Contrats cadre
Contrats cadre : maîtrisez l’exécution de vos accords commerciaux, ligne par ligne
Un contrat cadre fixe des prix, des remises, des volumes et des règles de révision. Zylio lit ces accords, les confronte à chaque commande et à chaque facture, et vous montre où l’exécution s’écarte du texte signé : prix hors grille, palier ignoré, révision hors échéance. Vous décidez ; rien ne part sans votre validation.
Le problème
Pourquoi un contrat cadre bien négocié est si souvent mal exécuté
La négociation dure des mois. L’exécution dure des années, et personne n’a le temps de la relire facture par facture.
Des grilles tarifaires denses
Un contrat cadre peut porter des milliers de références, chacune avec son prix, son unité, sa remise et sa règle de révision. Personne ne les connaît par cœur, et l’acheteur qui les a négociées a parfois changé de poste.
Un suivi manuel, donc partiel
Le contrôle se fait par sondage : quelques factures par mois, souvent les plus grosses. Le reste est payé sur la foi du contrat, sans que quiconque ait vérifié que le prix facturé est bien celui de la grille.
Des volumes et des seuils invisibles
Les remises de volume, les paliers de dégressivité et les engagements minimaux dépendent d’un cumul que l’ERP ne calcule pas par rapport au contrat. Le seuil est franchi, la remise n’est jamais appliquée.
Des conditions qui dérivent
Une révision calculée sur le mauvais indice, un coefficient de majoration appliqué en dehors des cas prévus, un franco oublié : chaque écart est petit, leur somme ne l’est pas.
Un contrat qui n’est pas dans l’ERP
L’ERP connaît la commande et la facture. Il ne connaît ni la clause de prix, ni l’avenant, ni le bordereau de prix unitaires. Ces documents sont des PDF, et un PDF ne se contrôle pas tout seul.
Aucune visibilité sur la performance
Quelle part de la dépense passe réellement par le contrat ? Quel fournisseur respecte ses conditions ? Sans lecture ligne à ligne, ces questions restent sans réponse au moment de renégocier.
Le mécanisme
Ce que Zylio lit, et à quoi il le confronte
Tout commence par le document. L’agent Capture lit le contrat cadre, ses avenants et ses bordereaux de prix unitaires (BPU), quel que soit le format : PDF natif, scan, tableur. Il en extrait chaque ligne tarifaire avec son unité, sa remise, son coefficient et sa clause de révision, et garde le lien vers l’endroit exact du document où la valeur a été lue. Un contrat fournisseur peut compter 12 000 lignes tarifaires et plus, règles de prix incluses : elles sont toutes prises.
Ensuite, l’agent Compliance confronte chaque commande et chaque facture à ce référentiel. Pour une ligne facturée, il retrouve la référence dans la grille, applique la remise et la révision prévues à la date de la prestation, puis compare le prix attendu au prix facturé. Il vérifie de la même façon les quantités cumulées face aux paliers, et les échéances de révision face à ce qui a été réellement appliqué.
Chaque écart est présenté avec sa preuve : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, le calcul du prix attendu et le montant de la différence. Aucun écart n’est écarté en silence ; ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif. Vous validez, contestez ou classez. Zylio n’émet aucune réclamation et ne contacte aucun fournisseur.
Capture
L’agent Capture lit le contrat cadre, ses avenants et ses bordereaux de prix unitaires (BPU), quel que soit le format : PDF natif, scan, tableur.
Découvrir
Le déroulé
Du contrat signé au pilotage, en trois temps
- 01
Structurer
Vous déposez vos contrats cadres, avenants et BPU. Ils sont lus, structurés et rattachés au fournisseur, à la famille d’achats et à la période de validité. Les règles de contrôle sont déduites du texte, puis relues avec vous.
- 02
Surveiller
Chaque nouvelle facture et chaque commande sont confrontées à l’accord en vigueur à leur date. Les écarts de prix, de remise, de volume et de révision remontent avec leur preuve, classés par montant et par fournisseur.
- 03
Piloter
Vous suivez, contrat par contrat, la part de dépense couverte, le taux de respect des conditions et les écarts en attente de décision. À la renégociation, vous arrivez avec des faits, pas des impressions.
La lecture et la structuration des documents contractuels, en détail.
Ce que ça change
Ce que ça change pour une direction achats
Le contrôle cesse d’être un sondage. De 5 % à 100 % de vos achats sont contrôlés, selon le périmètre que vous choisissez, sans renforcer l’équipe. Le temps passé à relire des factures revient à la négociation et au pilotage fournisseurs : de 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP, selon le périmètre et la maturité des données.
Les écarts sont chiffrés et opposables. Sur les périmètres analysés, c’est entre 1 et 7 % de marge récupérée sur le périmètre analysé, avec pour chaque euro la clause et la ligne qui le justifient. La discussion avec le fournisseur change de nature : elle porte sur un document signé, pas sur une impression.
Le portefeuille de contrats devient lisible. Vous savez quels accords sont réellement utilisés, lesquels sont contournés par des achats hors cadre, et lesquels méritent d’être renégociés en priorité. Ce sont les questions qu’un diagnostic de 3 semaines, sur vos données, permet de trancher avant tout engagement.
Taux de couverture des contrats cadres, écarts de prix, avoirs non imputés : sur vos documents.
Pour aller plus loin
Prix négociés, mercuriales, conformité : les pages qui approfondissent
L’exécution d’un contrat cadre touche à plusieurs sujets que nous traitons chacun sur sa page.
La conformité aux prix négociés
Le pilier du contrôle des factures contre les prix négociés : ce qui est confronté, comment l’écart est prouvé, comment il se traite. C’est là que se joue la chasse au trop-payé.
Les mercuriales et les BPU
Les listes de prix de référence mises à jour périodiquement et les bordereaux de prix unitaires ont leurs propres règles de contrôle : indexation, révision, coefficients.
Le respect global de l’accord
Au-delà du prix : volumes engagés, pénalités, bonifications, échéances. Le contrôle de la conformité de vos contrats cadres couvre l’accord dans son ensemble.
Le pilier du contrôle des factures contre les conditions négociées.
Ce que nous ne faisons pas
Ce que Zylio ne fait pas avec vos contrats
Zylio ne touche pas à votre ERP : il lit ses exports ou son API, il n’y écrit rien. Il n’engage aucune action sans votre validation, ne bloque aucun paiement de lui-même et ne contacte aucun fournisseur. Vos contrats sont hébergés en France, ne sont jamais partagés entre clients et ne servent jamais à entraîner un modèle. Chaque contrôle est consigné : qui, quoi, combien, quand.
Zylio instruit, l’humain tranche. Il montre ce qui a été payé en dehors de l’accord et fournit les preuves pour décider comment agir.
Hébergement en France, ISO 27001 et SOC 2 Type II, piste d’audit complète.
Compliance
Chaque facture confrontée à vos accords.
Confronte chaque ligne facturée au négocié : contrat cadre, BPU, mercuriale, grille tarifaire, avenant, conditions de remise, seuils de volume, clauses d’indexation.
Un motif de réclamation instruit et opposable au fournisseur, pas une intuition.
Ce que Compliance détecte
- Prix facturé supérieur au prix négocié
- Révision hors échéance ou sur le mauvais indice
- Remise de volume ou palier de dégressivité non appliqué
- Prestation hors contrat, article hors catalogue
- Condition de paiement non respectée
- Écart d’un centime répété sur des milliers de lignes
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Quels formats de contrats cadres Zylio sait-il lire ?
Les PDF natifs et scannés, les tableurs, les BPU en annexe et les avenants qui modifient une grille en cours de route. Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit du document où elle a été lue, ce qui permet de vérifier la lecture avant de s’en servir pour contrôler.
Faut-il connecter Zylio à notre ERP pour contrôler l’exécution des contrats ?
Non. Zylio lit les exports ou l’API de votre ERP, qu’il s’agisse de SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid ou Workday, et n’y modifie rien. Les commandes et les factures sont confrontées au contrat en dehors de l’ERP ; vos process de validation restent les vôtres.
Que se passe-t-il quand un écart est détecté ?
Il vous est présenté avec sa preuve : clause, ligne de facture, calcul du prix attendu, montant de l’écart. Vous décidez de le contester, de le régulariser ou de le classer. Zylio n’émet aucune réclamation et ne contacte jamais le fournisseur à votre place.
Par où commencer si nous avons des dizaines de contrats cadres ?
Par un diagnostic de 3 semaines, sur vos données : quelques contrats et les factures qui s’y rattachent. Vous saurez, ligne par ligne, ce qui a été payé en dehors de l’accord et si le périmètre justifie d’aller plus loin. Souvent, un ou deux fournisseurs concentrent l’essentiel des écarts.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Les autres situations traitées par l’agent Compliance
- Conformité des prix négociésChaque ligne facturée confrontée au contrat cadre, à la grille tarifaire et aux conditions de remise ; l’écart chiffré et relié à sa clause.
- Conformité de vos contrats cadreConfronter volumes, révisions, pénalités et conditions d’exécution au contrat signé, et prouver chaque écart.
- Conformité des BPUConfronter chaque ligne facturée au bordereau de prix unitaires en vigueur, coefficients et révisions compris, et prouver l’écart.
- Contrôlez les prix facturésLe prix facturé confronté au prix négocié, ligne par ligne, avec l’écart chiffré et la preuve prête à transmettre.
- Mercuriales fournisseursLa grille de prix négociés par référence et par période, confrontée à chaque facture à la date de la ligne.
- Le diagnostic de 3 semainesCe que nous mesurons sur vos contrats, et comment il se facture.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process