la ligne. Sur 100 % des lignes, pas sur un échantillon.
03
L’écart est chiffré et relié à sa preuve
La clause du contrat et la ligne de facture sont surlignées côte à côte, avec le calcul affiché. Vous relisez une preuve, vous ne validez pas une conclusion.
04
Vous décidez de la suite
Réclamation, avoir, régularisation, note au fournisseur : l’arbitrage vous revient. Zylio ne contacte aucun fournisseur et n’engage rien sans votre validation.
Zylio ne promet pas de marge « automatique ». Il montre ce qui a déjà été payé à tort et fournit les preuves pour décider comment agir.
Vérifier le respect des accords négociésCompliance
Chaque facture confrontée à vos accords.
Confronte chaque ligne facturée au négocié : contrat cadre, BPU, mercuriale, grille tarifaire, avenant, conditions de remise, seuils de volume, clauses d’indexation.
Un motif de réclamation instruit et opposable au fournisseur, pas une intuition.
Ce que Compliance détecte
- Prix facturé supérieur au prix négocié
- Révision hors échéance ou sur le mauvais indice
- Remise de volume ou palier de dégressivité non appliqué
- Prestation hors contrat, article hors catalogue
- Condition de paiement non respectée
- Écart d’un centime répété sur des milliers de lignes
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Qu’appelle-t-on la conformité des prix négociés ?
La vérification que le prix effectivement facturé correspond au prix convenu : contrat cadre, BPU (le bordereau de prix unitaires), mercuriale, grille tarifaire, avenant, condition de remise, clause d’indexation. Un prix négocié n’est acquis qu’une fois appliqué sur la facture.
Que se passe-t-il si le contrat prévoit une hausse ?
Une hausse conforme à la clause d’indexation, appliquée à la bonne échéance et sur le bon indice, n’est pas un écart. Ce qui remonte, c’est la révision hors échéance, la révision sur un autre indice, ou le prix appliqué avant sa date d’effet.
Faut-il que mes contrats soient déjà structurés dans un outil ?
Non. Les contrats et grilles sont lus dans le format où ils dorment aujourd’hui, y compris en PDF scanné. La structuration fait partie du travail de l’agent, pas d’un prérequis à votre charge.
Comment vérifier une conclusion de Zylio ?
Chaque écart s’ouvre sur sa preuve : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, avec le calcul affiché.
Quels agents activer en premier ?
Celui qui correspond à votre enjeu immédiat. Le plus fréquent : Compliance, parce qu’il chiffre directement ce qui a été payé à tort.
Combien de temps pour un premier résultat ?
Le diagnostic produit un chiffre en trois semaines, sur vos données réelles et un périmètre cadré.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Aller plus loin sur la conformité
- Vérifier le respect des accords négociésLe besoin, traité dans le détail.
- Mercuriales fournisseursLa grille de prix négociés, par référence et par période.
- Contrôlez les prix facturésLe prix facturé confronté au prix négocié, ligne par ligne, avec l’écart chiffré et la preuve prête à transmettre.
- Conformité de vos contrats cadreConfronter volumes, révisions, pénalités et conditions d’exécution au contrat signé, et prouver chaque écart.
- Conformité des BPUConfronter chaque ligne facturée au bordereau de prix unitaires en vigueur, coefficients et révisions compris, et prouver l’écart.
- Contrats cadreLire vos contrats cadres, confronter chaque facture au texte signé et piloter l’exécution des accords, preuve à l’appui.
- Contrôler les révisions tarifaires annuellesL’échéance et l’indice, vérifiés.
- Vérifier l’application des remises volumeLes paliers de dégressivité effectivement appliqués.
- Vérifier les clauses d’indexationLe bon indice, à la bonne date.
- Détecter les prestations hors contratCe qui est facturé sans être prévu.
- Contrôler 100 % de vos achatsLe pilier du cocon Compliance.
- L’agent ComplianceLe détail du mécanisme et de la gamme.
- Diagnostic en 3 semainesLe taux de couverture réel de vos contrats cadres.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process