Análisis de contratos
Análisis de contratos: digitalice sus contratos marco y sus BPU para poder por fin controlarlos
El análisis de contratos de Zylio consiste en leer sus contratos marco, adendas y cuadros de precios unitarios, sea cual sea su formato, y extraer cada cláusula de precio, cada tarifa y cada regla de revisión. El resultado es una referencia digital, vinculada al documento de origen, con la que después pueden confrontarse sus presupuestos, pedidos y facturas.
El problema
Un contrato que una máquina no puede leer es un contrato que nadie controla
El contrato marco es el documento que manda: es el que dice qué precio se debe, qué descuento se aplica y en qué fecha entra en vigor la revisión. Sin embargo, vive fuera del sistema de información. El ERP conoce el pedido y la factura; el contrato es un PDF en una carpeta compartida, a veces un escaneo, a veces una hoja de cálculo enviada por el proveedor. Sin una lectura estructurada, ningún control sistemático es posible.
Los formatos lo agravan. Una misma cartera mezcla contratos redactados por sus juristas, condiciones generales del proveedor, BPU anexos de varios cientos de líneas y adendas que modifican tres referencias de mil. Cada documento tiene su estructura, sus unidades, sus denominaciones. Compararlos entre sí, o con una factura, obliga a volver a teclearlo todo.
El resultado: el control se hace por muestreo, a mano, sobre las facturas más visibles. Las desviaciones en las líneas pequeñas, las revisiones mal calculadas y las condiciones particulares olvidadas se cuelan. Y cuando se detecta una desviación, hay que localizar la cláusula en el documento para probarla, lo que lleva más tiempo del que vale la desviación.
Qué se extrae
Qué lee el agente Capture en un contrato marco
Todo lo que, en el texto, condiciona un precio o una cantidad. Nada de lo que no sirve para el control.
Las cláusulas de precio
Precios unitarios, precios a tanto alzado, tarifas por hora, importes máximos: cada valor con su unidad, su divisa y su periodo de validez.
Las tarifas y los BPU
El cuadro de precios unitarios (BPU) línea a línea: referencia, denominación, unidad, precio. Más de 12 000 líneas de precio por contrato marco, reglas de precio incluidas.
Las reglas de revisión
Índice de referencia, fórmula, fecha de efecto, tope: lo necesario para recalcular el precio esperado en cualquier fecha de prestación.
Los descuentos y los tramos
Descuentos por volumen, tramos decrecientes, rappels de fin de año, umbrales de porte franco: las condiciones que dependen de un acumulado.
Las condiciones particulares
Recargos por urgencia u horario nocturno, gastos accesorios autorizados, prestaciones incluidas: todo lo que justifica o prohíbe una línea adicional.
Las adendas
Cada adenda se vincula al contrato que modifica, con su fecha de efecto, para que la versión correcta se aplique a la factura correcta.
El mecanismo
De la página escaneada a la referencia controlable
El agente Capture recibe el documento por depósito, buzón dedicado, SFTP o exportación, y lo lee sea cual sea su formato: PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo. Reconoce la estructura del contrato, distingue el cuerpo de los anexos, localiza las tablas de precios aunque ocupen varias páginas y extrae cada línea. Cada valor extraído queda vinculado al lugar exacto del documento donde se leyó, con un nivel de confianza.
Los valores se normalizan después y se vinculan: al proveedor, a la familia de compras, al periodo de validez, a la adenda que los modifica. Una unidad escrita «metro lineal» y otra escrita «ml» pasan a ser la misma; una referencia escrita de dos maneras se reconoce como una sola. Es este trabajo el que hace que el contrato sea comparable con un pedido o una factura.
Lo que no ha podido leerse con certeza no se adivina: se señala, con la página afectada, para que una persona decida. La referencia final es visible, está documentada y puede exportarse. Queda lista para que el agente Compliance confronte cada presupuesto, pedido y factura con el texto firmado, pero esa confrontación se describe en su propia página.
Precios, volúmenes, revisiones, penalizaciones: cada factura confrontada con el contrato.
El proceso
Tres etapas, sin cambiar sus herramientas
- 01
Reunir
Usted deposita los contratos, adendas y BPU, o nos indica dónde están. Sin clasificación previa ni formato impuesto: los documentos se toman tal como existen hoy.
- 02
Leer y estructurar
Cada documento se lee, sus cláusulas y tarifas se extraen, sus valores se normalizan y se vinculan. Los casos dudosos se listan para su revisión.
- 03
Validar
Usted revisa la referencia, cláusula por cláusula si lo desea, cada valor junto a su fuente. Una vez validada, se convierte en la referencia de todos los controles.
Qué cambia
Qué cambia cuando sus contratos son legibles
El control exhaustivo pasa a ser posible. Mientras el contrato es un PDF, se comprueba por muestreo; una vez que es una referencia estructurada, cada factura puede confrontarse con él. Es lo que permite pasar de unas pocas facturas releídas al mes a del 5 % al 100 % de sus compras controladas, según el perímetro que usted elija.
Los equipos dejan de volver a teclear. El tiempo dedicado a buscar la versión correcta del BPU, a localizar la cláusula de revisión o a copiar una tarifa en una hoja de cálculo vuelve a la negociación: del 15 al 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos.
La cartera pasa a poder consultarse. ¿Qué contratos vencen pronto? ¿Cuáles contienen una cláusula de indexación sobre tal índice? ¿Qué precio negociamos para esta referencia con tres proveedores distintos? Estas preguntas obtienen respuesta en minutos, con la fuente de cada cifra.
Traiga un contrato marco y su BPU: le mostramos qué se extrae.
Lo que no hacemos
Lo que el análisis de contratos no hace
Zylio no redacta sus contratos, no los modifica y no los firma. No toca su ERP ni inyecta nada en él: la referencia vive al lado, y usted la exporta si lo desea. Sus documentos contractuales se alojan en Francia, nunca se comparten entre clientes y nunca se usan para entrenar un modelo. Cada lectura, cada corrección y cada validación quedan registradas.
Cada valor extraído queda vinculado al lugar exacto del documento donde se leyó. Nada se adivina, nada se oculta.
Alojamiento en Francia, ISO 27001 y SOC 2 Type II, pista de auditoría completa.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre el análisis de contratos y un OCR?
Un OCR convierte una imagen en texto. El análisis de contratos va más lejos: reconoce la estructura del documento, identifica las cláusulas que condicionan un precio, extrae las tarifas línea a línea, normaliza las unidades y vincula cada valor a su proveedor, su periodo y su adenda. El resultado es una referencia, no un texto.
¿Qué ocurre si una cláusula es ambigua o está mal escaneada?
No se adivina. El valor se señala con un nivel de confianza bajo y la página afectada, y una persona decide. Esta revisión es más rápida que la captura: usted verifica un valor junto a su fuente en lugar de volver a teclearlo desde cero.
¿Cuántos contratos y líneas puede absorber Zylio?
La plataforma trata más de 10 000 documentos de proveedores por semana, en todos los formatos, idiomas y estructuras, y más de 12 000 líneas de precio por contrato marco. El tamaño de su cartera no es el factor limitante; la calidad de los documentos de origen a veces sí lo es.
¿La referencia extraída puede alimentar nuestro ERP o nuestra herramienta de compras?
Puede exportarse en un formato estructurado, y usted decide qué hacer con ella. Zylio nunca escribe en su ERP por sí mismo: lee sus exportaciones o su API, y usted sigue siendo responsable de cualquier integración de vuelta a sus sistemas.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para profundizar
- Contratos marco: la ejecución de sus acuerdosEl pilar: del contrato firmado a la dirección de su ejecución.
- OCR de contrato y de BPULa lectura de los documentos contractuales, página a página.
- Cumplimiento de sus contratos marcoEn qué se convierte la referencia: el control del respeto de los acuerdos.
- Ver la plataforma en una demoSobre uno de sus contratos, agentes y pruebas en pantalla.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso