OCR
OCR de contrato y lista de precios: de un PDF firmado a una tarifa controlable
El OCR de contrato de proveedor aplica el reconocimiento óptico de caracteres a un acuerdo firmado y va mucho más lejos: el agente Capture extrae la lista de precios unitarios (BPU) partida por partida, sus tramos de descuento, la cláusula de revisión y su índice de referencia. Un PDF firmado se convierte en una tarifa controlable.
El problema
El contrato dice una cosa, la factura dice otra, y el contrato es un PDF
Un contrato marco firmado es un objeto paradójico: es el único documento que dice lo que usted debe pagar y el único que nadie abre. Duerme en un repositorio, en PDF, cuarenta páginas más dos adendas, con la lista de precios en el anexo 3 y la cláusula de revisión en el artículo 9.2. Nadie tiene tiempo de comparar una línea de factura con una tabla de ochenta partidas. Es exactamente lo que cambia con nuestro enfoque de la extracción documental: el documento se convierte en dato, y un dato se controla.
Porque un BPU no es una tarifa. Es un contrato de precios: cada partida se describe con su unidad, su embalaje y a menudo una condición de aplicación: por encima de tal volumen, antes de tal fecha, fuera de una zona geográfica. A ello se suman la rebaja de fin de año (RFA), calculada sobre un acumulado cuya base casi siempre es discutible, y la cláusula de revisión, que indexa los precios a un índice público con una periodicidad dada y a veces con un tope. Leer un BPU no es, por tanto, extraer una tabla: es reconstruir las reglas que deciden el precio de una línea en una fecha dada.
Lo que extraemos de un contrato y de su lista de precios
Los campos siguientes se esperan por defecto, adendas incluidas, tanto en un contrato escaneado como en un PDF nativo de ochenta páginas. Cada valor queda vinculado al artículo y a la página donde se leyó.
- Partes y duración
- El alcance jurídico: qué entidades del grupo se benefician realmente de las condiciones, y en qué fecha debe salir una denuncia para ser admisible.
- Alcance y lista de precios
- El núcleo del BPU. Una partida sin su unidad ni su embalaje no es un precio: es un número, y no se compara con nada.
- Rebaja de fin de año
- La rebaja de fin de año (RFA) se calcula sobre un acumulado cuya base (facturación considerada, familias incluidas, entidades contadas) casi siempre es discutible.
- Revisión de precios
- La cláusula que mueve los precios sin que nadie renegocie. Ahí se alojan los desvíos más duraderos, porque se repiten en cada vencimiento.
- Condiciones comerciales
- Lo que decide el coste real de un pedido pequeño: el porte pagado, el mínimo y los gastos que el contrato autoriza a facturar aparte.
- Compromisos y pago
- Lo que usted puede oponer al proveedor y lo que el proveedor puede oponerle: plazos, niveles de servicio, condiciones de pago.
Cómo se lee una cláusula de revisión
Una cláusula de indexación nombra un índice, una fórmula y un vencimiento. Los más frecuentes son el índice Syntec para las prestaciones intelectuales, el ICHT-IME para la mano de obra de ingeniería y mantenimiento, los índices de materias para el acero, el cobre o los plásticos, y los índices de carburante para el transporte. Cada uno tiene su periodicidad de publicación, su valor base y su modo de redondeo.
Extraemos por tanto el índice nombrado, la fórmula tal como está escrita, el valor base, la periodicidad y el tope cuando existe. Es lo que permite constatar, más tarde, que una revisión se aplicó al índice correcto pero tres meses antes de tiempo: el desvío más extendido y el más difícil de ver a simple vista.
Veinticuatro campos, seis de los cuales deciden por sí solos el precio de una línea en una fecha dada. Un contrato reducido a sus partes, su duración y su importe global no es aprovechable: lo que se controla es la regla de precio, partida por partida.
El control que viene después
Cada línea facturada confrontada con la lista
El precio de la partida en el contrato, en la fecha de la prestación, contra el precio realmente facturado. Una partida ausente de la lista se comunica como tal, nunca se fuerza la conciliación.
Revisión verificada con el índice y el vencimiento correctos
La fórmula se recalcula con el valor publicado del índice nombrado en el contrato, en el vencimiento previsto: ni un trimestre antes, ni con un índice vecino.
Descuento por volumen y RFA controlados
El acumulado se recalcula sobre la base definida en el contrato y se compara con lo que se dedujo o se abonó realmente.
Prestación fuera de alcance señalada
Una prestación facturada pero ausente del alcance contractual es un desvío, incluso cuando su precio parece coherente.
Cada desvío se abre entonces sobre su prueba: el artículo del contrato y la línea de factura, resaltados uno al lado del otro, con el cálculo recalculado. La extracción del contrato, en cambio, se paga según el volumen de páginas. El control de lo negociado se dimensiona con usted, mediante presupuesto.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
La tarifa cubre la extracción. El control de sus condiciones negociadas es el paso siguiente y se dimensiona con usted, porque hay que conectarlo con sus contratos, sus adendas, sus tolerancias y sus circuitos de validación.
Ver los preciosNada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Se extrae por completo un contrato de ochenta páginas?
Sí, anexos incluidos. La lista de precios rara vez está en el cuerpo del contrato: está en un anexo, a veces en una hoja de cálculo adjunta, y a menudo la modifica una adenda. Los tres se vinculan al mismo acuerdo.
¿Cómo se tratan las adendas?
Una adenda se extrae como el contrato y se fecha: sustituye, prolonga o completa partidas concretas. Es la fecha de efecto de cada versión la que decide el precio aplicable a una prestación dada.
¿Cómo verificar una conclusión de Zylio?
Cada desvío se abre sobre su prueba: la cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra, con el cálculo a la vista.
¿Mis datos sirven para entrenar modelos?
No, nunca. No se comparten entre clientes y siguen alojados en Francia.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para seguir leyendo sobre OCR
- OCR de pedido de compraEl compromiso que debería recoger el precio de la lista, partida por partida.
- OCR de factura de proveedorEl documento que la lista permite por fin controlar línea por línea.
- Documentos extensos, hasta la última páginaLas tablas que recorren treinta páginas sin perder una línea.
- División automática de lotesContrato, anexos y adendas en un mismo PDF, separados con limpieza.
- OCR de presupuestoComparar lo que realmente es comparable: cada partida devuelta por separado, en la unidad en que se valoró.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso