Compliance : contrôler 100 % de vos achats
Vos mercuriales fournisseurs, appliquées à chaque facture
Une mercuriale est une grille de prix négociés par référence et par période. Elle ne produit d’effet que si chaque facture lui est confrontée. L’agent Compliance rapproche le prix facturé du prix de la grille en vigueur à la date de la ligne. Vous tranchez : Zylio n’engage rien sans votre validation.
Le problème
« Le contrat dit une chose. La facture en dit une autre. Personne n’a le temps de vérifier laquelle. »
Vous ne contrôlez pas 5 % de vos achats par négligence. Vous les contrôlez à 5 % parce que personne n’a le temps de faire les 95 % restants.
Une mercuriale se négocie une fois par an et s’applique tous les jours, sur des milliers de lignes. Entre les deux, personne ne relit la grille : votre ERP (le progiciel de gestion intégré qui porte vos commandes et vos factures) vérifie le circuit d’approbation, pas le prix unitaire au regard de la période.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Là où une mercuriale décroche de la facture
- La période a changé, le prix non
- La grille en vigueur au moment de la facture n’est pas celle qui a servi. Un tarif périmé continue d’être appliqué, ou un nouveau tarif est appliqué avant sa date d’effet.
- La référence n’est pas dans la grille
- Un article hors catalogue est facturé au prix du fournisseur, sans qu’aucun prix négocié ne lui soit opposable.
- Le palier de remise n’est pas déclenché
- Le volume convenu est atteint, la dégressivité correspondante n’apparaît pas sur la facture.
- La révision ne suit pas la clause
- La hausse tombe hors échéance, ou s’appuie sur un autre indice que celui qui a été signé.
- L’écart est trop petit pour être vu
- Un écart d’un centime, répété sur des milliers de lignes, ne déclenche aucune alerte comptable.
- La grille existe en plusieurs versions
- Fichier envoyé par mail, annexe au contrat, avenant signé plus tard : plus personne ne sait laquelle fait foi.
De la grille dormante au contrôle quotidien
Rien ne vous est demandé en amont : ni fichier normalisé, ni nomenclature préalable. La grille est prise telle qu’elle existe, avec sa période de validité.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
01
Vos grilles deviennent un référentiel daté
Mercuriales, BPU (le bordereau de prix unitaires), barèmes et avenants sont lus dans leur format d’origine, y compris en tableur ou en PDF scanné, puis rattachés à leur période de validité.
02
Chaque ligne facturée interroge la bonne version
Le prix facturé est comparé au prix de la grille en vigueur à la date de la ligne, référence par référence, unité par unité.
03
L’écart remonte avec sa preuve
La ligne de la grille et la ligne de facture sont affichées côte à côte, avec le calcul. Le motif est nommé : hors période, hors catalogue, remise absente, révision non conforme.
Compliance
Chaque facture confrontée à vos accords.
Confronte chaque ligne facturée au négocié : contrat cadre, BPU, mercuriale, grille tarifaire, avenant, conditions de remise, seuils de volume, clauses d’indexation.
Un motif de réclamation instruit et opposable au fournisseur, pas une intuition.
Ce que Compliance détecte
- Prix facturé supérieur au prix négocié
- Révision hors échéance ou sur le mauvais indice
- Remise de volume ou palier de dégressivité non appliqué
- Prestation hors contrat, article hors catalogue
- Condition de paiement non respectée
- Écart d’un centime répété sur des milliers de lignes
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une mercuriale fournisseur ?
Une grille de prix négociés par référence et par période. Elle fixe, pour une durée donnée, le prix unitaire convenu de chaque article ou prestation. Elle est révisée à échéance, ce qui en fait un document daté : la version qui fait foi dépend de la date de la ligne facturée.
Quelle différence entre une mercuriale et un BPU ?
Un BPU, bordereau de prix unitaires, liste les prix convenus poste par poste, généralement adossé à un marché ou à un contrat cadre. Une mercuriale est une grille tarifaire à validité datée, révisée par période. Zylio confronte les factures à l’une comme à l’autre.
Mes mercuriales sont dans des tableurs et des mails. Est-ce exploitable ?
Oui. Les grilles sont lues là où elles se trouvent (tableur, PDF natif, scan, annexe de contrat) et la version applicable est déterminée par sa période. La structuration fait partie du travail de l’agent.
Quels documents Zylio traite-t-il ?
Factures, contrats et avenants, grilles tarifaires et BPU, devis, bons de commande, bons de livraison, avoirs, relevés, en PDF natif, scan, photo ou format structuré, dans plusieurs langues et devises.
Comment vérifier une conclusion de Zylio ?
Chaque écart s’ouvre sur sa preuve : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, avec le calcul affiché.
Combien de temps pour un premier résultat ?
Le diagnostic produit un chiffre en trois semaines, sur vos données réelles et un périmètre cadré.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
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Aller plus loin sur vos prix négociés
- Conformité des prix négociésChaque ligne facturée confrontée à vos accords.
- Contrôlez les prix facturésLe prix facturé confronté au prix négocié, ligne par ligne, avec l’écart chiffré et la preuve prête à transmettre.
- Conformité de vos contrats cadreConfronter volumes, révisions, pénalités et conditions d’exécution au contrat signé, et prouver chaque écart.
- Conformité des BPUConfronter chaque ligne facturée au bordereau de prix unitaires en vigueur, coefficients et révisions compris, et prouver l’écart.
- Contrats cadreLire vos contrats cadres, confronter chaque facture au texte signé et piloter l’exécution des accords, preuve à l’appui.
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