OCR
OCR de pedido de compra: la referencia de lo que usted comprometió
El OCR de pedido de compra aplica el reconocimiento óptico de caracteres al documento que lleva su compromiso: partida, cantidad, precio unitario negociado, plazo, imputación. El agente Capture lo devuelve línea por línea, con cada valor unido a su posición en la página. Sin el pedido leído, la conciliación no tiene con qué compararse.
El problema
Sin el pedido leído, la conciliación no tiene con qué compararse
El pedido de compra es el único documento del ciclo que usted mismo ha escrito. De ahí se concluye a menudo que no hay nada que extraer, puesto que ya está en el ERP (sistema de gestión integrado). Es cierto para los pedidos cursados en la herramienta. No lo es para los pedidos enviados en PDF por una entidad recién integrada, ni para los pedidos abiertos gestionados en hoja de cálculo, ni para los contratos adjudicados por un tercero, ni para los pedidos emitidos por un servicio que nunca tuvo acceso al ERP. El camino sigue siendo el mismo que para los demás documentos, del documento leído al precio verificado, y empieza por leer el pedido.
Porque es el pedido el que fija la referencia. Dice la cantidad esperada, el precio negociado en esa fecha, el plazo prometido, el incoterm que decide quién paga el transporte y el seguro, y la imputación contable y analítica que decide dónde aterriza el gasto. Una factura sin compromiso legible enfrente no puede ser ni impugnada ni realmente validada: no existe término de comparación. En la mayoría de los departamentos, la conciliación falla más por falta de un pedido aprovechable que por error del proveedor.
Lo que extraemos de un pedido de compra
Los campos siguientes se esperan por defecto, en un pedido impreso, exportado en PDF o recibido como adjunto. Cada valor queda vinculado al lugar exacto donde se leyó.
- Encabezado
- Quién comprometió, cuándo y quién autorizó: los dos nombres de los que depende la admisibilidad de un gasto si se discute.
- Partidas pedidas
- El precio unitario negociado es el campo más útil del documento: es la referencia con la que se comparará la factura, línea por línea.
- Entrega
- El incoterm decide quién soporta el transporte y el seguro. Un transporte facturado aparte cuando estaba incluido es uno de los desvíos más comunes.
- Condiciones e imputación
- Lo que determina la fecha de pago y el centro de coste que soportará el gasto, es decir el presupuesto que quedará consumido.
Diecisiete campos, dos de ellos, la partida y el número de línea, son justamente lo que permite unir una línea de factura con una línea de pedido cuando las descripciones no se parecen en nada.
El control que viene después
Conciliación a tres o cuatro vías
Pedido, recepción, factura, y el contrato cuando existe. El número de vías depende de los documentos de que disponga, no de una configuración fija.
Desvío de precio línea por línea
El precio facturado se compara con el precio unitario negociado en el pedido, no con un precio medio observado en el periodo.
Desvío de cantidad
La cantidad facturada se confronta con la cantidad recibida y con la cantidad pedida, todas reducidas a la unidad del pedido.
Pedido cerrado o todavía abierto
El resto por entregar y el resto por facturar se siguen: un pedido abierto que se alarga pesa tanto como un desvío de precio.
La conciliación se abre entonces sobre sus documentos, resaltados uno al lado del otro, con el cálculo a la vista. La extracción, en cambio, se contrata sola al precio del paquete de páginas elegido. La conciliación se dimensiona después con usted, mediante presupuesto.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
La tarifa cubre la extracción. La conciliación de los documentos y el control de sus condiciones negociadas son el paso siguiente y se dimensionan con usted, porque hay que conectarlos con sus tolerancias y sus circuitos de validación.
Ver los preciosNada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Hay que extraer pedidos que ya están en el ERP?
No, esos se exportan. La extracción sirve para los pedidos que no están: PDF enviados por una entidad recién integrada, pedidos abiertos en hoja de cálculo, contratos adjudicados por un tercero, pedidos emitidos fuera de la herramienta.
¿Cómo se une una línea de factura con una línea de pedido?
La partida, el número de línea y las dos referencias de artículo (la del proveedor y la suya) se extraen por separado. La conciliación se apoya en ellas y no en la descripción, que cambia de un documento a otro.
¿Zylio sustituye a mi ERP?
No. Su ERP gestiona el proceso y sigue siendo la fuente de verdad. Zylio trata la excepción, por encima, y reinyecta los resultados. Ningún desarrollo adicional en su sistema.
¿Qué documentos trata Zylio?
Facturas, contratos y adendas, listas de precios y tarifarios, presupuestos, pedidos de compra, albaranes de entrega, notas de crédito, extractos, en PDF nativo, escaneo, foto o formato estructurado, en varios idiomas y divisas.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para seguir leyendo sobre OCR
- OCR de contrato de proveedor y lista de preciosLa lista de precios a la que el propio pedido debería obedecer.
- Del presupuesto al pedido de compraLo prometido antes del compromiso, partida por partida.
- Las cantidades realmente recibidasEl documento de recepción, sin el cual no hay tercera vía.
- Extracción de facturas de proveedorEl documento que hay que comparar, una vez leído el compromiso.
- Extracción línea a líneaUn total correcto puede ocultar diez líneas erróneas: cada partida, con su referencia, su cantidad, su precio unitario y su descuento.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
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- Sin cambiar de herramienta ni de proceso