OCR
OCR contrat et BPU : transformer un PDF signé en grille de prix contrôlable
L’OCR contrat fournisseur applique la reconnaissance optique de caractères à un accord signé, puis va bien plus loin : l’agent Capture en extrait le bordereau de prix unitaires (BPU) poste par poste, ses paliers de dégressivité, la clause d’indexation et son indice de référence. Un PDF signé devient une grille de prix contrôlable.
Le problème
Le contrat dit une chose, la facture en dit une autre, et le contrat est un PDF
Un contrat cadre signé est un objet paradoxal : c’est la seule pièce qui dise ce que vous devez payer, et c’est la seule que personne n’ouvre. Il dort dans un espace de stockage, en PDF, quarante pages plus deux avenants, la grille de prix en annexe 3 et la clause d’indexation à l’article 9.2. Personne n’a le temps de comparer une ligne de facture à un tableau de quatre-vingts postes. C’est exactement ce que change notre approche de l’extraction documentaire : le document devient une donnée, et une donnée se contrôle.
Car un BPU n’est pas un tarif. C’est un contrat de prix : chaque poste y est décrit avec son unité, son conditionnement et souvent une condition d’application : au-delà de tel volume, avant telle date, hors d’une zone géographique. S’y ajoutent la remise de fin d’année (RFA), calculée sur un cumul dont la base est presque toujours discutable, et la clause de révision, qui indexe les prix sur un indice public à une périodicité donnée, parfois avec un plafond. Lire un BPU, ce n’est donc pas extraire un tableau : c’est reconstituer les règles qui décident du prix d’une ligne à une date donnée.
Ce que nous extrayons d’un contrat et de son BPU
Les champs ci-dessous sont attendus par défaut, avenants compris, sur un contrat scanné comme sur un PDF natif de quatre-vingts pages. Chaque valeur reste reliée à l’article et à la page où elle a été lue.
- Parties et durée
- Le périmètre juridique : quelles entités du groupe bénéficient réellement des conditions, et à quelle date une dénonciation doit partir pour être recevable.
- Périmètre et grille de prix
- Le cœur du BPU. Un poste sans son unité ni son conditionnement n’est pas un prix : c’est un nombre, et il ne se compare à rien.
- Remise de fin d’année
- La remise de fin d’année (RFA) se calcule sur un cumul dont la base (chiffre d’affaires retenu, familles incluses, entités comptées) est presque toujours discutable.
- Révision des prix
- La clause qui fait bouger les prix sans que personne ne renégocie. C’est là que se logent les écarts les plus durables, parce qu’ils se répètent à chaque échéance.
- Conditions commerciales
- Ce qui décide du coût réel d’une petite commande : le franco, le minimum, et les frais que le contrat autorise à facturer en plus.
- Engagements et règlement
- Ce que vous pouvez opposer au fournisseur, et ce qu’il peut vous opposer : délais, niveaux de service, conditions de paiement.
Comment se lit une clause de révision
Une clause d’indexation nomme un indice, une formule et une échéance. Les plus fréquents sont l’indice Syntec pour les prestations intellectuelles, l’ICHT-IME pour la main-d’œuvre de l’ingénierie et de la maintenance, les indices matières pour l’acier, le cuivre ou les plastiques, et les indices carburant pour le transport. Chacun a sa périodicité de publication, sa valeur de base et son mode d’arrondi.
Nous extrayons donc l’indice nommé, la formule telle qu’elle est écrite, la valeur de base, la périodicité et le plafond lorsqu’il existe. C’est ce qui permet de constater, plus tard, qu’une révision a bien été appliquée sur le bon indice mais trois mois trop tôt : l’écart le plus répandu, et le plus difficile à voir à l’œil nu.
Vingt-quatre champs, dont six décident à eux seuls du prix d’une ligne à une date donnée. Un contrat résumé à ses parties, sa durée et son montant global n’est pas exploitable : ce qui se contrôle, c’est la règle de prix, poste par poste.
Le contrôle qui suit
Chaque ligne facturée confrontée à la grille
Le prix du poste au contrat, à la date de la prestation, contre le prix effectivement facturé. Un poste absent de la grille remonte comme tel, sans être rapproché de force.
Révision vérifiée sur le bon indice et à la bonne échéance
La formule est rejouée avec la valeur publiée de l’indice nommé au contrat, à l’échéance prévue : ni un trimestre plus tôt, ni sur un indice voisin.
Remise de volume et RFA contrôlées
Le cumul est recalculé sur la base définie au contrat, puis comparé à ce qui a été effectivement déduit ou avoiré.
Prestation hors périmètre signalée
Une prestation facturée mais absente du périmètre contractuel est un écart, même lorsque son prix paraît cohérent.
Chaque écart s’ouvre alors sur sa preuve : l’article du contrat et la ligne de facture, surlignés côte à côte, avec le calcul rejoué. L’extraction du contrat, elle, se règle au volume de pages. Le contrôle du négocié se dimensionne avec vous, sur devis.
Capture
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Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Le forfait couvre l’extraction. Le contrôle de vos conditions négociées est l’étape suivante et se dimensionne avec vous, parce qu’il faut y raccorder vos contrats, vos avenants, vos tolérances et vos circuits de validation.
Voir les tarifsRien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Un contrat de quatre-vingts pages est-il extrait en entier ?
Oui, annexes comprises. La grille de prix se trouve rarement dans le corps du contrat : elle est en annexe, parfois dans un tableur joint, souvent modifiée par un avenant. Les trois sont rattachés au même accord.
Comment les avenants sont-ils traités ?
Un avenant est extrait comme le contrat, puis daté : il remplace, prolonge ou complète des postes précis. C’est la date d’effet de chaque version qui décide du prix applicable à une prestation donnée.
Comment vérifier une conclusion de Zylio ?
Chaque écart s’ouvre sur sa preuve : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, avec le calcul affiché.
Mes données servent-elles à entraîner des modèles ?
Non, jamais. Elles ne sont pas partagées entre clients et restent hébergées en France.
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À lire ensuite sur l’OCR
- OCR bon de commandeL’engagement qui devrait reprendre le prix de la grille, poste par poste.
- OCR facture fournisseurLa pièce que la grille permet enfin de contrôler ligne à ligne.
- Documents volumineux, jusqu’à la dernière pageLes tableaux qui courent sur trente pages sans perdre une ligne.
- Découpage automatique des liassesContrat, annexes et avenants reçus dans un même PDF, séparés proprement.
- OCR devisComparer ce qui est réellement comparable : chaque poste rendu séparément, dans l’unité où il a été chiffré.
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