OCR para cuentas a pagar: el fin de la grabación de datos

Los tres gestos que consumen el puesto

La conciliación a tres vías

Pedido, albarán de entrega y factura: los tres documentos se leen línea a línea, no solo por el total. Cantidades recibidas, entregas parciales, pendientes anunciados y unidades de medida por convertir se contrastan partida por partida. Lo que no concilia se eleva con su motivo, en lugar de quedarse en espera sin explicación.

La imputación, propuesta

La imputación contable y analítica se propone según la naturaleza de la prestación y las imputaciones aplicadas en ocasiones anteriores, incluso cuando el eje analítico solo existe en sus datos como texto libre. La conciliación de partidas y el calendario de vencimientos parten entonces de valores ya leídos, con su fecha de vencimiento y sus condiciones de pago.

El visto bueno para pagar, instruido

El circuito de validación lo determinan sus umbrales y sus delegaciones de poder, no una costumbre local. Las desviaciones se califican antes de enviar el expediente al validador: menos reclamaciones a los validadores, menos idas y venidas por correo y un atraso que deja de reconstruirse en cada cierre.

Nada de todo esto es una decisión: es un expediente. El contable recibe una propuesta de imputación, una conciliación hecha y desviaciones nombradas, cada una vinculada al documento que la justifica. Él instruye, usted decide.

Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.

• La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
• Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
• El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
• Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
• El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.