Exception · Caso tratado
Facturas sin pedido de compra: recuperar el compromiso, el presupuesto y el validador
Llega una factura sin pedido de compra: nada la espera en el sistema, ningún compromiso le responde. Hay que averiguar quién pidió, a qué presupuesto imputarla y quién debe validarla. El agente Exception reconstituye estos tres elementos y los documenta. Usted decide: Zylio no compromete nada sin su validación.
El problema
Una factura que nadie espera
La conciliación supone un compromiso frente a la factura. Sin pedido de compra (PO, por purchase order), no hay nada que conciliar: ni referencia, ni cantidad prevista, ni precio acordado, ni validador designado. Su ERP, el sistema de gestión integrada, solo puede dejar el documento en espera.
Empieza entonces una investigación manual. ¿Quién, en qué entidad, ha pedido este servicio? ¿A qué centro de coste imputarlo? ¿Quién está habilitado para comprometerlo por ese importe? Cada respuesta cabe en un correo, y cada correo tarda dos días.
Una excepción no es una factura complicada. Son tres personas, dos correos y cuatro días.
Tres preguntas que instruir antes de pagar
- Quién pidió
- El agente confronta la factura con los rastros existentes: solicitud de compra, intercambio de correos, contrato en vigor, historial del mismo proveedor en la misma entidad. Se propone el solicitante probable junto con lo que lo señala.
- Con qué presupuesto
- La imputación contable y analítica se deduce de la naturaleza del servicio y de las imputaciones aplicadas en ocasiones anteriores, incluso cuando el eje analítico solo existe en sus datos como texto libre.
- Con qué validación
- El circuito de aprobación lo determinan sus umbrales y sus delegaciones de poder, no una costumbre local. El agente nombra al validador previsto para el importe constatado.
Nada de todo esto es una decisión: es un expediente. El contable recibe una propuesta de imputación, un solicitante identificado y un validador designado, cada uno vinculado a lo que lo justifica. Él instruye, usted decide.
Lo que cambia
La cola de casos bloqueados deja de crecer.
- La factura deja de circular por correo: su instrucción se escribe en el mismo lugar que ella.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Una pista de auditoría completa: cada análisis visible, con su fuente, con marca de tiempo, exportable.
Exception
Facturas sin pedido, con varios pedidos, duplicados: tratados.
Se hace cargo de lo que no entra en ningún circuito estándar, en lugar de devolverlo al equipo.
La cola de casos bloqueados deja de crecer.
Lo que detecta Exception
- Facturas sin pedido de compra
- Varios pedidos de compra en una factura, un pedido de compra en varias facturas
- Duplicados exactos y encubiertos
- Notas de crédito ausentes o nunca imputadas
- Compras fuera de marco
- Imputación analítica en texto libre
- IBAN no válido o divergente del maestro de datos
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura sin pedido de compra?
Una factura recibida sin compromiso previo registrado: ningún pedido de compra la espera en el sistema, por lo que no es posible ninguna conciliación automática. Hay que encontrar al solicitante, la imputación presupuestaria y el circuito de validación antes de poder tratarla.
¿Cómo verificar lo que el agente ha reconstituido?
Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído. El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
¿Zylio sustituye a mi ERP?
No. Su ERP gestiona el proceso y sigue siendo la fuente de verdad. Zylio trata la excepción, por encima, y reinyecta los resultados. Ningún desarrollo adicional en su sistema.
¿Puede Zylio lanzar un pago o contactar con un proveedor?
No, nunca sin su validación. Zylio prepara el expediente; el compromiso sigue siendo humano.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para leer a continuación
- Gestión automatizada de excepciones ERP con IAEl pilar: todo lo que no entra en ningún circuito estándar.
- Imputar las facturas sin pedido de compraAsigno una factura sin pedido de compra a la imputación contable y analítica correcta
- Encontrar al aprobador correctoEncuentro quién debe validar una factura sin pedido de compra
- Entender por qué una factura está bloqueadaEntiendo el motivo del bloqueo y la acción necesaria para levantarlo
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso