OCR
OCR de extracto de proveedor: ver lo que falta y lo que se pagó dos veces
El extracto de proveedor es el único documento que dice lo que su proveedor cree que usted le debe: periodo, saldos, facturas abiertas, notas de crédito, anticipos. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) lo lee por completo y Zylio devuelve cada línea por separado, con su posición exacta en la página, para que la comparación con su contabilidad sea posible.
El problema
El extracto de proveedor es el único documento que dice lo que su proveedor cree que usted le debe
El extracto llega una vez al mes, como adjunto, y casi siempre acaba en una carpeta. No es una factura ni una nota de crédito: es el punto de vista del proveedor sobre su cuenta en una fecha dada. Eso es lo que lo hace valioso, y también la razón por la que nadie lo lee: habría que comparar cada línea con su libro auxiliar. El planteamiento es exactamente el que resume extraer, confrontar, probar, aplicado aquí a un documento que nadie abre.
En él se leen cuatro situaciones, y ninguna es visible en otro sitio. Una factura figura en el extracto y nunca llegó a su empresa: faltará en el cierre. Una factura que usted ha pagado sigue abierta en el extracto: el pago no se ha aplicado y saldrá una reclamación. Una nota de crédito anunciada por el proveedor nunca se ha imputado: el dinero se le debe y nadie lo reclama. Un anticipo pagado no se ha deducido: la misma prestación se pagará dos veces. Cada una de esas cuatro líneas está en el extracto del mes, a condición de haberlo leído por completo.
Lo que extraemos de un extracto de proveedor
Un extracto es una tabla, a menudo larga, a veces repartida en diez páginas, exportada por un sistema de facturación que no previó que alguien la releyera. Los campos siguientes se extraen línea por línea, cada uno unido a su posición en la página.
- Marco del extracto
- El encuadre del documento. Un saldo de cierre que no coincide con la suma de las líneas leídas se señala en lugar de aceptarse tal cual.
- Facturas abiertas, línea por línea
- El núcleo del extracto: lo que el proveedor considera impagado, documento por documento, con el vencimiento que aplica por su parte.
- Movimientos accesorios
- Las líneas que no son facturas y que sin embargo mueven el saldo. Ahí están las notas de crédito olvidadas.
Solo diez campos, pero repetidos en tantas líneas como contenga la cuenta: varios cientos en un proveedor de suministros. El valor de un extracto no está en un campo: está en la exhaustividad de la lista.
El control que viene después
Facturas que faltan por su parte
Un documento abierto en el extracto y ausente de su contabilidad es una factura nunca recibida, o perdida en el camino. Faltará en el cierre.
Facturas pagadas ausentes del extracto
El pago no se ha aplicado en casa del proveedor: la conciliación lo muestra antes de que salga una reclamación y antes de que se prepare un segundo pago.
Notas de crédito anunciadas y nunca imputadas
Una nota de crédito que figura en el extracto y nunca se deduce de un pago es dinero que se le debe y que nadie reclama.
Desvío de aplicación cuantificado
La diferencia entre el saldo del proveedor y el suyo se desglosa línea por línea, con el motivo de cada diferencia.
Esa conciliación de cuentas corresponde a un agente conectado con su contabilidad. La extracción del extracto, en cambio, sigue la tarificación por página. La conciliación se dimensiona con usted, mediante presupuesto.
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Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
La tarifa cubre la extracción. La conciliación con su contabilidad auxiliar es el paso siguiente y se dimensiona con usted, porque hay que conectarla con sus asientos, sus reglas de aplicación y sus circuitos de validación.
Ver los preciosNada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Se extrae por completo un extracto de diez páginas?
Sí. Las líneas no se detienen en la primera página: un extracto truncado a las veinte líneas no tiene ningún valor de control, ya que el desvío puede estar en cualquier punto de la lista.
¿El extracto sustituye a las facturas?
No, y la distinción importa: un extracto no es un documento contable. No justifica ni un asiento ni un pago. Sirve para detectar lo que falta y después reclamar el documento correspondiente.
¿Cómo verificar una conclusión de Zylio?
Cada desvío se abre sobre su prueba: la cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra, con el cálculo a la vista.
¿Zylio sustituye a mi ERP?
No. Su ERP gestiona el proceso y sigue siendo la fuente de verdad. Zylio trata la excepción, por encima, y reinyecta los resultados. Ningún desarrollo adicional en su sistema.
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- Alojamiento
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