Cumplimiento contractual
Cumplimiento de contratos marco: verifique que cada cláusula del acuerdo se respeta, no solo el precio
El cumplimiento de sus contratos marco es el respeto de todo lo que se firmó: precios y descuentos, pero también volúmenes comprometidos, calendario de revisiones, penalizaciones y bonificaciones, plazos y preavisos. El agente Compliance confronta lo realmente pedido, entregado y facturado con cada cláusula, y le presenta las desviaciones con su prueba. Usted decide qué hacer después.
El problema
Un contrato marco contiene mucho más que una tarifa
El precio es la cláusula que todo el mundo vigila. Las demás se olvidan, y ahí es donde el acuerdo se deshace.
Cláusulas numerosas y dispersas
Compromisos de volumen, umbrales de descuento, fórmulas de revisión, penalizaciones por retraso, niveles de servicio: una veintena de reglas, repartidas entre el cuerpo del contrato, los anexos y las adendas.
Volúmenes que nadie acumula
El proveedor se comprometió a un precio para un volumen anual; usted se comprometió a un mínimo. ¿Quién comprueba, durante el año, en qué punto se está respecto a ambos?
Revisiones fuera de calendario
Una subida aplicada tres meses antes de la fecha prevista, o sobre un índice que no es el del contrato, entra en la factura como cualquier otro importe.
Penalizaciones nunca reclamadas
El contrato prevé penalizaciones por retraso o por falta de calidad. Suponen que alguien compare la fecha de entrega prometida con la real. Sin esa comparación, quedan en papel mojado.
Controles parciales
Releer un contrato de cuarenta páginas antes de cada factura no es posible. Se comprueba el precio de las líneas grandes, se deja el resto, y la desviación aparece en la renegociación, cuando ya es tarde.
Un riesgo de litigio
Un incumplimiento detectado tarde, sin prueba precisa, se discute mal. Con la cláusula y la línea una junto a otra, se resuelve; sin ellas, se pleitea.
Qué se controla
Las seis familias de cláusulas que verifica el agente Compliance
Precios y descuentos
Precio unitario, descuento, tramo, coeficiente: el control línea a línea de las facturas frente a los precios negociados, descrito en su propia página, es el primer nivel.
Volúmenes y compromisos
Acumulado de pedidos y facturas frente a los compromisos de volumen, los mínimos y los umbrales de descuento, proveedor por proveedor y periodo por periodo.
Revisiones e indexaciones
Fecha de efecto, índice de referencia, fórmula y tope: cada subida facturada se recalcula según el contrato y se compara con lo aplicado.
Penalizaciones y bonificaciones
Retrasos de entrega, falta de calidad, niveles de servicio no alcanzados: los hechos que dan derecho a una penalización se detectan y se cuantifican según la cláusula.
Condiciones de ejecución
Porte franco, gastos accesorios autorizados, recargos por urgencia, prestaciones incluidas: lo que justifica o prohíbe una línea adicional en la factura.
Vencimientos y preavisos
Fin de validez, renovación tácita, plazo de preaviso, fin del periodo de precio fijo: lo que debe decidirse antes de una fecha, y no sufrirse después.
El pilar del control línea a línea de las facturas frente a los precios negociados.
El mecanismo
Qué se confronta con qué, y qué prueba ve usted
El punto de partida es el contrato leído y estructurado: cada cláusula se convierte en una regla con sus parámetros, vinculada al lugar exacto del documento del que procede. Las reglas se revisan con usted antes del primer control. Después, el agente Compliance recibe lo realizado: pedidos, recepciones y facturas, leídos desde las exportaciones o la API de su ERP, sin modificar nada en él.
Para cada regla, confronta lo realizado con lo contractual. La factura del mes se compara con la tarifa vigente en su fecha; el acumulado de pedidos del año con el compromiso de volumen; la fecha de entrega del albarán con la fecha prometida; la subida aplicada en abril con la fórmula de revisión y su fecha de efecto. Cada desviación se cuantifica según el método de cálculo del propio contrato, y luego se clasifica por gravedad y por importe.
La prueba acompaña a la desviación: la cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una junto a otra, con el cálculo. Ninguna desviación se descarta en silencio; lo que no encaja en ninguna regla se eleva, con su motivo. Usted valida, reclama o archiva, y su decisión queda registrada con el caso. Zylio no emite ninguna reclamación ni contacta con ningún proveedor.
El proceso
Del acuerdo firmado a la decisión, en tres tiempos
- 01
Parametrizar
Las reglas se deducen del texto del contrato, no se teclean a mano. Usted las revisa, ajusta las tolerancias y designa quién decide qué.
- 02
Vigilar
Cada pedido, recepción y factura se confronta con las reglas vigentes en su fecha. Las desviaciones se elevan, cuantificadas y clasificadas, con su prueba.
