OCR
Extraction de données pour les achats : le prix payé devient un argument
L’extraction de données pour les achats transforme des documents dormants en historique de prix interrogeable : références, quantités, prix unitaires, remises et conditions, ligne à ligne. Le prix réellement facturé devient une base de négociation. Le forfait couvre l’extraction ; la confrontation à vos conditions négociées est l’étape suivante.
Le problème
Le prix négocié est écrit. Le prix payé, personne ne l’a jamais relu
La grille tarifaire est signée, la mercuriale est à jour, et personne ne sait dire si les prix appliqués le mois dernier étaient les bons. Les prix réellement facturés vivent dans des documents séparés : un par facture, un par entité, un par fournisseur. Aucun d’eux n’entre dans un tableau croisé.
La lecture automatique est le premier outil auquel on pense, et à raison : ce que l’OCR extrait d’un document d’achat (l’OCR étant la reconnaissance optique de caractères) énumère les champs attendus par type de pièce. Elle rend une donnée propre. Elle ne rend pas encore un argument.
Un prix bien lu n’est pas un prix vérifié. L’argument naît de la mise en regard : le prix facturé contre le bordereau de prix unitaires (BPU), le palier de dégressivité contre le volume réellement commandé, la remise de fin d’année (RFA) contre la base de calcul convenue.
Ce que l’extraction rend négociable
- Le taux de couverture contractuelle
- Quelle part de la dépense passe réellement sous contrat négocié ? La question suppose de savoir ce qui a été acheté, à qui, à quel prix et sous quelle référence. Une fois les lignes extraites, les achats hors cadre se comptent au lieu de se supposer, et se rattachent à un fournisseur et à une famille d’achat.
- Les paliers et les remises
- Volumes cumulés par référence et par entité, paliers de dégressivité franchis, remises de fin d’année à réclamer, frais annexes qui ne figuraient dans aucune grille : les valeurs étaient déjà dans vos factures et vos BPU. Elles n’étaient simplement pas lisibles ensemble.
- La préparation d’une renégociation
- Un dossier de renégociation se construit sur l’historique : dispersion du prix d’une même référence entre entités, dérive d’une mercuriale au fil des avenants, dépendance mono-source sur une famille sensible. C’est de l’extraction, puis de la comparaison à périmètre égal.
Le fournisseur ne discute pas une impression. Il discute une ligne, une date, une référence et un écart chiffré, tirés de ses propres documents. Il instruit, vous tranchez.
Capture
Rassemblez et consolidez toutes vos données d’achats.
Collecte par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, scan, API ou export ERP. Lecture de tous les formats (PDF natif, scan, photo, tableur, flux structuré), puis extraction ligne à ligne : fournisseur, références, quantités, prix unitaires, remises, taxes, conditions.
Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Extraire d’abord, confronter ensuite
Le forfait couvre l’extraction. Le contrôle de vos conditions négociées est l’étape suivante et se dimensionne avec vous.
- L’extraction : poste par poste, avec les unités, les remises et les conditions telles qu’elles sont écrites.
- Le contrôle : chaque ligne facturée confrontée au contrat cadre, au BPU, à la mercuriale et aux clauses d’indexation.
- La restitution : un historique interrogeable par fournisseur, par référence et par entité, exportable vers vos outils d’analyse.
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Un BPU se lit-il aussi bien qu’une facture ?
Ce n’est pas le même objet. Une facture liste ce qui a été livré ; un bordereau de prix unitaires liste ce qui a été convenu, souvent sur plusieurs pages, avec des unités, des minima et des révisions. Les deux sont extraits, puis rapprochés référence par référence.
Peut-on comparer des prix venus de plusieurs entités et de plusieurs devises ?
Oui, à condition de ramener les lignes à une même base : unité de mesure convertie, devise et date de change explicites, périmètre de prestation équivalent. C’est la condition d’une comparaison défendable en comité.
Quels documents Zylio traite-t-il ?
Factures, contrats et avenants, grilles tarifaires et BPU, devis, bons de commande, bons de livraison, avoirs, relevés, en PDF natif, scan, photo ou format structuré, dans plusieurs langues et devises.
Faut-il des données parfaitement propres ?
Non. L’agent Capture est conçu pour des documents hétérogènes et des référentiels incomplets ; la structuration fait partie du livrable.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
À lire ensuite
- Extraire, puis confronter, puis prouverLe pilier du cocon : la chaîne complète, de la lecture à la preuve.
- Lire un contrat et son BPUTransformer un PDF signé en grille de prix réellement contrôlable.
- Mettre des devis à platOptions, variantes, frais annexes : comparer ce qui est comparable.
- Plusieurs langues, plusieurs devisesFormats de date, séparateurs, taxes locales : ce qui ne bloque plus.
- Bon de commandeLa référence de ce que vous avez engagé : poste, quantité, prix unitaire négocié, délai, imputation.
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