Conformité des BPU
Conformité des BPU : vérifiez que chaque prix unitaire facturé est celui du bordereau, révisions comprises
Un bordereau de prix unitaires (BPU) fixe le prix de chaque prestation, avec ses coefficients et ses règles de révision. Zylio lit le BPU et ses avenants, confronte chaque ligne facturée à la ligne correspondante, à la date de la prestation, et vous montre l’écart avec sa preuve. Marchés publics, BTP, maintenance : là où le BPU fait loi.
Le problème
Pourquoi un BPU est si difficile à faire respecter
Le bordereau est précis au centime. C’est précisément ce qui le rend impossible à contrôler à la main.
Des centaines de lignes
Un BPU de maintenance, de nettoyage ou de travaux compte facilement plusieurs centaines de prix, chacun avec son unité et sa désignation. Personne ne les a en tête au moment de valider une facture.
Des révisions qui s’empilent
Indexation annuelle, avenant de prix, coefficient de majoration pour urgence ou horaires décalés : le prix applicable dépend de la date et du contexte de la prestation, pas seulement de la ligne.
Des prestations hors bordereau
Une ligne facturée qui ne correspond à aucun prix du BPU devrait être justifiée par un devis accepté. En pratique, elle passe souvent avec le reste.
Des quantités à rapprocher
Le prix unitaire est bon, mais la quantité facturée dépasse celle du bon de commande ou de l’attachement signé. L’écart est invisible au niveau du total.
Des contrôles partiels
Faute de temps, on vérifie quelques factures, souvent les plus grosses. Les petites interventions récurrentes, où les écarts s’accumulent, ne sont jamais relues.
Une traçabilité exigée
En marché public comme devant un commissaire aux comptes, il faut pouvoir montrer ce qui a été contrôlé, contre quoi, et par qui. Un contrôle par sondage ne le permet pas.
Les terrains
Marchés publics, BTP, prestations récurrentes : là où le BPU fait loi
Trois terrains où le bordereau n’est pas une indication mais le contrat lui-même, et où chaque ligne facturée doit lui répondre.
Dans un marché public à bons de commande, le BPU est une pièce contractuelle : chaque bon de commande y renvoie, chaque facture doit s’y conformer, et la révision des prix suit la formule et les indices fixés au cahier des clauses administratives particulières. L’acheteur public doit pouvoir justifier chaque paiement. Un contrôle exhaustif et tracé n’est pas un confort, c’est une obligation.
Dans le BTP, le BPU rencontre les situations de travaux : quantités réellement exécutées constatées par attachement, prix unitaires du bordereau, majorations prévues au marché, travaux supplémentaires qui devraient faire l’objet d’un ordre de service ou d’un avenant. Confronter la situation au BPU et à l’attachement, ligne par ligne, est le seul moyen de savoir ce qui est dû.
Dans le privé, les prestations récurrentes fonctionnent de la même façon : maintenance multitechnique, nettoyage, espaces verts, intérim, transport. Des dizaines de factures par mois, chacune de quelques dizaines de lignes, toutes censées respecter un bordereau négocié. C’est là que les petits écarts, répétés, finissent par peser.
Marchés à bons de commande, justification des paiements, traçabilité.
Le mécanisme
Ce qui est confronté à quoi, et la preuve que vous voyez
L’agent Capture lit le BPU quel que soit son format : PDF, tableur, scan, image. Il en extrait chaque ligne avec sa référence, sa désignation, son unité et son prix, ainsi que les coefficients et les règles de révision qui l’accompagnent. Les avenants et les révisions sont rattachés avec leur date d’effet, pour que le bon prix s’applique à la bonne date. Chaque valeur reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
L’agent Compliance reçoit ensuite les factures et les situations, lues depuis vos exports ou l’API de votre ERP, ainsi que les bons de commande et les attachements quand ils existent. Pour chaque ligne facturée, il retrouve la ligne du BPU, calcule le prix attendu à la date de la prestation en appliquant révision et coefficient, puis le compare au prix facturé. Il rapproche la quantité facturée de la quantité commandée ou constatée. Une ligne sans correspondance dans le bordereau est signalée comme hors BPU.
Chaque écart vous est présenté avec sa preuve : la ligne du bordereau et la ligne de facture, surlignées côte à côte, le calcul du prix attendu et le montant de la différence. Aucun écart n’est écarté en silence ; ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif. Vous validez, contestez ou classez, et votre décision est consignée. Zylio n’émet aucune réclamation et ne contacte aucun fournisseur.
Comment un bordereau de plusieurs centaines de lignes est extrait et vérifié.
Le déroulé
Du bordereau au contrôle, en trois temps
- 01
Digitaliser
Vous déposez le BPU, ses avenants et ses révisions. Ils sont lus, structurés et rattachés au marché ou au contrat, avec leurs dates d’effet. Vous relisez ce qui a été signalé comme incertain.
- 02
Paramétrer
Tolérances, cas particuliers, traitement des lignes hors BPU, circuit de validation : les règles sont ajustées avec vous, fournisseur par fournisseur si nécessaire.