- 03
Decidir y trazar
Usted trata las desviaciones en un circuito de validación: regularización solicitada, penalización aplicada, desviación archivada. Cada decisión sigue consultable, con su autor y su fecha.
El circuito de gestión de excepciones: quién decide, en qué orden, con qué traza.
Qué cambia
Qué cambia para sus acuerdos
El contrato deja de ser un documento de archivo y pasa a ser una referencia viva. Cada cláusula se verifica en cada factura, no solo el precio, y para del 5 % al 100 % de sus compras, según el perímetro que usted elija. Los incumplimientos se ven cuando se producen, no en la renegociación.
Las desviaciones pasan a ser oponibles. En los perímetros analizados, entre el 1 y el 7 % de margen recuperado sobre el perímetro analizado, con la cláusula y la línea detrás de cada euro. Una penalización debida se reclama con la fecha prometida y la real una junto a otra; una revisión anticipada se discute con la fórmula y su calendario.
Los equipos recuperan el control de la cartera. El tiempo de relectura vuelve a la gestión de proveedores: del 15 al 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos. Y al acercarse un vencimiento, la decisión se toma con el balance del contrato a la vista.
Tasa de cobertura, desviaciones de precio y de volumen, penalizaciones no reclamadas: sobre sus datos.
Lo que no hacemos
Lo que el control de cumplimiento no decide
Zylio no bloquea ningún pago por sí mismo, no aplica ninguna penalización y no envía nada al proveedor: le presenta la desviación, su prueba y su importe, y usted decide. No toca su ERP, del que solo lee las exportaciones o la API. Sus contratos y sus facturas se alojan en Francia, nunca se comparten entre clientes y nunca se usan para entrenar un modelo. Cada control y cada decisión quedan registrados.
Zylio instruye, la persona decide. Una desviación detectada es un hecho probado, nunca una acción emprendida.
Alojamiento en Francia, ISO 27001 y SOC 2 Type II, pista de auditoría completa.
Compliance
Cada factura confrontada con sus acuerdos.
Confronta cada línea facturada con lo negociado: contrato marco, lista de precios, tarifario, adenda, condiciones de descuento, umbrales de volumen, cláusulas de indexación.
Un motivo de reclamación instruido y oponible al proveedor, no una intuición.
Lo que detecta Compliance
- Precio facturado superior al precio negociado
- Revisión fuera de plazo o sobre el índice equivocado
- Descuento o tramo de descuento por volumen no aplicado
- Prestación fuera de contrato, artículo fuera de catálogo
- Condición de pago no respetada
- Un desvío de un céntimo repetido en miles de líneas
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia del cumplimiento de los precios negociados?
El cumplimiento de los precios negociados verifica que cada línea facturada respeta el precio, el descuento y el tramo del contrato. El cumplimiento de los contratos marco cubre el resto del acuerdo: volúmenes comprometidos, calendario de revisiones, penalizaciones, condiciones de ejecución, vencimientos. Lo primero es el primer nivel de lo segundo.
¿Cómo se definen las reglas de control?
Las deduce del texto del contrato el agente Capture, cada una vinculada a su cláusula de origen, y después se revisan con usted antes del primer control. Usted ajusta las tolerancias y designa a quienes deciden. Una regla mal entendida se corrige en la fuente, no en un parámetro oculto.
¿Zylio aplica las penalizaciones previstas en el contrato?
No. Detecta el hecho que da derecho a ella, la cuantifica según la cláusula y se la presenta con la prueba: fecha prometida, fecha real, importe. Reclamar o no la penalización sigue siendo decisión suya, y queda registrada en ambos casos.
¿Qué ocurre cuando una adenda cambia las condiciones a mitad de año?
La adenda se vincula al contrato con su fecha de efecto. Cada factura se confronta con las condiciones vigentes en su propia fecha, no con las últimas firmadas. Una factura de febrero se juzga según el contrato de febrero, aunque en marzo haya llegado una adenda.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Las otras situaciones tratadas por el agente Compliance
- Conformidad de los precios negociadosCada línea facturada confrontada con el contrato marco, la lista de precios y las condiciones de descuento; el desvío cuantificado y vinculado a su cláusula.
- Cumplimiento de BPUConfrontar cada línea facturada con el cuadro de precios unitarios vigente, coeficientes y revisiones incluidos, y probar la desviación.
- Verificar precios facturadosEl precio facturado contrastado con el precio negociado, línea a línea, con el desvío cuantificado y la prueba lista para enviar.
- Contratos marcoLeer sus contratos marco, confrontar cada factura con el texto firmado y dirigir la ejecución de los acuerdos, con pruebas.
- Listas de precios de proveedoresEl tarifario de precios negociados por referencia y por periodo, confrontado con cada factura en la fecha de la línea.
- El diagnóstico de 3 semanasQué medimos sobre sus contratos, y cómo se factura.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
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- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso