OCR
Anexos y lotes: cuatro facturas grapadas, cuatro tratamientos
La división automática de lotes separa un PDF que contiene cuatro facturas en cuatro documentos distintos. El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) lee las páginas; el agente Capture decide dónde empieza y dónde acaba cada factura y vincula anexos, partes de horas y albaranes al documento correcto.
El problema
Un archivo no es un documento
La digitalización produce archivos, no documentos. Una pila escaneada de una sola vez se convierte en un PDF de ochenta páginas con veinte facturas, sus anexos y dos albaranes perdidos. Tratado como un documento único, el conjunto da una factura con importe falso y diecinueve facturas perdidas. Para situar esta etapa, vea lo que cubre el OCR antes del control.
También ocurre lo contrario: una factura repartida en tres archivos porque el escáner se detuvo, o un anexo enviado por separado al día siguiente. La unidad de tratamiento correcta no es el archivo ni la página: es el documento. Y nadie lo declara.
El asunto se trata a menudo como una cuestión de archivo. En realidad decide qué es verificable. Una factura de servicios sin su parte de horas no se puede controlar: el importe es plausible y nada permite decir si corresponde al trabajo validado. Una factura de materiales sin su albarán no se puede conciliar, y una certificación de obra sin su medición no se puede justificar. En todos esos casos la pieza existe, se envió, y simplemente no está vinculada.
Las organizaciones lo compensan a mano. Alguien abre el PDF, corta, renombra, vuelve a subirlo. Es un trabajo invisible: no aparece en ningún cuadro de mando y condiciona todo lo que viene después.
Cómo se divide un lote
La división no depende de una página separadora colocada por el usuario. Se deduce del contenido.
- Fronteras de documento
- Cambio de número de factura, de fecha, de encabezado del proveedor, reaparición de un bloque de dirección: señales que marcan el inicio de un documento nuevo.
- Tipos de documento reconocidos
- Factura, nota de crédito, anexo tarifario, parte de horas, albarán de entrega, acta de recepción, ticket de pesaje: cada pieza recibe su tipo.
- Vinculación con la factura correcta
- Un anexo se vincula por su número de factura, su periodo, su obra o su pedido, nunca solo por su posición en el archivo.
- Piezas repartidas en varios archivos
- Dos cargas distintas con el mismo número y el mismo periodo se reúnen en un solo documento, con el rastro de ambos archivos.
- Páginas no facturables
- Páginas en blanco, hojas de portada, acuses de envío y copias duplicadas se apartan sin eliminarse: siguen siendo consultables.
- Trazabilidad de la división
- Cada documento producido conserva su archivo de origen y el intervalo de páginas del que proviene. Una división se verifica, y se corrige.
La división produce dos informaciones que a menudo se olvida pedir. La primera es la lista de piezas esperadas y ausentes: una factura de obra que anuncia una medición ausente de la carga se señala como incompleta antes de la validación. La segunda es el sentido de la vinculación: un anexo puede afectar a varias facturas de un mismo periodo, y entonces el vínculo es múltiple en lugar de arbitrario. Ninguna pieza se vincula por defecto a la primera factura encontrada.
El resultado es una lista de documentos tipificados, cada uno completo y vinculado a sus anexos. Es esa lista la que alimenta el control, no el archivo cargado.
Lo que cambia
El anexo deja de ser un problema de archivo y pasa a ser una prueba utilizable.
- Un parte de horas vinculado a su factura hace verificable la prestación: las horas facturadas se comparan con las horas validadas.
- Un albarán adjunto permite conciliar las cantidades sin buscarlo en otro sistema.
- Un anexo tarifario unido al contrato pasa a ser un tarifario oponible, en la fecha en que se aplica.
- La carga masiva vuelve a ser posible: una pila escaneada de una vez ya no obliga a nadie a dividirla a mano.
La ganancia se ve primero en los expedientes en litigio. Una reclamación que se apoya en un parte de horas y un albarán vinculados se defiende con un adjunto, no con una reconstrucción. Y como la división es determinista, se repite de forma idéntica: la misma carga produce el mismo resultado, hoy y dentro de seis meses. Su ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) sigue siendo la fuente de verdad.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
La suscripción cubre la extracción, división de lotes incluida; el recuento se hace sobre las páginas procesadas. El control de sus condiciones negociadas es el paso siguiente y se dimensiona con usted: el detalle de los volúmenes mensuales lo precisa nivel por nivel.
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Hay que insertar una página separadora entre las facturas?
No. Las fronteras se deducen del contenido: número, fecha, encabezado, bloque de dirección. Una página separadora, cuando existe, se reconoce como tal y queda fuera del documento.
¿Cómo se vincula un anexo con la factura correcta?
Por lo que contiene: número de factura, periodo, obra, número de pedido. A falta de una correspondencia cierta, la pieza se señala como no vinculada, con su motivo.
¿Qué ocurre con una pieza que no se vincula a ninguna factura?
Permanece en el flujo, tipificada y consultable, con la mención «no vinculada» y su motivo. Nada se elimina ni se archiva a la fuerza: un anexo huérfano suele ser una factura que aún no ha llegado, y la vinculación se hace en cuanto llega.
¿Qué documentos trata Zylio?
Facturas, contratos y adendas, listas de precios y tarifarios, presupuestos, pedidos de compra, albaranes de entrega, notas de crédito, extractos, en PDF nativo, escaneo, foto o formato estructurado, en varios idiomas y divisas.
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Más de 5 millones de documentos de compras analizados
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Seguir con el OCR
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- Documentos extensosTreinta páginas de tabla, sin perder una línea al final.
- Cinco canales de llegada, un solo flujoCorreo, papel escaneado, portal de proveedor, EDI, plataforma.
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