Cumplimiento de BPU
Cumplimiento de BPU: verifique que cada precio unitario facturado es el del cuadro, revisiones incluidas
Un cuadro de precios unitarios (BPU) fija el precio de cada prestación o suministro, con sus coeficientes y sus reglas de revisión. Zylio lee el BPU y sus adendas, confronta cada línea facturada con la línea correspondiente, en la fecha de la prestación, y le muestra la desviación con su prueba. Contratación pública, construcción, mantenimiento: donde el BPU manda.
El problema
Por qué un BPU es tan difícil de hacer respetar
El cuadro es preciso al céntimo. Es precisamente lo que lo hace imposible de controlar a mano.
Cientos de líneas
Un BPU de mantenimiento, limpieza u obras reúne fácilmente varios cientos de precios, cada uno con su unidad y su denominación. Nadie los tiene en la cabeza al validar una factura.
Revisiones que se acumulan
Indexación anual, adenda de precios, coeficiente de recargo por urgencia u horario nocturno: el precio aplicable depende de la fecha y del contexto de la prestación, no solo de la línea.
Prestaciones fuera del cuadro
Una línea facturada que no corresponde a ningún precio del BPU debería justificarse con un presupuesto aceptado. En la práctica, suele pasar con el resto.
Cantidades que conciliar
El precio unitario es correcto, pero la cantidad facturada supera la del pedido o la de la medición firmada. La desviación es invisible a nivel del total.
Controles parciales
Por falta de tiempo se comprueban unas pocas facturas, casi siempre las más grandes. Las pequeñas intervenciones recurrentes, donde las desviaciones se acumulan, nunca se releen.
Trazabilidad exigida
En contratación pública como ante un auditor de cuentas, hay que poder mostrar qué se controló, contra qué y quién lo hizo. Un control por muestreo no lo permite.
Dónde se aplica
Contratación pública, construcción, servicios recurrentes: donde el BPU manda
Tres ámbitos donde el cuadro no es una orientación sino el propio contrato, y donde cada línea facturada debe responder ante él.
En un contrato público por pedidos sucesivos, el cuadro de precios unitarios es un documento contractual: cada pedido remite a él, cada factura debe ajustarse a él, y la revisión de precios sigue la fórmula y los índices fijados en el pliego de cláusulas administrativas. El comprador público debe poder justificar cada pago. Un control exhaustivo y trazado no es una comodidad, es una obligación.
En la construcción, el cuadro se encuentra con las certificaciones de obra: cantidades realmente ejecutadas recogidas en la medición, precios unitarios del cuadro, recargos previstos en el contrato, trabajos adicionales que deberían estar cubiertos por una orden o una adenda. Confrontar la certificación con el BPU y con la medición, línea a línea, es la única manera de saber qué se debe.
En el sector privado, los servicios recurrentes funcionan igual: mantenimiento multitécnico, limpieza, jardinería, trabajo temporal, transporte. Decenas de facturas al mes, cada una de unas decenas de líneas, todas supuestamente conformes a un cuadro negociado. Ahí es donde las pequeñas desviaciones, repetidas, acaban pesando.
Contratos por pedidos sucesivos, justificación de los pagos, trazabilidad.
El mecanismo
Qué se confronta con qué, y la prueba que ve usted
El agente Capture lee el BPU sea cual sea su formato: PDF, hoja de cálculo, escaneo, imagen. Extrae cada línea con su referencia, su denominación, su unidad y su precio, junto con los coeficientes y las reglas de revisión que la acompañan. Las adendas y las revisiones se vinculan con su fecha de efecto, para que el precio correcto se aplique en la fecha correcta. Cada valor queda vinculado al lugar exacto del documento donde se leyó.
El agente Compliance recibe después las facturas y las certificaciones, leídas desde sus exportaciones o la API de su ERP, junto con los pedidos y las mediciones cuando existen. Para cada línea facturada, localiza la línea del BPU, calcula el precio esperado en la fecha de la prestación aplicando revisión y coeficiente, y lo compara con el precio facturado. Concilia la cantidad facturada con la pedida o la medida. Una línea sin correspondencia en el cuadro se señala como fuera de BPU.
Cada desviación se le presenta con su prueba: la línea del cuadro y la línea de factura, resaltadas una junto a otra, el cálculo del precio esperado y el importe de la diferencia. Ninguna desviación se descarta en silencio; lo que no encaja en ninguna regla se eleva, con su motivo. Usted valida, reclama o archiva, y su decisión queda registrada. Zylio no emite ninguna reclamación ni contacta con ningún proveedor.
Cómo se extrae y se verifica un cuadro de varios cientos de líneas.
El proceso
Del cuadro al control, en tres tiempos
- 01
Digitalizar
Usted deposita el BPU, sus adendas y sus revisiones. Se leen, se estructuran y se vinculan al contrato, con sus fechas de efecto. Usted revisa lo señalado como dudoso.
- 02
Parametrizar
Tolerancias, casos particulares, tratamiento de las líneas fuera de BPU, circuito de validación: las reglas se ajustan con usted, proveedor por proveedor si hace falta.
