Conformité contractuelle
Conformité de vos contrats cadre : vérifiez que chaque clause de l’accord est respectée, pas seulement le prix
La conformité de vos contrats cadre, c’est le respect de tout ce qui a été signé : prix et remises, mais aussi volumes engagés, calendrier des révisions, pénalités et bonifications, délais et préavis. L’agent Compliance confronte ce qui a été réellement commandé, livré et facturé à chaque clause, et vous présente les écarts avec leur preuve. Vous décidez.
Le problème
Un contrat cadre contient bien plus qu’une grille de prix
Le prix est la clause que tout le monde surveille. Les autres s’oublient, et c’est là que l’accord se défait.
Des clauses nombreuses et dispersées
Engagements de volume, seuils de remise, formules de révision, pénalités de retard, niveaux de service : une vingtaine de règles, réparties entre le corps du contrat, les annexes et les avenants.
Des volumes que personne ne cumule
Le fournisseur s’est engagé sur un prix pour un volume annuel ; vous vous êtes engagé sur un minimum. Qui vérifie, en cours d’année, où l’on en est par rapport aux deux ?
Des révisions hors calendrier
Une hausse appliquée trois mois avant la date prévue, ou sur un indice qui n’est pas celui du contrat, passe dans la facture comme n’importe quel autre montant.
Des pénalités jamais réclamées
Le contrat prévoit des pénalités de retard ou de non-qualité. Elles supposent qu’on rapproche la date de livraison promise et la date réelle. Sans ce rapprochement, elles restent lettre morte.
Des contrôles partiels
Relire un contrat de quarante pages avant chaque facture n’est pas possible. On vérifie le prix des grosses lignes, on laisse le reste, et on découvre l’écart à la renégociation, quand il est trop tard.
Un risque de contentieux
Un manquement constaté tard, sans preuve précise, se discute mal. Avec la clause et la ligne côte à côte, il se règle ; sans, il se plaide.
Ce qui est contrôlé
Les six familles de clauses que l’agent Compliance vérifie
Prix et remises
Prix unitaire, remise, palier, coefficient : le contrôle ligne à ligne des factures contre les prix négociés, décrit sur sa page dédiée, est le premier niveau.
Volumes et engagements
Cumul des commandes et des factures face aux engagements de volume, aux minimums et aux seuils de remise, fournisseur par fournisseur et période par période.
Révisions et indexations
Date d’effet, indice de référence, formule et plafond : chaque hausse facturée est recalculée selon le contrat et comparée à ce qui a été appliqué.
Pénalités et bonifications
Retards de livraison, non-qualité, niveaux de service non atteints : les événements qui ouvrent droit à une pénalité sont repérés et chiffrés selon la clause.
Conditions d’exécution
Franco de port, frais annexes autorisés, majorations pour urgence, prestations incluses : ce qui justifie ou interdit une ligne supplémentaire sur la facture.
Échéances et préavis
Fin de validité, reconduction tacite, délai de préavis, fin de période de prix ferme : ce qui doit être décidé avant une date, et non subi après.
Le pilier du contrôle ligne à ligne des factures contre les prix négociés.
Le mécanisme
Ce qui est confronté à quoi, et quelle preuve vous voyez
Le point de départ est le contrat lu et structuré : chaque clause devient une règle avec ses paramètres, reliée à l’endroit exact du document d’où elle vient. Les règles sont relues avec vous avant le premier contrôle. Ensuite, l’agent Compliance reçoit le réalisé : commandes, réceptions et factures, lus depuis les exports ou l’API de votre ERP, sans rien y modifier.
Pour chaque règle, il confronte le réalisé au contractuel. La facture du mois est comparée à la grille en vigueur à sa date ; le cumul des commandes de l’année à l’engagement de volume ; la date de livraison inscrite sur le bon de réception à la date promise ; la hausse appliquée en avril à la formule de révision et à sa date d’effet. Chaque écart est chiffré selon le mode de calcul du contrat, puis classé par criticité et par montant.
La preuve accompagne l’écart : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, avec le calcul. Aucun écart n’est écarté en silence ; ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif. Vous validez, contestez ou classez, et votre décision est consignée avec le cas. Zylio n’émet aucune réclamation et ne contacte aucun fournisseur.
Le déroulé
De l’accord signé à la décision, en trois temps
- 01
Paramétrer
Les règles sont déduites du texte du contrat, pas saisies à la main. Vous les relisez, ajustez les tolérances et désignez qui décide de quoi.
- 02
Surveiller
Chaque commande, réception et facture est confrontée aux règles en vigueur à sa date. Les écarts remontent, chiffrés et classés, avec leur preuve.
- 03
Décider et tracer
Vous traitez les écarts dans un circuit de validation : régularisation demandée, pénalité appliquée, écart classé. Chaque décision reste consultable, avec son auteur et sa date.
Le circuit de gestion des exceptions : qui décide, dans quel ordre, avec quelle trace.
Ce que ça change
Ce que ça change pour vos accords
Le contrat cesse d’être un document d’archive pour devenir une référence vivante. Chaque clause est vérifiée à chaque facture, pas seulement le prix, et pour de 5 % à 100 % de vos achats, selon le périmètre que vous choisissez. Les manquements sont vus quand ils se produisent, pas à la renégociation.
Les écarts deviennent opposables. Sur les périmètres analysés, c’est entre 1 et 7 % de marge récupérée sur le périmètre analysé, avec pour chaque euro la clause et la ligne qui le justifient. Une pénalité due se réclame avec la date promise et la date réelle en regard ; une révision anticipée se conteste avec la formule et son calendrier.
Les équipes reprennent la main sur le portefeuille. Le temps de relecture revient au pilotage des fournisseurs : de 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP, selon le périmètre et la maturité des données. Et à l’approche d’une échéance, la décision se prend avec le bilan du contrat sous les yeux.
Taux de couverture, écarts de prix et de volume, pénalités non réclamées : sur vos données.
Ce que nous ne faisons pas
Ce que le contrôle de conformité ne décide pas
Zylio ne bloque aucun paiement de lui-même, n’applique aucune pénalité et n’envoie rien au fournisseur : il vous présente l’écart, sa preuve et son montant, et vous décidez. Il ne touche pas à votre ERP, dont il lit seulement les exports ou l’API. Vos contrats et vos factures sont hébergés en France, jamais partagés entre clients, jamais utilisés pour entraîner un modèle. Chaque contrôle et chaque décision sont consignés.
Zylio instruit, l’humain tranche. Un écart détecté est un fait prouvé, jamais une action engagée.
Hébergement en France, ISO 27001 et SOC 2 Type II, piste d’audit complète.
Compliance
Chaque facture confrontée à vos accords.
Confronte chaque ligne facturée au négocié : contrat cadre, BPU, mercuriale, grille tarifaire, avenant, conditions de remise, seuils de volume, clauses d’indexation.
Un motif de réclamation instruit et opposable au fournisseur, pas une intuition.
Ce que Compliance détecte
- Prix facturé supérieur au prix négocié
- Révision hors échéance ou sur le mauvais indice
- Remise de volume ou palier de dégressivité non appliqué
- Prestation hors contrat, article hors catalogue
- Condition de paiement non respectée
- Écart d’un centime répété sur des milliers de lignes
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Quelle différence avec la conformité aux prix négociés ?
La conformité aux prix négociés vérifie que chaque ligne facturée respecte le prix, la remise et le palier du contrat. La conformité des contrats cadres couvre le reste de l’accord : volumes engagés, calendrier des révisions, pénalités, conditions d’exécution, échéances. La première est le premier niveau de la seconde.
Comment les règles de contrôle sont-elles définies ?
Elles sont déduites du texte du contrat par l’agent Capture, chacune reliée à la clause d’origine, puis relues avec vous avant le premier contrôle. Vous ajustez les tolérances et désignez les décideurs. Une règle mal comprise se corrige à la source, pas dans un paramètre caché.
Zylio applique-t-il les pénalités prévues au contrat ?
Non. Il repère l’événement qui y ouvre droit, le chiffre selon la clause et vous le présente avec la preuve : date promise, date réelle, montant. Réclamer ou non la pénalité reste votre décision, et elle est consignée dans les deux cas.
Que se passe-t-il quand un avenant change les conditions en cours d’année ?
L’avenant est rattaché au contrat avec sa date d’effet. Chaque facture est confrontée aux conditions en vigueur à sa propre date, pas aux dernières signées. Une facture de février est jugée selon le contrat de février, même si un avenant est arrivé en mars.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
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De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Les autres situations traitées par l’agent Compliance
- Conformité des prix négociésChaque ligne facturée confrontée au contrat cadre, à la grille tarifaire et aux conditions de remise ; l’écart chiffré et relié à sa clause.
- Conformité des BPUConfronter chaque ligne facturée au bordereau de prix unitaires en vigueur, coefficients et révisions compris, et prouver l’écart.
- Contrôlez les prix facturésLe prix facturé confronté au prix négocié, ligne par ligne, avec l’écart chiffré et la preuve prête à transmettre.
- Contrats cadreLire vos contrats cadres, confronter chaque facture au texte signé et piloter l’exécution des accords, preuve à l’appui.
- Mercuriales fournisseursLa grille de prix négociés par référence et par période, confrontée à chaque facture à la date de la ligne.
- Le diagnostic de 3 semainesCe que nous mesurons sur vos contrats, et comment il se facture.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
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- Aucun changement d’outil ni de process