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OCR relevé fournisseur : repérer ce qui manque et ce qui a été payé deux fois

Le relevé fournisseur est le seul document qui vous dise ce que votre fournisseur pense que vous lui devez : période, soldes, factures ouvertes, avoirs, acomptes. La reconnaissance optique de caractères (OCR) le lit en entier, et Zylio rend chaque ligne séparément, avec sa position exacte dans la page, pour que la comparaison avec votre comptabilité devienne possible.

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Le problème

Le relevé fournisseur est le seul document qui vous dit ce que votre fournisseur pense que vous lui devez

Le relevé arrive une fois par mois, en pièce jointe, et il finit presque toujours dans un dossier. Il n’est ni une facture ni un avoir : c’est le point de vue du fournisseur sur votre compte, à une date donnée. C’est ce qui le rend précieux, et c’est aussi pourquoi personne ne le lit : il faudrait comparer chaque ligne à votre balance auxiliaire. La démarche est exactement celle que résume extraire, confronter, prouver, appliquée ici à un document que personne n’ouvre.

Quatre situations s’y lisent, et aucune n’est visible ailleurs. Une facture figure au relevé et n’est jamais arrivée chez vous : elle manquera à la clôture. Une facture que vous avez payée reste ouverte au relevé : le règlement n’a pas été lettré, et une relance partira. Un avoir annoncé par le fournisseur n’a jamais été imputé : l’argent vous est dû et personne ne le réclame. Un acompte versé n’a pas été déduit : la même prestation sera payée deux fois. Chacune de ces quatre lignes se trouve dans le relevé du mois, à condition de l’avoir lu en entier.

Ce que nous extrayons d’un relevé fournisseur

Un relevé est un tableau, souvent long, parfois étalé sur dix pages, exporté par un système de facturation qui n’a pas prévu qu’on le relise. Les champs ci-dessous sont extraits ligne à ligne, chacun relié à sa position dans la page.

Cadre du relevé: Le cadrage du document. Un solde de clôture qui ne correspond pas à la somme des lignes lues est signalé plutôt que retenu tel quel.; Période
Solde d’ouverture
Solde de clôture
Factures ouvertes, ligne à ligne: Le cœur du relevé : ce que le fournisseur considère comme non réglé, pièce par pièce, avec l’échéance qu’il applique de son côté.; Numéro de facture
Date de facture
Montant
Date d’échéance
Mouvements annexes: Les lignes qui ne sont pas des factures et qui déplacent pourtant le solde. C’est là que se trouvent les avoirs oubliés.; Avoirs émis
Acomptes
Écritures de régularisation

Dix champs seulement, mais répétés sur autant de lignes que le compte en contient : plusieurs centaines pour un fournisseur de fournitures. L’intérêt d’un relevé ne tient pas à un champ : il tient à l’exhaustivité de la liste.

Le contrôle qui suit

Factures manquantes de votre côté
Une pièce ouverte au relevé et absente de votre comptabilité est une facture jamais reçue, ou perdue en route. Elle manquera à la clôture.
Factures payées absentes du relevé
Le règlement n’a pas été lettré chez le fournisseur : le rapprochement le montre avant qu’une relance ne parte, et avant qu’un second paiement ne soit préparé.
Avoirs annoncés jamais imputés
Un avoir figurant au relevé et jamais déduit d’un paiement est de l’argent qui vous est dû, et que personne ne réclame.
Écart de lettrage chiffré
L’écart entre le solde du fournisseur et le vôtre est décomposé ligne par ligne, avec le motif de chaque différence.

Ce rapprochement de comptes relève d’un agent raccordé à votre comptabilité. L’extraction du relevé, elle, suit la tarification à la page. Le rapprochement se dimensionne avec vous, sur devis.

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Ce que Capture détecte

Documents longs et tableaux multi-pages
Mises en page inconnues
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Scans médiocres et écriture manuscrite

Le forfait couvre l’extraction. Le rapprochement avec votre comptabilité auxiliaire est l’étape suivante et se dimensionne avec vous, parce qu’il faut y raccorder vos écritures, vos règles de lettrage et vos circuits de validation.

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Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.

La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.

Questions fréquentes

Un relevé de dix pages est-il extrait en entier ?

Oui. Les lignes ne s’arrêtent pas à la première page : un relevé tronqué au bout de vingt lignes n’a aucune valeur de contrôle, puisque l’écart peut se trouver n’importe où dans la liste.

Le relevé remplace-t-il les factures ?

Non, et la distinction compte : un relevé n’est pas une pièce comptable. Il ne justifie ni une écriture ni un paiement. Il sert à repérer ce qui manque, puis à réclamer la pièce correspondante.

Comment vérifier une conclusion de Zylio ?

Chaque écart s’ouvre sur sa preuve : la clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte, avec le calcul affiché.

Est-ce que Zylio remplace mon ERP ?

Non. Votre ERP gère le processus et reste la source de vérité. Zylio traite l’exception, par-dessus, et réinjecte les résultats. Aucun développement supplémentaire dans votre système.

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