Réception multi-canaux : cinq canaux, un seul flux

Les canaux d’arrivée, et ce qui les unifie

Chaque canal a ses contraintes propres. Ils débouchent tous sur la même file, avec la même règle de dédoublonnage.

Boîte mail dédiée

Une adresse par entité ou par site. Corps du message, pièces jointes et liens de téléchargement sont traités ; l’expéditeur sert d’indice de fournisseur.

Dépôt et SFTP

Dépôt manuel par glisser-déposer, ou dépôt automatisé sur un répertoire surveillé pour les envois en masse et les traitements de nuit.

Courrier papier scanné

Le courrier numérisé au copieur ou au scanner de production entre comme n’importe quel autre canal ; les liasses sont découpées à l’arrivée.

Portail fournisseur

Les documents déposés par le fournisseur lui-même sont récupérés sans ressaisie et rattachés au tiers déjà connu de votre référentiel.

EDI et plateformes de dématérialisation

Les flux structurés et les factures électroniques arrivent dans leur format d’origine : il n’y a rien à extraire, seulement à contrôler.

API

L’API (interface de programmation) permet à un système existant de déposer un document et de récupérer les données extraites, sans intervention humaine.

Dédoublonnage à l’entrée

La même facture reçue par mail puis par courrier n’est traitée qu’une fois : le rapprochement se fait sur le numéro, le tiers, la date et le montant.

Horodatage par canal

Chaque document entrant est horodaté avec son canal d’arrivée. La date de réception cesse d’être une approximation reconstituée après coup.

Un canal mérite d’être distingué des autres : la plateforme de dématérialisation. Le document y arrive déjà structuré, et il n’y a donc rien à extraire. Ce qui reste à faire est exactement ce que la structuration ne règle pas : confronter les valeurs reçues à vos conditions négociées, à la commande et à la réception. La facture électronique supprime la saisie ; elle ne dit rien de la justesse du prix.

Un seul flux, c’est une seule file d’exceptions, un seul décompte et une seule piste d’audit, quel que soit le chemin qu’a pris le document.

Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.

• La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
• Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
• Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
• Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
• L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.