OCR
OCR de factura de proveedor: cada línea extraída, cada precio verificado
El OCR de factura de proveedor (el reconocimiento óptico de caracteres aplicado a una factura) lee el texto. El agente Capture va más lejos y baja a la línea: referencia, cantidad, unidad, precio unitario, descuento, impuesto, y devuelve la posición exacta de cada valor en la página. La extracción es el primer paso, no el resultado.
El problema
Una factura bien leída y mal controlada sigue siendo una factura pagada indebidamente
La factura de proveedor es el documento más estandarizado del ciclo de compras y el más traicionero. Cada emisor coloca sus columnas donde quiere, acumula descuentos en dos sitios, reparte el IVA (impuesto sobre el valor añadido) línea por línea o al pie de página, y cuela el transporte en una línea de artículo. Una herramienta que devuelve el número, la fecha y el total deja todo lo demás en manos de contabilidad. Nosotros tomamos el problema por el otro extremo, y la visión de conjunto de la extracción de documentos de compras lo dice sin rodeos: la lectura solo interesa si hace posible el control que viene después.
Porque el riesgo no está en el total. Está en la línea veintiocho de una factura de cuarenta líneas, donde un precio unitario supera en tres céntimos la tarifa firmada el año pasado, donde un descuento por volumen ha desaparecido sin que nada lo señale, donde la misma entrega se ha facturado dos veces con dos números distintos. Nada en la página lo indica. El documento es legible, la suma cuadra y la factura es falsa. Por eso extraemos veinticinco campos allí donde el número, la fecha y el total bastarían para marcar una página como « tratada ».
Lo que extraemos de una factura
Todos los campos siguientes se esperan por defecto, sin plantilla que crear por proveedor. Se devuelven en el orden del documento, con cada valor vinculado al lugar exacto donde se leyó, tanto en PDF nativo como en escaneo o fotografía.
- Encabezado
- La identificación del documento y su vínculo con un compromiso: es lo que permite encontrar el pedido correspondiente, o constatar que no existe.
- Líneas
- El núcleo del control. Cada línea se extrae por separado, incluso cuando la tabla continúa en la página siguiente y los encabezados de columna no se repiten.
- Descuentos y pie de factura
- Las ventajas concedidas fuera de las líneas, que las herramientas centradas en los totales no vinculan a nada.
- Impuestos
- Una misma página puede llevar varios tipos y varios regímenes, incluida la inversión del sujeto pasivo y las compras intracomunitarias.
- Totales
- Conciliados con la suma de las líneas extraídas. Un total que no cuadra se señala, nunca se ajusta en silencio.
- Pago
- Las condiciones que deciden la fecha de pago y el beneficio de un descuento por pronto pago, y los datos a los que irá el dinero.
Veinticinco campos, en un documento que la mayoría de las herramientas reduce a cinco. Esta granularidad no es un ejercicio de estilo: no se puede verificar un precio unitario que no se ha leído, ni un descuento que no se ha vinculado a su línea.
El control que viene después
Precio unitario confrontado con la lista de precios unitarios
Cada línea facturada se compara con la lista de precios unitarios (BPU) o el tarifario vigente en la fecha de la prestación, no en la de hoy.
Descuento por volumen verificado
¿Se aplica en esta factura el descuento previsto en el contrato, al tipo correcto y sobre la base de cálculo correcta?
Tramo de descuento progresivo controlado
El acumulado del periodo cruza un tramo: el precio aplicado debe seguirlo. Es el desvío más frecuente y el menos visible a simple vista.
IBAN comparado con el maestro de proveedores
Un IBAN que cambia entre dos facturas se comunica antes del pago, no después.
Duplicado detectado
El mismo documento recibido por dos canales, o refacturado con otro número: la conciliación se hace sobre el contenido de las líneas, no solo sobre el número de factura.
Cada desvío se abre entonces sobre su prueba: la cláusula del contrato y la línea de factura, una al lado de la otra, con el cálculo a la vista. La extracción, en cambio, se contrata sola y se paga según el volumen mensual. El control se delimita después con usted, mediante presupuesto.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
La tarifa cubre la extracción. El control de sus condiciones negociadas es el paso siguiente y se dimensiona con usted, porque hay que conectarlo con sus contratos, sus tolerancias y sus circuitos de validación.
Ver los preciosNada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Se extrae por completo una factura de cuarenta líneas?
Sí, línea por línea, incluso cuando la tabla continúa en varias páginas. El total se concilia después con la suma de las líneas leídas: si no cuadra, la factura se eleva para revisión en lugar de ajustarse en silencio.
¿Hay que crear una plantilla por proveedor?
No. Ningún modelo que entrenar, ninguna zona que dibujar: los campos se reconocen por el papel que cumplen en el documento, sea quien sea el emisor, en PDF nativo, escaneo o fotografía.
¿Qué documentos trata Zylio?
Facturas, contratos y adendas, listas de precios y tarifarios, presupuestos, pedidos de compra, albaranes de entrega, notas de crédito, extractos, en PDF nativo, escaneo, foto o formato estructurado, en varios idiomas y divisas.
¿Cómo verificar una conclusión de Zylio?
Cada desvío se abre sobre su prueba: la cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra, con el cálculo a la vista.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
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Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para seguir leyendo sobre OCR
- OCR de albarán de entregaEl documento que dice lo que realmente llegó, cantidad por cantidad.
- OCR de pedido de compraLa referencia de lo que usted comprometió, partida por partida.
- OCR de extracto de proveedorLo que su proveedor cree que usted le debe, a la fecha del extracto.
- Extracción línea a línea de facturasPor qué un total correcto puede ocultar diez líneas erróneas.
- Precisión y nivel de confianzaLa certeza se verifica campo a campo: un nivel por campo, la posición exacta del valor en la página y un umbral de revisión que usted ajusta.
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