- 03
Contrôler et suivre
Chaque facture est confrontée au bordereau en vigueur. Vous suivez le taux de conformité par fournisseur, les écarts récurrents et l’état des régularisations.
Ce que ça change
Ce que ça change pour l’acheteur et pour le contrôleur
Le contrôle devient exhaustif. Chaque ligne de chaque facture est confrontée au bordereau, pas seulement les grosses, pour de 5 % à 100 % de vos achats, selon le périmètre que vous choisissez. Les écarts sur les petites interventions récurrentes, invisibles au niveau du total, apparaissent enfin.
Les écarts deviennent chiffrés et opposables. Sur les périmètres analysés, c’est entre 1 et 7 % de marge récupérée sur le périmètre analysé, avec pour chaque euro la ligne du bordereau et la ligne facturée qui le justifient. Une ligne hors BPU se discute avec le devis qui aurait dû l’autoriser ; une révision anticipée, avec la formule et sa date.
La traçabilité est acquise. Chaque contrôle est consigné : ce qui a été confronté, contre quelle version du bordereau, avec quel résultat et quelle décision. Devant un auditeur, un commissaire aux comptes ou une chambre régionale des comptes, la réponse est un export, pas une reconstitution. Et le temps de relecture revient aux équipes : de 15 à 45 % de temps rendu, par ETP, selon le périmètre et la maturité des données.
Un ou deux bordereaux et leurs factures : ce qui a été payé en dehors, ligne par ligne.
Ce que nous ne faisons pas
Ce que le contrôle des BPU ne décide pas
Zylio ne bloque aucun paiement de lui-même, ne rejette aucune facture et n’écrit rien au fournisseur : il vous présente l’écart, sa preuve et son montant. Il ne touche pas à votre ERP, dont il lit seulement les exports ou l’API. Vos bordereaux et vos factures sont hébergés en France, jamais partagés entre clients, jamais utilisés pour entraîner un modèle. Chaque contrôle et chaque décision sont consignés.
Zylio instruit, l’humain tranche. Un écart au bordereau est un fait prouvé, jamais une facture bloquée sans vous.
Hébergement en France, ISO 27001 et SOC 2 Type II, piste d’audit complète.
Compliance
Chaque facture confrontée à vos accords.
Confronte chaque ligne facturée au négocié : contrat cadre, BPU, mercuriale, grille tarifaire, avenant, conditions de remise, seuils de volume, clauses d’indexation.
Un motif de réclamation instruit et opposable au fournisseur, pas une intuition.
Ce que Compliance détecte
- Prix facturé supérieur au prix négocié
- Révision hors échéance ou sur le mauvais indice
- Remise de volume ou palier de dégressivité non appliqué
- Prestation hors contrat, article hors catalogue
- Condition de paiement non respectée
- Écart d’un centime répété sur des milliers de lignes
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Quelle différence entre la conformité des BPU et le contrôle des mercuriales ?
Le BPU est le bordereau contractuel d’un marché ou d’un contrat : un prix par prestation, fixé pour une durée, révisé selon une formule. La mercuriale est une liste de prix de référence mise à jour périodiquement. Les deux se contrôlent, mais pas avec les mêmes règles ; le contrôle des mercuriales a sa page.
Comment sont traitées les lignes facturées qui ne figurent pas au BPU ?
Elles sont signalées comme hors bordereau, avec la facture concernée. Si un devis accepté ou un ordre de service les justifie, vous les rattachez et elles sont contrôlées contre ce document. Sinon, elles restent en écart, à contester ou à régulariser selon votre décision.
Zylio gère-t-il les révisions de prix par indices ?
Oui. La formule, les indices de référence et la date d’effet sont extraits du marché ou du contrat, puis appliqués pour calculer le prix attendu à la date de chaque prestation. Une révision appliquée trop tôt, sur le mauvais indice ou avec un coefficient erroné apparaît comme un écart, avec le calcul.
Le contrôle est-il utilisable en marché public devant un contrôle externe ?
Chaque contrôle est consigné avec la version du bordereau utilisée, la ligne confrontée, le résultat et la décision prise, par qui et quand. Cet historique est exportable. Il documente ce qui a été vérifié ; la décision de payer reste celle de l’ordonnateur ou du service.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
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- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Les autres situations traitées par l’agent Compliance
- Conformité des prix négociésChaque ligne facturée confrontée au contrat cadre, à la grille tarifaire et aux conditions de remise ; l’écart chiffré et relié à sa clause.
- Conformité de vos contrats cadreConfronter volumes, révisions, pénalités et conditions d’exécution au contrat signé, et prouver chaque écart.
- Contrôlez les prix facturésLe prix facturé confronté au prix négocié, ligne par ligne, avec l’écart chiffré et la preuve prête à transmettre.
- Contrats cadreLire vos contrats cadres, confronter chaque facture au texte signé et piloter l’exécution des accords, preuve à l’appui.
- Mercuriales fournisseursLa grille de prix négociés par référence et par période, confrontée à chaque facture à la date de la ligne.
- Le diagnostic de 3 semainesCe que nous mesurons sur vos bordereaux, et comment il se facture.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
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