OCR
OCR bon de livraison : les quantités reçues, réellement comparées
L’OCR bon de livraison applique la reconnaissance optique de caractères au document de réception : quantités livrées, unités, colis, numéros de lot, réserves. L’agent Capture les rend ligne à ligne, avec la position exacte de chaque valeur, pour que la réception puisse ensuite être confrontée à la commande. Extraire, puis confronter.
Le problème
Le bon de livraison est la seule pièce qui dit ce qui est réellement arrivé
Le bon de livraison n’a pas la solennité d’une facture. Il est souvent manuscrit pour partie, photographié par un magasinier, tamponné, annoté d’une réserve dans la marge. Il est pourtant la seule pièce du dossier qui dise ce qui est physiquement arrivé sur le quai : ni ce qui a été commandé, ni ce qui a été facturé. Le principe reste celui de tout le reste du domaine : lire un document, puis vérifier ce qu’il contient, et il vaut ici pour chaque quantité annoncée.
Dans la pratique, la quantité livrée n’est comparée à la commande qu’une fois sur dix, à la main, quand un litige éclate. Le reste du temps la facture est payée sur la foi du bon, et l’écart de réception se découvre à l’inventaire, six mois plus tard, sans pièce pour l’étayer. Les cas sont toujours les mêmes : une livraison partielle sans mention de reliquat, un colis facturé alors que la palette est arrivée entamée, une unité de manutention prise pour une unité de vente : douze cartons de douze pièces devenus douze pièces. Chacun de ces écarts est lisible sur le document, à condition que le document ait été lu en entier.
Ce que nous extrayons d’un bon de livraison
Les champs ci-dessous sont attendus par défaut, y compris sur un bon scanné de travers ou photographié au téléphone. Chaque valeur reste reliée à l’endroit du document où elle a été lue, et porte son niveau de certitude.
- Entête
- L’identification du bon et son rattachement à l’engagement. Sans référence de commande, une réception ne se rapproche de rien.
- Lignes livrées
- Ce qui est arrivé, article par article. La désignation est conservée telle qu’elle est écrite : c’est parfois le seul moyen de retrouver la ligne de commande.
- Unités et conditionnement
- La source d’erreur la plus banale et la plus coûteuse : le fournisseur compte en colis, votre commande est passée en pièces.
- Traçabilité
- Exigée en agroalimentaire, en santé et en industrie réglementée, et indispensable au rappel comme à la garantie.
- Écarts annoncés
- Ce que le fournisseur ou le magasinier a écrit noir sur blanc, y compris à la main dans la marge.
Seize champs, dont trois sont fréquemment manuscrits. Un bon de livraison résumé à un numéro et une date ne sert à rien : ce qui compte est la quantité, dans l’unité où elle a été comptée, et la réserve écrite à la main sous le tampon.
Le contrôle qui suit
Quantité livrée confrontée à la commande
Ligne à ligne, sur la commande d’origine et non sur la facture : une facture n’est pas une preuve de réception.
Conversion des unités
Colis, palettes, unités de manutention, unités de vente : tout est ramené à l’unité de votre commande avant la comparaison, avec le calcul affiché.
Reliquat suivi
Une livraison partielle ouvre une attente. Elle reste ouverte jusqu’à la livraison du solde ou jusqu’à l’annulation du reste à livrer.
Écart de réception chiffré avant paiement
L’écart est exprimé en quantité et en montant, le bon et la commande côte à côte, avant que la facture ne parte en paiement.
Le rapprochement à trois voies (commande, réception, facture) ne devient possible que si les trois pièces ont été lues avec le même soin. L’extraction, elle, se souscrit seule et suit vos volumes mensuels. Le rapprochement se cadre ensuite avec vous, sur devis.
Capture
Rassemblez et consolidez toutes vos données d’achats.
Collecte par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, scan, API ou export ERP. Lecture de tous les formats (PDF natif, scan, photo, tableur, flux structuré), puis extraction ligne à ligne : fournisseur, références, quantités, prix unitaires, remises, taxes, conditions.
Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Le forfait couvre l’extraction. Le contrôle de vos conditions négociées et le rapprochement des pièces sont l’étape suivante et se dimensionnent avec vous, parce qu’il faut y raccorder vos commandes, vos tolérances et vos circuits de validation.
Voir les tarifsRien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Un bon de livraison manuscrit est-il exploitable ?
Oui. Les mentions manuscrites (réserve, quantité corrigée, reliquat) sont extraites comme les champs imprimés, avec leur position dans la page et leur niveau de certitude, pour que le doute reste visible au lieu de passer inaperçu.
Et si la quantité est en colis quand la commande est en pièces ?
L’unité de mesure et l’unité de manutention sont extraites séparément, sans être fusionnées. La conversion vers l’unité de la commande relève du rapprochement, qui affiche le facteur appliqué.
Faut-il des données parfaitement propres ?
Non. L’agent Capture est conçu pour des documents hétérogènes et des référentiels incomplets ; la structuration fait partie du livrable.
Comment vérifier une conclusion de Zylio ?
Chaque écart s’ouvre sur sa preuve : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, avec le calcul affiché.
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À lire ensuite sur l’OCR
- OCR facture fournisseurLa pièce que la réception vient contredire ou confirmer, ligne à ligne.
- Le bon de commande, lu poste par posteL’engagement auquel toute quantité reçue doit se comparer.
- Réception automatique des facturesMail, dépôt, portail, EDI, papier scanné : cinq canaux, un seul flux.
- Annexes et liassesQuatre factures agrafées, quatre traitements : annexes, relevés d’heures et bons de livraison rattachés au bon document.
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