Compliance: controlar el 100% de sus compras
Sus listas de precios de proveedores, aplicadas a cada factura
Una lista de precios de proveedores es un tarifario de precios negociados por referencia y por periodo. Solo produce efecto si cada factura se confronta con ella. El agente Compliance confronta el precio facturado con el precio del tarifario en vigor en la fecha de la línea. Usted decide: Zylio no compromete nada sin su validación.
El problema
« El contrato dice una cosa. La factura dice otra. Nadie tiene tiempo de comprobar cuál. »
No controla el 5% de sus compras por negligencia. Las controla al 5% porque nadie tiene tiempo de hacer el 95% restante.
Una lista de precios se negocia una vez al año y se aplica todos los días, sobre miles de líneas. Entre un momento y otro, nadie vuelve a leer el tarifario: su ERP (el sistema de gestión integrada que soporta sus pedidos de compra y sus facturas) verifica el circuito de aprobación, no el precio unitario en relación con el periodo.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Donde una lista de precios se desengancha de la factura
- El periodo ha cambiado, el precio no
- El tarifario en vigor en el momento de la factura no es el que se ha aplicado. Una tarifa caducada se sigue aplicando, o una tarifa nueva se aplica antes de su fecha de efecto.
- La referencia no está en el tarifario
- Un artículo fuera de catálogo se factura al precio del proveedor, sin que ningún precio negociado le sea oponible.
- El tramo de descuento por volumen no se activa
- El volumen acordado se alcanza y el descuento correspondiente no aparece en la factura.
- La revisión no sigue la cláusula
- La subida cae fuera de plazo, o se apoya en un índice distinto del que se firmó.
- El desvío es demasiado pequeño para verse
- Un desvío de un céntimo, repetido sobre miles de líneas, no activa ninguna alerta contable.
- El tarifario existe en varias versiones
- Archivo enviado por correo, anexo del contrato, adenda firmada más tarde: ya nadie sabe cuál es la que prevalece.
Del tarifario dormido al control diario
No se le pide nada de antemano: ni archivo normalizado, ni nomenclatura previa. El tarifario se toma tal como existe, con su periodo de validez.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
01
Sus tarifarios se convierten en un referencial fechado
Listas de precios, BPU (el tarifario de precios unitarios), escalas y adendas se leen en su formato de origen, incluso en hoja de cálculo o en PDF escaneado, y después se vinculan a su periodo de validez.
02
Cada línea facturada consulta la versión correcta
El precio facturado se compara con el precio del tarifario en vigor en la fecha de la línea, referencia por referencia, unidad por unidad.
03
El desvío llega con su prueba
La línea del tarifario y la línea de factura se muestran una al lado de la otra, con el cálculo. El motivo queda nombrado: fuera de periodo, fuera de catálogo, descuento ausente, revisión no conforme.
Compliance
Cada factura confrontada con sus acuerdos.
Confronta cada línea facturada con lo negociado: contrato marco, lista de precios, tarifario, adenda, condiciones de descuento, umbrales de volumen, cláusulas de indexación.
Un motivo de reclamación instruido y oponible al proveedor, no una intuición.
Lo que detecta Compliance
- Precio facturado superior al precio negociado
- Revisión fuera de plazo o sobre el índice equivocado
- Descuento o tramo de descuento por volumen no aplicado
- Prestación fuera de contrato, artículo fuera de catálogo
- Condición de pago no respetada
- Un desvío de un céntimo repetido en miles de líneas
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una lista de precios de proveedores?
Un tarifario de precios negociados por referencia y por periodo. Fija, para una duración determinada, el precio unitario acordado de cada artículo o servicio. Se revisa a su vencimiento, lo que la convierte en un documento fechado: la versión que prevalece depende de la fecha de la línea facturada.
¿Qué diferencia hay entre una lista de precios y un BPU?
Un BPU (bordereau de prix unitaires, el tarifario de precios unitarios francés) enumera los precios acordados partida por partida, en general asociado a una licitación o a un contrato marco. Una lista de precios es un tarifario con validez fechada, revisado por periodos. Zylio confronta las facturas con uno y con otra.
Mis listas de precios están en hojas de cálculo y en correos. ¿Se pueden explotar?
Sí. Los tarifarios se leen donde están (hoja de cálculo, PDF nativo, escaneo, anexo de contrato) y la versión aplicable se determina por su periodo. La estructuración forma parte del trabajo del agente.
¿Qué documentos trata Zylio?
Facturas, contratos y adendas, listas de precios y tarifarios, presupuestos, pedidos de compra, albaranes de entrega, notas de crédito, extractos, en PDF nativo, escaneo, foto o formato estructurado, en varios idiomas y divisas.
¿Cómo verificar una conclusión de Zylio?
Cada desvío se abre sobre su prueba: la cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra, con el cálculo a la vista.
¿Cuánto tiempo hace falta para un primer resultado?
El diagnóstico produce una cifra en tres semanas, sobre sus datos reales y un alcance delimitado.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Profundizar en sus precios negociados
- Conformidad de los precios negociadosCada línea facturada confrontada con sus acuerdos.
- Verificar precios facturadosEl precio facturado contrastado con el precio negociado, línea a línea, con el desvío cuantificado y la prueba lista para enviar.
- Cumplimiento de contratos marcoConfrontar volúmenes, revisiones, penalizaciones y condiciones de ejecución con el contrato firmado, y probar cada desviación.
- Cumplimiento de BPUConfrontar cada línea facturada con el cuadro de precios unitarios vigente, coeficientes y revisiones incluidos, y probar la desviación.
- Contratos marcoLeer sus contratos marco, confrontar cada factura con el texto firmado y dirigir la ejecución de los acuerdos, con pruebas.
- Descifrar un tarifario complejoEscalas, opciones y gastos anexos puestos en orden.
- Centralizar sus condiciones tarifariasUna sola versión de referencia, para todo el mundo.
- Controlar las revisiones tarifarias anualesEl vencimiento y el índice, verificados.
- Aplicar sus condiciones de grupo en todas partesLa tarifa negociada a nivel nacional, aplicada en cada entidad.
- Historificar sus precios de compraUna serie de precios por referencia, sobre varios ejercicios.
- Verificar el respeto de los acuerdos negociadosLa necesidad, tratada en detalle.
- El agente ComplianceEl detalle del mecanismo y de la gama.
- Diagnóstico en 3 semanasLa variabilidad de sus precios, medida con sus datos.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso