OCR pour la comptabilité fournisseurs : la fin de la saisie

Les trois gestes qui prennent le temps du poste

Le rapprochement à trois voies

Commande, bon de livraison, facture : les trois pièces sont lues à la ligne, pas seulement au total. Quantités reçues, réceptions partielles, reliquats annoncés, unités de mesure à convertir sont mis en regard poste par poste. Ce qui ne se rapproche pas remonte avec son motif, au lieu de rester en attente sans explication.

L’imputation, proposée

L’imputation comptable et analytique est proposée d’après la nature de la prestation et les imputations retenues les fois précédentes, y compris quand l’axe analytique ne vit dans vos données que sous forme de texte libre. Le lettrage et l’échéancier partent alors de valeurs déjà lues, avec leur date d’échéance et leurs conditions de paiement.

Le bon à payer, instruit

Le circuit de validation est déterminé par vos seuils et vos délégations de pouvoir, pas par une habitude locale. Les écarts sont qualifiés avant l’envoi au valideur : moins de relances de valideurs, moins d’allers-retours par courriel, et un backlog qui cesse de se reconstituer à chaque clôture.

Rien de tout cela n’est une décision : c’est un dossier. Le comptable reçoit une proposition d’imputation, un rapprochement fait et des écarts nommés, chacun relié à la pièce qui le justifie. Il instruit, vous tranchez.

Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.

• La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
• Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
• Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
• Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
• L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.