OCR
Annexes et liasses : quatre factures agrafées, quatre traitements
Le découpage automatique de liasses sépare un PDF qui contient quatre factures en quatre documents distincts. L’OCR (reconnaissance optique de caractères) lit les pages ; l’agent Capture décide où commence et où finit chaque facture, puis rattache annexes, relevés d’heures et bons de livraison au bon document.
Le problème
Un fichier n’est pas un document
La numérisation produit des fichiers, pas des documents. Une pile scannée d’un seul geste devient un PDF de quatre-vingts pages qui contient vingt factures, leurs annexes et deux bons de livraison égarés. Traité comme un document unique, l’ensemble donne une facture au montant faux et dix-neuf factures perdues. Pour situer cette étape, voyez ce que couvre l’OCR avant le contrôle.
L’inverse existe aussi : une facture éclatée en trois fichiers parce que le scanner s’est arrêté, ou une annexe envoyée séparément le lendemain. La bonne unité de traitement n’est ni le fichier ni la page : c’est le document. Et personne ne le déclare.
Le sujet est souvent traité comme une question de rangement. Il décide en réalité de ce qui est vérifiable. Une facture de prestation sans son relevé d’heures ne se contrôle pas : le montant est plausible et rien ne permet de dire s’il correspond au travail validé. Une facture de matériaux sans son bon de livraison ne se rapproche pas, et une situation de travaux sans son attachement ne se justifie pas. Dans tous ces cas, la pièce existe, elle a été envoyée, et elle n’est simplement pas rattachée.
Les organisations compensent à la main. Quelqu’un ouvre le PDF, coupe, renomme, redépose. C’est un travail invisible : il ne figure sur aucun tableau de bord et il conditionne tout ce qui suit.
Comment une liasse est découpée
Le découpage ne repose pas sur une page de séparation posée par l’utilisateur. Il se déduit du contenu.
- Frontières de document
- Changement de numéro de facture, de date, d’entête fournisseur, réapparition d’un bloc d’adresse : autant de signaux qui marquent le début d’un nouveau document.
- Types de pièces reconnus
- Facture, avoir, annexe tarifaire, relevé d’heures, bon de livraison, procès-verbal de réception, feuille de pesée : chaque pièce reçoit son type.
- Rattachement à la bonne facture
- Une annexe se rattache par son numéro de facture, sa période, son chantier ou sa commande, jamais par sa seule position dans le fichier.
- Pièces éclatées sur plusieurs fichiers
- Deux dépôts distincts qui portent le même numéro et la même période sont réunis en un seul document, avec la trace des deux fichiers.
- Pages non facturables
- Pages blanches, feuilles de garde, accusés d’envoi et copies en double sont écartées sans être supprimées : elles restent consultables.
- Traçabilité du découpage
- Chaque document produit garde son fichier d’origine et l’intervalle de pages dont il provient. Un découpage se vérifie, et se corrige.
Le découpage produit deux informations que l’on oublie souvent de demander. La première est la liste des pièces attendues et manquantes : une facture de travaux qui annonce un attachement absent du dépôt est signalée comme incomplète avant validation. La seconde est le sens du rattachement : une annexe peut concerner plusieurs factures d’une même période, et le lien est alors multiple plutôt qu’arbitraire. Aucune pièce n’est rattachée par défaut à la première facture rencontrée.
Le résultat est une liste de documents typés, chacun complet, chacun rattaché à ses pièces jointes. C’est cette liste qui alimente le contrôle, pas le fichier déposé.
Ce que ça change
La pièce jointe cesse d’être un problème d’archivage pour devenir une preuve utilisable.
- Un relevé d’heures rattaché à sa facture rend la prestation vérifiable : les heures facturées se comparent aux heures validées.
- Un bon de livraison joint permet le rapprochement des quantités sans aller le chercher dans un autre système.
- Une annexe tarifaire jointe au contrat devient une grille de prix opposable, à la date où elle s’applique.
- Le dépôt en masse redevient possible : une pile scannée en une fois n’oblige plus personne à découper à la main.
Le gain se voit d’abord sur les dossiers litigieux. Une réclamation qui s’appuie sur un relevé d’heures et un bon de livraison rattachés se défend en une pièce jointe, pas en une reconstitution. Et comme le découpage est déterministe, il se rejoue à l’identique : le même dépôt produit le même résultat, aujourd’hui comme dans six mois. Votre ERP (progiciel de gestion intégré) reste la source de vérité.
Capture
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Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Le forfait couvre l’extraction, découpage des liasses compris ; le décompte porte sur les pages traitées. Le contrôle de vos conditions négociées est l’étape suivante et se dimensionne avec vous : le détail des volumes mensuels le précise palier par palier.
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Faut-il insérer une page de séparation entre les factures ?
Non. Les frontières sont déduites du contenu : numéro, date, entête, bloc d’adresse. Une page de séparation, quand elle existe, est reconnue comme telle et écartée du document.
Comment une annexe est-elle rattachée à la bonne facture ?
Par ce qu’elle porte : numéro de facture, période, chantier, numéro de commande. À défaut de correspondance certaine, la pièce remonte comme non rattachée, avec son motif.
Que devient une pièce qui ne se rattache à aucune facture ?
Elle reste dans le flux, typée et consultable, avec la mention « non rattachée » et son motif. Rien n’est supprimé ni classé de force : une annexe orpheline est le plus souvent une facture qui n’est pas encore arrivée, et le rattachement se fait dès qu’elle l’est.
Quels documents Zylio traite-t-il ?
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Poursuivre sur l’OCR
- OCR bon de livraisonLes quantités reçues, réellement comparées à la commande.
- Documents volumineuxTrente pages de tableau, sans ligne perdue à la fin.
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- OCR facture fournisseurChaque ligne extraite, chaque prix vérifié : l’extraction est la première étape, pas le résultat.
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