- 03
Controlar y seguir
Cada factura se confronta con el cuadro vigente. Usted sigue la tasa de conformidad por proveedor, las desviaciones recurrentes y el estado de las regularizaciones.
Qué cambia
Qué cambia para el comprador y para el controlador
El control pasa a ser exhaustivo. Cada línea de cada factura se confronta con el cuadro, no solo las grandes, para del 5 % al 100 % de sus compras, según el perímetro que usted elija. Las desviaciones en las pequeñas intervenciones recurrentes, invisibles a nivel del total, por fin aparecen.
Las desviaciones quedan cuantificadas y son oponibles. En los perímetros analizados, entre el 1 y el 7 % de margen recuperado sobre el perímetro analizado, con la línea del cuadro y la línea facturada detrás de cada euro. Una línea fuera de BPU se discute con el presupuesto que debería haberla autorizado; una revisión anticipada, con la fórmula y su fecha.
La trazabilidad está asegurada. Cada control queda registrado: qué se confrontó, contra qué versión del cuadro, con qué resultado y qué decisión. Ante un auditor, un auditor de cuentas o un órgano de control público, la respuesta es una exportación, no una reconstrucción. Y el tiempo de relectura vuelve a los equipos: del 15 al 45 % de tiempo devuelto, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos.
Uno o dos cuadros y sus facturas: qué se pagó fuera de ellos, línea a línea.
Lo que no hacemos
Lo que el control de los BPU no decide
Zylio no bloquea ningún pago por sí mismo, no rechaza ninguna factura y no escribe nada al proveedor: le presenta la desviación, su prueba y su importe. No toca su ERP, del que solo lee las exportaciones o la API. Sus cuadros y sus facturas se alojan en Francia, nunca se comparten entre clientes y nunca se usan para entrenar un modelo. Cada control y cada decisión quedan registrados.
Zylio instruye, la persona decide. Una desviación respecto al cuadro es un hecho probado, nunca una factura bloqueada sin usted.
Alojamiento en Francia, ISO 27001 y SOC 2 Type II, pista de auditoría completa.
Compliance
Cada factura confrontada con sus acuerdos.
Confronta cada línea facturada con lo negociado: contrato marco, lista de precios, tarifario, adenda, condiciones de descuento, umbrales de volumen, cláusulas de indexación.
Un motivo de reclamación instruido y oponible al proveedor, no una intuición.
Lo que detecta Compliance
- Precio facturado superior al precio negociado
- Revisión fuera de plazo o sobre el índice equivocado
- Descuento o tramo de descuento por volumen no aplicado
- Prestación fuera de contrato, artículo fuera de catálogo
- Condición de pago no respetada
- Un desvío de un céntimo repetido en miles de líneas
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre el cumplimiento de los BPU y el control de las listas de precios?
El BPU es el cuadro contractual de un contrato: un precio por prestación, fijado por un plazo, revisado según una fórmula. La lista de precios de proveedor es una lista de referencia actualizada periódicamente. Ambos se controlan, pero no con las mismas reglas; el control de las listas de precios tiene su página.
¿Cómo se tratan las líneas facturadas que no figuran en el BPU?
Se señalan como fuera de cuadro, con la factura afectada y el importe en juego. Si un presupuesto aceptado o una orden las justifica, usted las vincula y se controlan contra ese documento. Si no, quedan como desviación, para reclamar o regularizar según su decisión, que queda registrada.
¿Zylio gestiona las revisiones de precios por índices?
Sí. La fórmula, los índices de referencia y la fecha de efecto se extraen del contrato y se aplican para calcular el precio esperado en la fecha de cada prestación. Una revisión aplicada demasiado pronto, con el índice equivocado o con un coeficiente erróneo aparece como desviación, con el cálculo.
¿El control sirve en contratación pública ante un control externo?
Cada control queda registrado con la versión del cuadro utilizada, la línea confrontada, el resultado y la decisión tomada, por quién y cuándo. Ese historial es exportable. Documenta lo que se verificó; la decisión de pagar sigue siendo del ordenador de pagos o del servicio.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Las otras situaciones tratadas por el agente Compliance
- Conformidad de los precios negociadosCada línea facturada confrontada con el contrato marco, la lista de precios y las condiciones de descuento; el desvío cuantificado y vinculado a su cláusula.
- Cumplimiento de contratos marcoConfrontar volúmenes, revisiones, penalizaciones y condiciones de ejecución con el contrato firmado, y probar cada desviación.
- Verificar precios facturadosEl precio facturado contrastado con el precio negociado, línea a línea, con el desvío cuantificado y la prueba lista para enviar.
- Contratos marcoLeer sus contratos marco, confrontar cada factura con el texto firmado y dirigir la ejecución de los acuerdos, con pruebas.
- Listas de precios de proveedoresEl tarifario de precios negociados por referencia y por periodo, confrontado con cada factura en la fecha de la línea.
- El diagnóstico de 3 semanasQué medimos sobre sus cuadros, y cómo se factura.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso