Factures sans bon de commande : retrouver l’engagement, le budget et le valideur

Trois questions à instruire avant de payer

Qui a commandé

L’agent rapproche la facture des traces existantes : demande d’achat, échange de mails, contrat en cours, historique du même fournisseur sur la même entité. Le demandeur probable est proposé avec ce qui l’a désigné.

Sur quel budget

L’imputation comptable et analytique est déduite de la nature de la prestation et des imputations retenues les fois précédentes, y compris quand l’axe analytique n’existe dans vos données qu’en texte libre.

Avec quelle validation

Le circuit d’approbation est déterminé par vos seuils et vos délégations de pouvoir, pas par une habitude locale. L’agent nomme le valideur attendu au montant constaté.

Rien de tout cela n’est une décision : c’est un dossier. Le comptable reçoit une proposition d’imputation, un demandeur identifié et un valideur désigné, chacun relié à ce qui le justifie. Il instruit, vous tranchez.

Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.

• La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
• Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
• Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
• Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
• L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.