OCR
OCR devis : comparer ce qui est réellement comparable
L’OCR devis fournisseur applique la reconnaissance optique de caractères à une offre reçue : numéro, durée de validité, postes chiffrés, options, frais annexes. L’agent Capture rend chaque poste séparément, dans l’unité où il a été chiffré, pour que deux offres puissent ensuite être remises sur la même grille. Extraire, puis normaliser.
Le problème
Deux devis ne se comparent jamais ligne à ligne, sauf si quelqu’un a remis les unités d’aplomb
Trois fournisseurs répondent à la même demande. Le premier chiffre au mètre linéaire, le deuxième au forfait avec une décomposition du prix global et forfaitaire (DGPF) en annexe, le troisième à l’unité avec une option « recommandée » qui n’apparaît qu’en page 4. Les trois totaux sont sur la table, et ils ne veulent rien dire l’un par rapport à l’autre. Le principe est celui qu’expose la page d’ensemble sur l’extraction de documents : lire d’abord, remettre d’aplomb ensuite.
Car l’écart entre deux offres se cache rarement dans le prix affiché. Il est dans le frais de dossier facturé une seule fois, dans le minimum de commande qui rend le prix unitaire théorique, dans la variante recommandée qui devient obligatoire à l’usage, dans la validité de quinze jours qui expire avant l’attribution, dans le délai de paiement plus court que celui de votre contrat cadre. Remettre trois devis sur la même grille demande une demi-journée par consultation : c’est pour cela que ce n’est presque jamais fait.
Ce que nous extrayons d’un devis
Les champs ci-dessous sont attendus par défaut, sur un devis mis en page à sa façon par chaque fournisseur. Chaque valeur reste reliée à l’endroit exact où elle a été lue, annexes comprises.
- Entête et validité
- Une offre expirée n’est plus une offre : la durée de validité décide de ce qui engage encore le fournisseur au moment de l’attribution.
- Postes chiffrés
- Chaque poste est rendu séparément, dans l’unité où il a été chiffré, sans agrégation ni arrondi de confort.
- Options, variantes et forfait
- La décomposition du prix global et forfaitaire (DGPF) est le seul moyen de comparer un forfait à des prix unitaires. Quand elle existe, elle est extraite poste par poste.
- Remises et frais
- Les montants que le total ne montre pas et qui suffisent à changer le classement d’une consultation.
- Conditions commerciales
- Un prix unitaire adossé à un minimum de commande de deux palettes n’est pas le même prix, et un délai plus long a un coût.
Seize champs, dont cinq n’apparaissent jamais dans le total. Comparer trois offres sur leur montant global revient à comparer trois périmètres différents ; les comparer poste par poste, dans la même unité, est une autre affaire.
Le contrôle qui suit
Normalisation des unités et des périmètres
Mètre linéaire, unité, forfait, lot : les postes sont ramenés à une base commune, avec la conversion affichée pour pouvoir être discutée.
Détection des coûts cachés
Frais de dossier, option devenue obligatoire, minimum de commande, transport non inclus : ce qui n’est pas dans le total remonte à part.
Comparaison au coût complet
Le prix retenu est celui que vous paierez réellement sur le volume prévu, frais et remises inclus, pas le prix de la première ligne.
Écart à la demande d’achat
Ce qui a été chiffré est confronté à ce qui a été demandé : poste manquant, poste ajouté, quantité modifiée sans explication.
Cette mise à plat relève d’un agent dédié, qui remet les propositions sur une même grille et affiche ses conversions. L’extraction seule, elle, se paie à la page, par paquet mensuel. Le reste se dimensionne avec vous, sur devis.
Capture
Rassemblez et consolidez toutes vos données d’achats.
Collecte par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, scan, API ou export ERP. Lecture de tous les formats (PDF natif, scan, photo, tableur, flux structuré), puis extraction ligne à ligne : fournisseur, références, quantités, prix unitaires, remises, taxes, conditions.
Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Le forfait couvre l’extraction. La mise en comparaison des offres et le contrôle de vos conditions négociées sont l’étape suivante et se dimensionnent avec vous, parce qu’il faut y raccorder vos demandes d’achat et vos règles de décision.
Voir les tarifsRien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Un devis au forfait peut-il se comparer à un devis au prix unitaire ?
Seulement si le forfait est décomposé. La décomposition du prix global et forfaitaire (DGPF), lorsqu’elle est fournie, est extraite poste par poste : c’est elle qui rend les deux offres comparables. À défaut, l’écart de périmètre est signalé plutôt que masqué.
Les options sont-elles extraites séparément du prix de base ?
Oui. Une option laissée dans le total gonfle une offre sans qu’on sache pourquoi. Options et variantes sont rendues comme des postes distincts, avec leur caractère obligatoire ou facultatif tel qu’il est écrit sur le document.
Quels documents Zylio traite-t-il ?
Factures, contrats et avenants, grilles tarifaires et BPU, devis, bons de commande, bons de livraison, avoirs, relevés, en PDF natif, scan, photo ou format structuré, dans plusieurs langues et devises.
Faut-il des données parfaitement propres ?
Non. L’agent Capture est conçu pour des documents hétérogènes et des référentiels incomplets ; la structuration fait partie du livrable.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
À lire ensuite sur l’OCR
- Le bon de commande qui suivraL’engagement qui doit reprendre le poste retenu, au prix retenu.
- La grille de prix du contratLe contrat cadre auquel une offre ponctuelle devrait déjà obéir.
- Offres en plusieurs langues et devisesFormats de date, séparateurs, symboles monétaires : tout est normalisé.
- OCR facture fournisseurChaque ligne extraite, chaque prix vérifié : l’extraction est la première étape, pas le résultat.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process