OCR
OCR multilingüe y multidivisa: los formatos ya no bloquean nada
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de una factura multilingüe no se detiene en los caracteres: hay que interpretar una fecha, un separador de miles, un símbolo monetario y una mención fiscal. El agente Capture lo normaliza todo en la salida y conserva el valor original junto al valor normalizado.
El problema
El mismo importe, escrito de seis maneras
1.234,56 y 1,234.56 designan el mismo importe, o dos importes distintos, según el país de emisión. Una fecha escrita 03/04 cambia de mes al cruzar una frontera. Un símbolo monetario colocado antes o después de la cifra no tiene el mismo alcance contable. Cada uno de estos detalles basta para falsear un control de precios, y el papel del OCR en la cadena de control explica dónde interviene ese control.
A eso se añaden las menciones fiscales: IVA intracomunitario, inversión del sujeto pasivo, exención, número de IVA del destinatario, incoterm. No son decorativas: deciden el importe realmente debido y el asiento contable esperado. Con un proveedor establecido fuera del país, el campo que falta es casi siempre uno de esos.
El asunto no es cosmético: decide qué es comparable. Una misma referencia comprada en España y en Alemania solo se compara si las unidades, las divisas y los periodos se han llevado a la misma base. Sin esa normalización, el análisis del gasto por familia de artículos se detiene en la frontera del país, y la negociación agrupada con un proveedor internacional queda fuera de alcance por falta de cifras sostenibles.
El resultado, en la mayoría de las organizaciones, es un tratamiento a dos velocidades: los proveedores nacionales pasan en automático, los demás van a entrada manual. El alcance controlado se detiene, por tanto, en la frontera, que es a menudo donde las condiciones negociadas son más complejas.
Lo que se normaliza en la salida
El valor leído y el valor utilizable son dos cosas distintas. Se conservan ambos: el original como prueba, el normalizado para el cálculo.
- Idioma del documento
- Rótulos de columnas, denominaciones de artículos y menciones del pie de factura se interpretan en el idioma del documento, sin plantilla por proveedor.
- Divisa y símbolo
- La divisa se identifica por línea y por total, tanto por el símbolo como por el código de tres letras. Sin conversión implícita: el importe permanece en su divisa de origen.
- Tipo de cambio
- Cuando la comparación lo exige, el tipo aplicado es explícito, con su fecha de referencia. El importe convertido nunca sustituye al importe facturado.
- Formatos de fecha
- Día-mes-año, mes-día-año, año-mes-día, fechas escritas con palabras, números de semana: se reducen a una fecha cierta o se señalan como ambiguas.
- Separadores de miles y de decimales
- Punto, coma, espacio fino, apóstrofo: la cifra se reconstruye según las convenciones del documento, no según las del lector.
- Menciones de IVA y regímenes aplicables
- IVA intracomunitario, inversión del sujeto pasivo, exención, números de IVA de ambas partes: extraídos como campos, nunca dejados en texto libre.
- Unidades de medida y embalajes
- Unidades métricas o imperiales, embalajes locales: referidos a la unidad de su maestro de datos, con el factor de conversión a la vista.
Un caso merece detallarse, porque se repite sin cesar: la factura emitida en una divisa y pagadera en otra. El documento contiene entonces dos importes, un tipo de cambio y a veces una fecha de conversión. Los tres se extraen por separado, y el control se aplica al importe contractualmente debido, no al que sirvió para el pago. La misma lógica vale para un descuento expresado en una divisa distinta a la de las líneas.
Un valor ambiguo nunca se resuelve en silencio. Se señala como ambiguo, con la zona del documento donde se leyó.
Lo que cambia
El alcance controlado deja de detenerse en la frontera.
- Los proveedores extranjeros entran en el mismo flujo que los demás: un solo tratamiento, una sola cola de excepciones.
- El gasto se compara entre países porque las unidades y las divisas son explícitas, no adivinadas en el momento del análisis.
- Los regímenes de IVA extraídos como campos permiten verificar el asiento esperado antes de la validación, y no en el cierre.
- El valor original permanece a la vista junto al valor normalizado: la conversación con el proveedor se apoya en su propio documento.
Nada de esto exige normalizar a sus proveedores. El documento permanece tal como se emitió, en su idioma y en su divisa; es la salida la que se adapta al formato de su maestro de datos. Su ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) sigue siendo la fuente de verdad y recibe valores comparables, sin que se le añada ningún desarrollo.
Capture
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Lo que detecta Capture
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La suscripción cubre la extracción, en todos los idiomas y divisas que se presenten. El control de sus condiciones negociadas es el paso siguiente y se dimensiona con usted: el coste mensual según su volumen se muestra sin condición de compromiso.
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Hay que declarar de antemano el idioma de un documento?
No. El idioma se reconoce en la lectura, documento a documento, incluso cuando un mismo lote mezcla varios. No hace falta ninguna plantilla ni configuración por proveedor.
¿Se convierten los importes a la divisa de la empresa?
El importe facturado permanece en su divisa de origen. Puede añadirse un valor convertido para la comparación, con el tipo utilizado y su fecha de referencia a la vista.
¿Las menciones de inversión del sujeto pasivo se extraen como campos?
Sí. El régimen aplicable, la mención que figura en el documento y los números de IVA de ambas partes se extraen por separado. Una factura que anuncia la inversión del sujeto pasivo sin llevar los números esperados se señala como incompleta, con la zona del documento afectada.
¿Qué documentos trata Zylio?
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