Contratos marco
Contratos marco: domine la ejecución de sus acuerdos comerciales, línea a línea
Un contrato marco fija precios, descuentos, volúmenes y reglas de revisión. Zylio lee esos acuerdos, los confronta con cada pedido y cada factura, y le muestra dónde la ejecución se aparta del texto firmado: precio fuera de tarifa, tramo ignorado, revisión fuera de plazo. Usted decide; nada sale sin su validación.
El problema
Por qué un contrato marco bien negociado se ejecuta tan a menudo mal
La negociación dura meses. La ejecución dura años, y nadie tiene tiempo de releerla factura por factura.
Tarifas densas
Un contrato marco puede contener miles de referencias, cada una con su precio, su unidad, su descuento y su regla de revisión. Nadie las conoce de memoria, y el comprador que las negoció a veces ya ha cambiado de puesto.
Un control manual, y por tanto parcial
El control se hace por muestreo: unas pocas facturas al mes, casi siempre las más grandes. El resto se paga confiando en el contrato, sin que nadie compruebe que el precio facturado es el de la tarifa.
Volúmenes y umbrales invisibles
Los descuentos por volumen, los tramos decrecientes y los compromisos mínimos dependen de un acumulado que el ERP no compara con el contrato. Se cruza el umbral y el descuento nunca se aplica.
Condiciones que se desvían
Una revisión calculada con el índice equivocado, un coeficiente de recargo aplicado fuera de los casos previstos, un porte franco olvidado: cada desviación es pequeña, su suma no lo es.
Un contrato que no está en el ERP
El ERP conoce el pedido y la factura. No conoce la cláusula de precio, ni la adenda, ni el cuadro de precios unitarios. Son PDF, y un PDF no se controla solo.
Ninguna visibilidad sobre el rendimiento
¿Qué parte del gasto pasa realmente por el contrato? ¿Qué proveedor respeta sus condiciones? Sin una lectura línea a línea, esas preguntas quedan sin respuesta en el momento de renegociar.
El mecanismo
Qué lee Zylio, y con qué lo confronta
Todo empieza por el documento. El agente Capture lee el contrato marco, sus adendas y sus cuadros de precios unitarios (BPU), sea cual sea el formato: PDF nativo, escaneado, hoja de cálculo. Extrae cada línea de precio con su unidad, su descuento, su coeficiente y su cláusula de revisión, y conserva el vínculo con el lugar exacto del documento donde se leyó el valor. Un contrato de proveedor puede contener más de 12 000 líneas de precio, reglas incluidas: se toman todas.
Después, el agente Compliance confronta cada pedido y cada factura con esa referencia. Para una línea facturada, localiza la referencia en la tarifa, aplica el descuento y la revisión previstos en la fecha de la prestación y compara el precio esperado con el facturado. Comprueba del mismo modo las cantidades acumuladas frente a los tramos, y las fechas de revisión frente a lo realmente aplicado.
Cada desviación se presenta con su prueba: la cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una junto a otra, el cálculo del precio esperado y el importe de la diferencia. Ninguna desviación se descarta en silencio; lo que no encaja en ninguna regla se eleva, con su motivo. Usted valida, reclama o archiva. Zylio no emite ninguna reclamación ni contacta con ningún proveedor.
Capture
El agente Capture lee el contrato marco, sus adendas y sus cuadros de precios unitarios (BPU), sea cual sea el formato: PDF nativo, escaneado, hoja de cálculo.
Descubrir
El proceso
Del contrato firmado a la dirección, en tres tiempos
- 01
Estructurar
Usted deposita sus contratos marco, adendas y BPU. Se leen, se estructuran y se vinculan al proveedor, a la familia de compras y al periodo de validez. Las reglas de control se deducen del texto y luego se revisan con usted.
- 02
Vigilar
Cada nueva factura y cada pedido se confrontan con el acuerdo vigente en su fecha. Las desviaciones de precio, descuento, volumen y revisión se elevan con su prueba, ordenadas por importe y por proveedor.
- 03
Dirigir
Contrato por contrato, usted sigue la parte del gasto cubierta, la tasa de respeto de las condiciones y las desviaciones pendientes de decisión. En la renegociación llega con hechos, no con impresiones.
La lectura y la estructuración de los documentos contractuales, en detalle.
Qué cambia
Qué cambia para una dirección de compras
El control deja de ser un muestreo. Del 5 % al 100 % de sus compras quedan controladas, según el perímetro que usted elija, sin ampliar el equipo. El tiempo dedicado a releer facturas vuelve a la negociación y a la gestión de proveedores: del 15 al 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos.
Las desviaciones quedan cuantificadas y son oponibles. En los perímetros analizados, entre el 1 y el 7 % de margen recuperado sobre el perímetro analizado, y cada euro va acompañado de la cláusula y la línea que lo justifican. La conversación con el proveedor cambia de naturaleza: trata de un documento firmado, no de una impresión.
La cartera de contratos se vuelve legible. Usted sabe qué acuerdos se usan realmente, cuáles se eluden con compras fuera de contrato y cuáles merecen renegociarse primero. Son las preguntas que un diagnóstico de 3 semanas, sobre sus datos, permite zanjar antes de cualquier compromiso.
Cobertura de los contratos marco, desviaciones de precio, abonos no imputados: sobre sus documentos.
Para profundizar
Precios negociados, listas de precios, cumplimiento: las páginas que profundizan
La ejecución de un contrato marco toca varios temas que tratamos cada uno en su página.
El cumplimiento de los precios negociados
El pilar del control de facturas frente a los precios negociados: qué se confronta, cómo se prueba la desviación, cómo se trata. Ahí es donde se persigue lo pagado de más.
Las listas de precios y los BPU
Las listas de precios de referencia actualizadas periódicamente y los cuadros de precios unitarios tienen sus propias reglas de control: indexación, revisión, coeficientes.
El respeto global del acuerdo
Más allá del precio: volúmenes comprometidos, penalizaciones, bonificaciones, vencimientos. El control del cumplimiento de sus contratos marco cubre el acuerdo en su conjunto.
El pilar del control de facturas frente a las condiciones negociadas.
Lo que no hacemos
Lo que Zylio no hace con sus contratos
Zylio no toca su ERP: lee sus exportaciones o su API y no escribe nada en él. No emprende ninguna acción sin su validación, no bloquea ningún pago por sí mismo y no contacta con ningún proveedor. Sus contratos se alojan en Francia, nunca se comparten entre clientes y nunca sirven para entrenar un modelo. Cada control queda registrado: quién, qué, cuánto, cuándo.
Zylio instruye, la persona decide. Muestra lo que se pagó fuera del acuerdo y aporta las pruebas para decidir cómo actuar.
Alojamiento en Francia, ISO 27001 y SOC 2 Type II, pista de auditoría completa.
Compliance
Cada factura confrontada con sus acuerdos.
Confronta cada línea facturada con lo negociado: contrato marco, lista de precios, tarifario, adenda, condiciones de descuento, umbrales de volumen, cláusulas de indexación.
Un motivo de reclamación instruido y oponible al proveedor, no una intuición.
Lo que detecta Compliance
- Precio facturado superior al precio negociado
- Revisión fuera de plazo o sobre el índice equivocado
- Descuento o tramo de descuento por volumen no aplicado
- Prestación fuera de contrato, artículo fuera de catálogo
- Condición de pago no respetada
- Un desvío de un céntimo repetido en miles de líneas
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos de contratos marco sabe leer Zylio?
PDF nativos y escaneados, hojas de cálculo, BPU anexos y adendas que modifican una tarifa a mitad de vigencia, en varios idiomas y divisas. Cada valor extraído queda vinculado al lugar del documento donde se leyó, lo que permite que una persona verifique la lectura antes de usarla para controlar.
¿Hay que conectar Zylio a nuestro ERP para controlar la ejecución de los contratos?
No. Zylio lee las exportaciones o la API de su ERP, ya sea SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid o Workday, y no modifica nada en él. Los pedidos y las facturas se confrontan con el contrato fuera del ERP; sus circuitos de validación siguen siendo los suyos.
¿Qué ocurre cuando se detecta una desviación?
Se le presenta con su prueba: la cláusula, la línea de factura, el cálculo del precio esperado y el importe de la desviación. Usted decide si la reclama, la regulariza o la archiva, y su decisión queda registrada con el caso. Zylio no emite ninguna reclamación y nunca contacta con el proveedor en su lugar.
¿Por dónde empezar si tenemos decenas de contratos marco?
Por un diagnóstico de 3 semanas, sobre sus datos: unos pocos contratos y las facturas vinculadas a ellos, elegidos con usted. Sabrá, línea a línea, qué se pagó fuera del acuerdo y si el perímetro justifica ir más lejos. A menudo, uno o dos proveedores concentran la mayor parte de las desviaciones, y por ahí se empieza.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Las otras situaciones tratadas por el agente Compliance
- Conformidad de los precios negociadosCada línea facturada confrontada con el contrato marco, la lista de precios y las condiciones de descuento; el desvío cuantificado y vinculado a su cláusula.
- Cumplimiento de contratos marcoConfrontar volúmenes, revisiones, penalizaciones y condiciones de ejecución con el contrato firmado, y probar cada desviación.
- Cumplimiento de BPUConfrontar cada línea facturada con el cuadro de precios unitarios vigente, coeficientes y revisiones incluidos, y probar la desviación.
- Verificar precios facturadosEl precio facturado contrastado con el precio negociado, línea a línea, con el desvío cuantificado y la prueba lista para enviar.
- Listas de precios de proveedoresEl tarifario de precios negociados por referencia y por periodo, confrontado con cada factura en la fecha de la línea.
- El diagnóstico de 3 semanasQué medimos sobre sus contratos, y cómo se factura.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso