OCR
Recepción multicanal: cinco canales, un solo flujo
La recepción automática de facturas elimina la etapa en la que alguien reúne los documentos. Buzón dedicado, carga manual, SFTP, API, correo escaneado, portal de proveedor, EDI (intercambio electrónico de datos) y plataforma de facturación electrónica alimentan el mismo flujo; el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) interviene después, una sola vez.
El problema
El flujo empieza antes de la herramienta
Una factura puede llegar de cinco sitios a la vez, y así ocurre en casi todas las organizaciones: el buzón de un contable, el correo en papel, el portal donde el proveedor la sube él mismo, un flujo estructurado y la plataforma de facturación electrónica. Antes de leer un documento, hay que tenerlo. Para el resto del recorrido, vea la cadena completa, del OCR a la prueba.
El punto débil no es, por tanto, la lectura: es la recogida. Una factura recibida en un buzón personal espera a que alguien vuelva de vacaciones. Un documento subido a un portal solo se ve si alguien se conecta. El plazo de tratamiento se decide ahí, no en la extracción.
El coste de esa dispersión rara vez se mide, porque no aparece en ninguna parte. Se reparte entre reclamaciones de proveedores que no se pagaron a tiempo, descuentos por pronto pago perdidos por no haber visto la factura a tiempo, pagos duplicados cuando la misma pieza llegó por dos caminos, y horas dedicadas a buscar un documento cuya vía de entrada nadie conoce. Ninguna de estas partidas figura en una línea de presupuesto.
Y lo que no llega al mismo sitio no se controla al mismo nivel: el alcance realmente verificado se reduce a lo que pasa por el canal principal. Los demás canales producen facturas tratadas de memoria, sin rastro de la fecha en que llegaron.
Los canales de llegada, y lo que los unifica
Cada canal tiene sus propias restricciones. Todos desembocan en la misma cola, con la misma regla de deduplicación.
- Buzón de correo dedicado
- Una dirección por entidad o por centro. Se tratan el cuerpo del mensaje, los adjuntos y los enlaces de descarga; el remitente sirve de indicio del proveedor.
- Carga manual y SFTP
- Carga manual arrastrando el archivo, o depósito automatizado en un directorio vigilado para los envíos masivos y los tratamientos nocturnos.
- Correo en papel escaneado
- El correo digitalizado en la copiadora o en el escáner de producción entra como cualquier otro canal; los lotes se dividen a la llegada.
- Portal de proveedor
- Los documentos que sube el propio proveedor se recuperan sin volver a teclear nada y se vinculan al tercero ya conocido en su maestro de datos.
- EDI y plataformas de facturación electrónica
- Los flujos estructurados y las facturas electrónicas llegan en su formato de origen: no hay nada que extraer, solo algo que controlar.
- API
- La API (interfaz de programación de aplicaciones) permite que un sistema existente deposite un documento y recupere los datos extraídos, sin intervención humana.
- Deduplicación en la entrada
- La misma factura recibida por correo y luego en papel se trata una sola vez: la conciliación se hace sobre el número, el tercero, la fecha y el importe.
- Sello de tiempo por canal
- Cada documento entrante recibe un sello de tiempo con su canal de llegada. La fecha de recepción deja de ser una aproximación reconstruida después.
Un canal merece distinguirse de los demás: la plataforma de facturación electrónica. El documento llega ya estructurado, así que no hay nada que extraer. Lo que queda por hacer es exactamente lo que la estructuración no resuelve: confrontar los valores recibidos con sus condiciones negociadas, con el pedido y con la recepción. La factura electrónica elimina el tecleo; no dice nada sobre si el precio es correcto.
Un solo flujo significa una sola cola de excepciones, un solo recuento y una sola pista de auditoría, cualquiera que haya sido el camino del documento.
Lo que cambia
El plazo se acorta allí donde realmente se genera.
- Nada duerme en un buzón personal: la recepción ya no depende de que una persona esté disponible.
- El alcance controlado pasa a ser el conjunto de las facturas recibidas, y no las que han usado el canal correcto.
- La fecha de recepción lleva sello de tiempo por canal: los plazos de pago se calculan sobre un dato, no sobre una estimación.
- Los duplicados entre canales se apartan en la entrada, antes de entrar dos veces en la contabilidad.
La entrada unificada es también lo que hace legible el recuento: un solo flujo y, por tanto, un solo contador de páginas procesadas, cualquiera que sea el canal de llegada. Su ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) sigue siendo la fuente de verdad, y los documentos recibidos se le devuelven con su fecha de recepción y su canal, sin desarrollo añadido.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
La suscripción cubre la extracción y todos los canales de entrada. El control de sus condiciones negociadas es el paso siguiente y se dimensiona con usted: cuánto cuesta tratar sus volúmenes se indica nivel por nivel.
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Hay que pedir a los proveedores que cambien su forma de enviar?
No, ese es justamente el principio de la recepción multicanal: el proveedor sigue enviando como lo hace hoy y el documento se incorpora al mismo flujo, sea cual sea el camino.
¿Cómo se trata una misma factura recibida dos veces?
Se concilia en la entrada por número, tercero, fecha e importe, y luego se marca como duplicado. El primer ejemplar recibido sigue siendo la referencia; el segundo queda consultable.
¿Una factura electrónica pasa por la misma extracción?
No, y no hace falta: un flujo estructurado no necesita ser leído. Se incorpora al mismo circuito en el paso siguiente, el del control, con la misma deduplicación y la misma pista de auditoría que los documentos recibidos en PDF o en papel.
¿A qué herramientas se conecta Zylio?
A los ERP y a las herramientas de gestión existentes, entre ellos SAP, Sage, Oracle y Pennylane, así como a los repositorios de documentos, los correos y los flujos existentes.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Seguir con el OCR
- API de extracción de documentosIntegrarse sin proyecto: API, exportaciones, webhook, buzón dedicado.
- La división de lotes a la llegadaVeinte facturas en un PDF, veinte documentos distintos.
- El tratamiento de una factura de proveedor, campo a campoLos campos esperados y el control que viene después.
- Multilingüe y multidivisaFecha, separador de miles, símbolo monetario y mención fiscal: todo se normaliza en la salida y el valor original se conserva al lado.
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