Analyse des contrats : digitalisez vos contrats cadres et vos BPU pour pouvoir enfin les contrôler

Le problème

Un contrat qu’on ne peut pas lire à la machine ne se contrôle pas

Le contrat cadre est le document qui fait foi : c’est lui qui dit quel prix est dû, quelle remise s’applique, à quelle date la révision intervient. Pourtant il vit en dehors du système d’information. L’ERP connaît la commande et la facture ; le contrat, lui, est un PDF dans un dossier partagé, parfois un scan, parfois un tableur envoyé par le fournisseur. Sans lecture structurée, aucun contrôle systématique n’est possible.

Les formats aggravent le problème. Un même portefeuille mélange des contrats rédigés par vos juristes, des conditions générales fournisseur, des BPU en annexe de plusieurs centaines de lignes, des avenants qui modifient trois références sur mille. Chaque document a sa structure, ses unités, ses libellés. Les comparer entre eux, ou à une facture, demande de tout ressaisir.

Résultat : le contrôle se fait par sondage, à la main, sur les factures les plus visibles. Les écarts sur les petites lignes, les révisions mal calculées et les conditions particulières oubliées passent. Et lorsqu’un écart est repéré, il faut retrouver la clause dans le document pour le prouver, ce qui prend plus de temps que l’écart ne vaut.

Le mécanisme

De la page scannée à la référence contrôlable

L’agent Capture reçoit le document par dépôt, mail dédié, SFTP ou export, et le lit quel que soit son format : PDF natif, scan, photo, tableur. Il reconnaît la structure du contrat, distingue le corps des annexes, retrouve les tableaux de prix même sur plusieurs pages, et en extrait chaque ligne. Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue, avec un score de confiance.

Les valeurs sont ensuite normalisées et rattachées : au fournisseur, à la famille d’achats, à la période de validité, à l’avenant qui les modifie. Une unité « le mètre linéaire » et une unité « ml » deviennent la même chose ; une référence écrite de deux façons est reconnue comme une seule. C’est ce travail qui rend le contrat comparable à une commande ou à une facture.

Ce qui n’a pas pu être lu avec certitude n’est pas deviné : il est signalé, avec la page concernée, pour qu’une personne tranche. Le référentiel final est visible, sourcé et exportable. Il est prêt à être utilisé par l’agent Compliance pour confronter chaque devis, commande et facture au texte signé, mais cette confrontation est décrite sur la page dédiée.

Ce que ça change

Ce que ça change quand vos contrats sont lisibles

Le contrôle exhaustif devient possible. Tant que le contrat est un PDF, on vérifie par sondage ; une fois qu’il est une référence structurée, chaque facture peut lui être confrontée. C’est ce qui permet de passer de quelques factures relues par mois à de 5 % à 100 % de vos achats contrôlés, selon le périmètre que vous choisissez.

Les équipes cessent de ressaisir. Le temps passé à chercher la bonne version du BPU, à retrouver la clause de révision ou à recopier une grille dans un tableur revient à la négociation : de 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP, selon le périmètre et la maturité des données.

Le portefeuille devient interrogeable. Quels contrats arrivent à échéance ? Lesquels contiennent une clause d’indexation sur tel indice ? Quel prix avons-nous négocié pour cette référence chez trois fournisseurs différents ? Ces questions trouvent une réponse en quelques minutes, avec la source de chaque chiffre.