OCR
OCR de albarán de entrega: las cantidades recibidas, realmente comparadas
El OCR de albarán de entrega aplica el reconocimiento óptico de caracteres al documento de recepción: cantidades entregadas, unidades, bultos, números de lote, reservas. El agente Capture los devuelve línea por línea, con la posición exacta de cada valor, para que la recepción pueda confrontarse con el pedido. Extraer, después confrontar.
El problema
El albarán de entrega es el único documento que dice lo que realmente llegó
El albarán de entrega no tiene la solemnidad de una factura. A menudo está manuscrito en parte, fotografiado por un operario de almacén, sellado, anotado con una reserva al margen. Y sin embargo es el único documento del expediente que dice lo que llegó físicamente al muelle: ni lo que se pidió, ni lo que se facturó. El principio es el mismo que en todo este ámbito: leer un documento y después verificar lo que contiene, y aquí se aplica a cada cantidad declarada.
En la práctica, la cantidad entregada solo se compara con el pedido una vez de cada diez, a mano, cuando estalla un litigio. El resto del tiempo la factura se paga sobre la fe del albarán, y el desvío de recepción aparece en el inventario, seis meses después, sin documento que lo sostenga. Los casos son siempre los mismos: una entrega parcial sin mención de pendiente, un bulto facturado cuando el palé llegó empezado, una unidad de manipulación tomada por una unidad de venta: doce cajas de doce piezas convertidas en doce piezas. Cada uno de esos desvíos es legible en el documento, a condición de que el documento se haya leído por completo.
Lo que extraemos de un albarán de entrega
Los campos siguientes se esperan por defecto, incluso en un albarán escaneado torcido o fotografiado con el móvil. Cada valor queda vinculado al lugar del documento donde se leyó y lleva su nivel de confianza.
- Encabezado
- La identificación del albarán y su vínculo con el compromiso. Sin referencia de pedido, una recepción no se concilia con nada.
- Líneas entregadas
- Lo que llegó, artículo por artículo. La descripción se conserva tal como está escrita: a veces es la única vía de vuelta a la línea de pedido.
- Unidades y embalaje
- La fuente de error más común y más costosa: el proveedor cuenta en bultos, su pedido se cursó en piezas.
- Trazabilidad
- Exigida en alimentación, sanidad e industria regulada, e imprescindible tanto para una retirada como para la garantía.
- Desvíos declarados
- Lo que el proveedor o el operario de almacén escribió negro sobre blanco, incluso a mano al margen.
Dieciséis campos, tres de ellos manuscritos con frecuencia. Un albarán reducido a un número y una fecha no sirve de nada: lo que cuenta es la cantidad, en la unidad en que se contó, y la reserva escrita a mano bajo el sello.
El control que viene después
Cantidad entregada confrontada con el pedido
Línea por línea, contra el pedido de origen y no contra la factura: una factura no es una prueba de recepción.
Conversión de unidades
Bultos, palés, unidades de manipulación, unidades de venta: todo se reduce a la unidad de su pedido antes de comparar, con el cálculo a la vista.
Pendiente seguido
Una entrega parcial abre una expectativa. Queda abierta hasta la entrega del saldo o hasta la anulación del resto.
Desvío de recepción cuantificado antes del pago
El desvío se expresa en cantidad y en importe, con el albarán y el pedido uno al lado del otro, antes de que la factura salga a pago.
La conciliación a tres vías (pedido, recepción, factura) solo es posible si los tres documentos se han leído con el mismo cuidado. La extracción, en cambio, se contrata sola y sigue sus volúmenes mensuales. La conciliación se delimita después con usted, mediante presupuesto.
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Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
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La tarifa cubre la extracción. El control de sus condiciones negociadas y la conciliación de los documentos son el paso siguiente y se dimensionan con usted, porque hay que conectarlos con sus pedidos, sus tolerancias y sus circuitos de validación.
Ver los preciosNada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Se puede aprovechar un albarán manuscrito?
Sí. Las anotaciones manuscritas (una reserva, una cantidad corregida, un pendiente) se extraen igual que los campos impresos, con su posición en la página y su nivel de confianza, para que la duda siga siendo visible en lugar de pasar desapercibida.
¿Y si la cantidad está en bultos y el pedido en piezas?
La unidad de medida y la unidad de manipulación se extraen por separado, sin fusionarse. La conversión a la unidad del pedido corresponde a la conciliación, que muestra el factor aplicado.
¿Hacen falta datos perfectamente limpios?
No. El agente Capture está diseñado para documentos heterogéneos y maestros de datos incompletos; la estructuración forma parte del entregable.
¿Cómo verificar una conclusión de Zylio?
Cada desvío se abre sobre su prueba: la cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra, con el cálculo a la vista.
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Para seguir leyendo sobre OCR
- OCR de factura de proveedorEl documento que la recepción contradice o confirma, línea por línea.
- El pedido de compra, leído partida por partidaEl compromiso con el que debe compararse cada cantidad recibida.
- Recepción automática de facturasCorreo, carga, portal, EDI, papel escaneado: cinco canales, un solo flujo.
- Anexos y lotesCuatro facturas grapadas, cuatro tratamientos: anexos, partes de horas y albaranes vinculados al documento correcto.
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