Control de precios facturados
Verifique los precios facturados: cada línea frente al precio negociado, el desvío cuantificado antes del pago
Verificar los precios facturados es comparar cada precio unitario, descuento y gasto accesorio de una factura con el precio que usted negoció, en la versión del contrato vigente ese día. El agente Compliance de Zylio lo hace línea a línea, cuantifica el desvío, muestra la cláusula y la línea juntas, y le deja decidir si reclama o paga.
El problema
El precio negociado y el precio facturado son dos cifras distintas
Una negociación termina con un documento: contrato marco, tarifario de precios unitarios, lista de precios, adenda. Ese documento dice lo que usted debería pagar. La factura dice lo que el proveedor tecleó en su propio sistema, a menudo meses después, por alguien que nunca leyó el contrato. Entre ambos no hay mala fe; hay una tarifa actualizada demasiado pronto, un descuento olvidado, un porte añadido por defecto.
El problema es que nadie compara. El ERP controla el proceso (si la factura corresponde a un pedido, si el pedido fue aprobado), pero no el precio frente al contrato. El controlador verifica el total, o unas pocas facturas por muestreo. El precio unitario de una referencia habitual, facturado un céntimo de más miles de veces, no dispara ninguna alerta.
Resultado: el margen negociado en la reunión se evapora en las líneas de factura, sin que nadie pueda decir cuánto, con quién ni desde cuándo. Verificar los precios facturados es recuperar esa comparación, línea a línea, antes del pago.
Qué se controla
Seis lugares donde el precio facturado se aleja del precio negociado
Cada desvío tiene un nombre, una cláusula y una forma de esconderse. Estos son los que el agente Compliance busca primero.
El precio unitario base
El precio de la referencia tal como figura en el tarifario, en la fecha de la línea facturada. El desvío más simple, y el más repetido.
El descuento y el tramo de volumen
Un descuento condicional (por cantidad, por valor acumulado, por familia) prometido en el contrato y ausente de la factura, o calculado sobre la base equivocada.
La revisión y la indexación
Una subida aplicada antes del vencimiento previsto, sobre el índice equivocado o a un tipo superior al de la cláusula.
Los gastos accesorios
Porte, embalaje, gestión, devolución, urgencia: facturados cuando el contrato prevé un franco, o por un importe distinto del convenido.
Las gratuidades y notas de crédito prometidas
Un artículo ofrecido en el contrato y facturado igualmente, una nota de crédito concedida en un litigio y nunca descontada de la factura siguiente.
El artículo fuera de catálogo
Una referencia que no existe en el tarifario, facturada a precio libre, cuando existía un equivalente bajo contrato.
El mecanismo
Cómo verifica el agente Compliance un precio facturado
- 01
Leer la factura línea a línea
Referencia, descripción, cantidad, unidad, precio unitario, descuento, gastos, impuesto: cada valor extraído queda vinculado al lugar del documento donde se leyó.
- 02
Localizar la condición aplicable
El contrato, el tarifario, la adenda o la lista vigente en la fecha de la factura, para ese proveedor, esa entidad y esa referencia, incluso cuando la descripción difiere.
- 03
Calcular el desvío
Precio facturado menos precio debido, descuento incluido, gastos incluidos, multiplicado por la cantidad. El cálculo es determinista: el mismo caso da el mismo resultado dentro de seis meses.
- 04
Presentar la prueba
La cláusula y la línea resaltadas una junto a otra, el importe en juego, el motivo. Un caso que no corresponde a ninguna regla se eleva con su motivo, nunca en silencio.
Contrato marco, tarifario, lista de precios, adenda, condiciones de descuento: la referencia contrastada con la factura.
Lo que recibe
Un resumen listo para enviar, no una lista de alertas
El resultado del control no es un panel en rojo. Es, por proveedor, un expediente: las líneas con desvío, el importe total, la cláusula invocada para cada una y la factura original a un clic. Ese expediente está redactado para que lo lea alguien que no hizo el control: un comprador que prepara una reclamación, un contable que espera una nota de crédito, un auditor que pide la pista.
Lo que Zylio no hace importa igual. No contacta con el proveedor. No bloquea el pago en su ERP. No genera ninguna nota de crédito. Instruye el caso y lo pone delante de la persona con autoridad para decidir, con todo lo necesario para resolverlo en minutos en lugar de días.
La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una junto a otra.
Qué cambia
Qué cambia el control sistemático de los precios facturados
Primero el perímetro: del 5 % al 100 % de sus compras controladas, según lo que decida incluir. Se suele empezar por un proveedor con un contrato denso (más de 12 000 líneas tarifarias por contrato marco no son un problema) y ampliar después familia por familia.
Después el margen, mostrado antes de prometido. Sobre el perímetro analizado, entre el 1 y el 7 % de margen recuperado: esa cifra corresponde a lo pagado por encima de lo negociado y documentado, línea a línea. La recuperación se negocia con el proveedor; Zylio aporta el expediente, no la negociación.
Por último el tiempo: del 15 al 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos. El controlador ya no relee facturas conformes; trata desvíos ya instruidos. Y el histórico de precios facturados, por producto, proveedor, familia o centro, se convierte en la base de la próxima negociación.
Tipología, causas y priorización de los desvíos de precio, por proveedor y por familia.
Empezar
Uno o dos meses de facturas bastan para saber
El diagnóstico de 3 semanas, sobre sus datos, parte de lo que ya tiene: un contrato marco, su tarifario y uno o dos meses de facturas del mismo proveedor, exportados de su ERP o cargados tal cual. Zylio los lee, verifica los precios facturados y le devuelve lo que se pagó por encima de lo negociado, con la prueba. Sin conexión a su sistema, sin compromiso y sin que ningún dato sirva para entrenar un modelo.
Perímetro, datos solicitados, entrega, facturación a éxito.
Compliance
Cada factura confrontada con sus acuerdos.
Confronta cada línea facturada con lo negociado: contrato marco, lista de precios, tarifario, adenda, condiciones de descuento, umbrales de volumen, cláusulas de indexación.
Un motivo de reclamación instruido y oponible al proveedor, no una intuición.
Lo que detecta Compliance
- Precio facturado superior al precio negociado
- Revisión fuera de plazo o sobre el índice equivocado
- Descuento o tramo de descuento por volumen no aplicado
- Prestación fuera de contrato, artículo fuera de catálogo
- Condición de pago no respetada
- Un desvío de un céntimo repetido en miles de líneas
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre verificar los precios facturados y conciliar las facturas?
La conciliación verifica que la factura corresponde al pedido y a la recepción: cantidades, referencias, entregas. La verificación de precios comprueba que el precio unitario, el descuento y los gastos corresponden al contrato. Una factura puede estar perfectamente conciliada y facturada al precio equivocado.
¿Qué ocurre si la descripción de la factura no coincide con el tarifario?
Es el caso más frecuente. El agente empareja la referencia, la unidad y la descripción del proveedor con la línea del tarifario, incluso cuando difieren, e indica su nivel de confianza. Por debajo del umbral que usted fija, el caso se presenta a una persona en lugar de resolverse.
¿Zylio contacta con el proveedor para recuperar lo pagado de más?
No, nunca. Zylio produce el expediente: líneas con desvío, importe, cláusula, factura. La reclamación, la nota de crédito o la compensación en la factura siguiente las deciden y llevan sus equipos. No se bloquea ningún pago ni se genera ninguna nota de crédito sin su validación.
¿Hay que conectar Zylio al ERP para verificar los precios?
No. Una exportación de facturas y el contrato bastan para empezar, y así se desarrolla el diagnóstico. La lectura por API o por exportación recurrente viene después, si lo desea; en todos los casos Zylio lee y no escribe nada en su sistema.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Las otras situaciones tratadas por el agente Compliance
- Conformidad de los precios negociadosCada línea facturada confrontada con el contrato marco, la lista de precios y las condiciones de descuento; el desvío cuantificado y vinculado a su cláusula.
- Cumplimiento de contratos marcoConfrontar volúmenes, revisiones, penalizaciones y condiciones de ejecución con el contrato firmado, y probar cada desviación.
- Cumplimiento de BPUConfrontar cada línea facturada con el cuadro de precios unitarios vigente, coeficientes y revisiones incluidos, y probar la desviación.
- Contratos marcoLeer sus contratos marco, confrontar cada factura con el texto firmado y dirigir la ejecución de los acuerdos, con pruebas.
- Listas de precios de proveedoresEl tarifario de precios negociados por referencia y por periodo, confrontado con cada factura en la fecha de la línea.
- El diagnóstico de 3 semanasMedir sobre sus facturas lo que se pagó por encima de lo negociado.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso