Contrôle des prix facturés
Contrôlez les prix facturés : chaque ligne comparée au prix négocié, l’écart chiffré avant paiement
Contrôler les prix facturés, c’est comparer chaque prix unitaire, remise et frais annexe d’une facture au prix que vous avez négocié, dans la version du contrat en vigueur ce jour-là. L’agent Compliance de Zylio le fait ligne à ligne, chiffre l’écart, montre la clause et la ligne côte à côte, et vous laisse décider de contester ou de payer.
Le problème
Le prix négocié et le prix facturé sont deux chiffres différents
Une négociation se termine par un document : contrat cadre, bordereau de prix, grille tarifaire, avenant. Ce document dit ce que vous devriez payer. La facture, elle, dit ce que le fournisseur a saisi dans son propre système, souvent plusieurs mois plus tard, par une personne qui n’a pas lu le contrat. Entre les deux, il n’y a pas de mauvaise foi ; il y a un tarif mis à jour trop tôt, une remise oubliée, un frais de port ajouté par défaut.
Le problème est que personne ne compare. L’ERP contrôle le processus (la facture correspond-elle à une commande, la commande a-t-elle été approuvée), mais pas le prix contre le contrat. Le contrôleur, lui, vérifie le total, ou quelques factures par sondage. Le prix unitaire d’une référence courante, facturé un centime de trop des milliers de fois, ne déclenche aucune alerte.
Résultat : la marge négociée en réunion s’évapore sur les lignes de facture, sans que quiconque puisse dire combien, chez qui, ni depuis quand. Contrôler les prix facturés, c’est reprendre cette comparaison-là, ligne par ligne, avant le paiement.
Ce qui est contrôlé
Six endroits où le prix facturé s’écarte du prix négocié
Chaque écart a un nom, une clause et une façon de se cacher. Voici ceux que l’agent Compliance cherche en premier.
Le prix unitaire de base
Le prix de la référence tel qu’il figure au bordereau, à la date de la ligne facturée. L’écart le plus simple, et le plus répété.
La remise et le palier de volume
Une remise conditionnelle (sur quantité, sur valeur cumulée, sur famille) promise au contrat et absente de la facture, ou calculée sur la mauvaise base.
La révision et l’indexation
Une hausse appliquée avant l’échéance prévue, sur le mauvais indice, ou à un taux supérieur à celui de la clause.
Les frais annexes
Port, emballage, gestion, retour, urgence : facturés alors que le contrat prévoit un franco, ou à un montant différent de celui convenu.
Les gratuités et avoirs promis
Un article offert au contrat et facturé, un avoir accordé sur un litige et jamais déduit de la facture suivante.
L’article hors catalogue
Une référence qui n’existe pas au bordereau, facturée à un prix libre, alors qu’un équivalent sous contrat existait.
Le mécanisme
Comment l’agent Compliance contrôle un prix facturé
- 01
Lire la facture ligne à ligne
Référence, libellé, quantité, unité, prix unitaire, remise, frais, taxe : chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit du document où elle a été lue.
- 02
Retrouver la condition applicable
Le contrat, le bordereau, l’avenant ou la grille en vigueur à la date de la facture, pour ce fournisseur, cette entité et cette référence, y compris quand le libellé diffère.
- 03
Calculer l’écart
Prix facturé moins prix dû, remise comprise, frais compris, multiplié par la quantité. Le calcul est déterministe : le même cas produit le même résultat dans six mois.
- 04
Présenter la preuve
La clause et la ligne surlignées côte à côte, le montant en jeu, le motif. Un cas qui ne correspond à aucune règle remonte avec son motif, jamais en silence.
Contrat cadre, BPU, mercuriale, avenant, conditions de remise : le référentiel confronté à la facture.
Ce que vous recevez
Une synthèse prête à transmettre, pas une liste d’alertes
Le résultat du contrôle n’est pas un tableau de bord rouge. C’est, par fournisseur, un dossier : les lignes en écart, le montant total, la clause invoquée pour chacune, et la facture d’origine à portée de clic. Ce dossier est rédigé pour être lu par quelqu’un qui n’a pas fait le contrôle : un acheteur qui prépare une réclamation, un comptable qui attend un avoir, un commissaire aux comptes qui demande la piste.
Ce que Zylio ne fait pas est aussi important. Il ne contacte pas le fournisseur. Il ne bloque pas le paiement dans votre ERP. Il ne génère pas d’avoir. Il instruit le cas et le pose devant la personne qui a le pouvoir de décider, avec tout ce qu’il faut pour trancher en quelques minutes plutôt qu’en quelques jours.
La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
Ce que ça change
Ce que change le contrôle systématique des prix facturés
D’abord le périmètre : de 5 % à 100 % de vos achats contrôlés, selon ce que vous décidez d’inclure. On commence souvent par un fournisseur dont le contrat est dense (plus de 12 000 lignes tarifaires par contrat cadre ne posent pas de problème), puis on élargit famille par famille.
Ensuite la marge, montrée avant d’être promise. Sur le périmètre analysé, entre 1 et 7 % de marge récupérée : ce chiffre correspond à ce qui a été payé au-dessus du négocié et qui est documenté, ligne par ligne. La récupération, elle, se négocie avec le fournisseur ; Zylio fournit le dossier, pas la négociation.
Enfin le temps : de 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP, selon le périmètre et la maturité des données. Le contrôleur ne relit plus des factures conformes ; il traite des écarts déjà instruits. Et l’historique des prix facturés, par produit, fournisseur, famille ou site, devient une base pour la prochaine négociation.
Typologie, causes et priorisation des écarts de prix, par fournisseur et par famille.
Commencer
Un ou deux mois de factures suffisent pour savoir
Le diagnostic de 3 semaines, sur vos données, part de ce que vous avez déjà : un contrat cadre, son bordereau, et un ou deux mois de factures du même fournisseur, exportés de votre ERP ou déposés tels quels. Zylio les lit, contrôle les prix facturés, et vous restitue ce qui a été payé au-dessus du négocié, avec la preuve. Sans connexion à votre système, sans engagement, et sans qu’aucune donnée ne serve à entraîner un modèle.
Périmètre, données demandées, restitution, facturation au succès.
Compliance
Chaque facture confrontée à vos accords.
Confronte chaque ligne facturée au négocié : contrat cadre, BPU, mercuriale, grille tarifaire, avenant, conditions de remise, seuils de volume, clauses d’indexation.
Un motif de réclamation instruit et opposable au fournisseur, pas une intuition.
Ce que Compliance détecte
- Prix facturé supérieur au prix négocié
- Révision hors échéance ou sur le mauvais indice
- Remise de volume ou palier de dégressivité non appliqué
- Prestation hors contrat, article hors catalogue
- Condition de paiement non respectée
- Écart d’un centime répété sur des milliers de lignes
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Quelle différence entre contrôler les prix facturés et rapprocher les factures ?
Le rapprochement vérifie que la facture correspond à la commande et à la réception : quantités, références, livraisons. Le contrôle des prix vérifie que le prix unitaire, la remise et les frais correspondent au contrat. Une facture peut être parfaitement rapprochée et facturée au mauvais prix.
Que se passe-t-il si le libellé de la facture ne correspond pas au bordereau ?
C’est le cas le plus fréquent. L’agent rapproche la référence, l’unité et le libellé du fournisseur avec la ligne du bordereau, même quand ils diffèrent, et indique son niveau de confiance. En dessous du seuil que vous fixez, le cas est présenté à une personne au lieu d’être tranché.
Zylio contacte-t-il le fournisseur pour récupérer le trop-payé ?
Non, jamais. Zylio produit le dossier : lignes en écart, montant, clause, facture. La réclamation, l’avoir ou la compensation sur la facture suivante sont décidés et menés par vos équipes. Aucun paiement n’est bloqué et aucun avoir n’est généré sans votre validation.
Faut-il connecter Zylio à l’ERP pour contrôler les prix ?
Non. Un export de factures et le contrat suffisent pour commencer, et c’est ainsi que se déroule le diagnostic. Une lecture par API ou par export récurrent vient ensuite, si vous le souhaitez ; dans tous les cas Zylio lit et n’écrit rien dans votre système.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Les autres situations traitées par l’agent Compliance
- Conformité des prix négociésChaque ligne facturée confrontée au contrat cadre, à la grille tarifaire et aux conditions de remise ; l’écart chiffré et relié à sa clause.
- Conformité de vos contrats cadreConfronter volumes, révisions, pénalités et conditions d’exécution au contrat signé, et prouver chaque écart.
- Conformité des BPUConfronter chaque ligne facturée au bordereau de prix unitaires en vigueur, coefficients et révisions compris, et prouver l’écart.
- Contrats cadreLire vos contrats cadres, confronter chaque facture au texte signé et piloter l’exécution des accords, preuve à l’appui.
- Mercuriales fournisseursLa grille de prix négociés par référence et par période, confrontée à chaque facture à la date de la ligne.
- Le diagnostic de 3 semainesMesurer sur vos factures ce qui a été payé au-dessus du négocié.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process