Documents d’achat
Normalisation IA : vos documents d’achat ramenés à une même structure, ligne par ligne, preuve à l’appui
La normalisation IA ramène tous vos documents d’achat (devis, BPU, catalogues, grilles tarifaires, avenants) à une même structure : mêmes champs, mêmes unités, mêmes références. Capture lit chaque document dans son format d’origine, reconnaît sa structure et met chaque ligne au standard, reliée à l’endroit où elle a été lue. Le résultat se compare, se contrôle et s’interroge.
Le problème
Vos prix existent déjà. Ils sont enfermés dans des documents
Un contrat cadre, sa grille tarifaire en annexe, un catalogue fournisseur, une mercuriale mise à jour chaque trimestre, des devis chaque semaine : la même connaissance, dans dix structures différentes.
Un BPU de douze mille lignes en PDF
La grille existe, elle est signée, elle vaut référence. Mais elle est dans une annexe de deux cents pages et personne ne la confronte à rien. 12 000+ lignes tarifaires par contrat cadre, règles de prix incluses.
Un même article sous trois références
Référence fabricant dans le catalogue, référence fournisseur sur le devis, référence interne dans l’ERP. Sans alignement, l’historique de prix est en trois morceaux.
Des unités qui ne se parlent pas
Le catalogue chiffre au carton, le BPU à l’unité, le devis au lot. La comparaison suppose une conversion que le tableur ne connaît pas.
Le mécanisme
Lire, reconnaître, aligner : ce que fait l’agent sur chaque document
Capture lit le document dans son format d’origine (PDF natif, scan, image, tableur, flux structuré) et en reconnaît la structure. Pour un devis : en-tête, lignes, options, conditions. Pour un BPU ou une grille tarifaire : postes, unités, prix, paliers, règles de remise, dates d’effet. Pour un catalogue : références, désignations, conditionnements, prix publics et prix négociés. Un tableau sur cent pages, une colonne fusionnée, une note de bas de page qui modifie un prix ne sont pas perdus.
La reconnaissance aligne ensuite chaque ligne sur votre référentiel. La désignation est rattachée à un poste de votre nomenclature et, quand il existe, à l’article déjà connu sous une autre référence. L’unité est explicitée et ramenée à celle de référence, facteur affiché. La devise, la date d’effet et la règle de prix (palier, remise, formule de révision) sont extraites comme des données, pas comme du texte. Un catalogue de dix mille références et un devis de dix lignes suivent le même chemin.
Tout ce qui a été décidé est visible : rattachement, conversion, motif, score de confiance. Ce qui n’est pas certain est signalé, jamais deviné. Le document normalisé rejoint votre référentiel où Compare peut le confronter à d’autres offres, Compliance à des factures, et où vous pouvez le retrouver, ligne par ligne, des mois plus tard. L’original reste accessible en un clic depuis chaque valeur.
Comment une grille tarifaire contractuelle est lue et structurée, règles comprises.
Quels documents
Six documents d’achat, une même structure
Devis
Lignes, options, frais, conditions : chaque devis reçu rejoint le standard, quel que soit son fournisseur ou son format.
BPU et grilles tarifaires
Postes, unités, prix, paliers de volume, dates d’effet : la grille devient une référence confrontable, ligne par ligne.
Catalogues fournisseurs
Références, conditionnements, prix publics et négociés, alignés sur votre nomenclature et vos articles connus.
Mercuriales
Chaque mise à jour lue et datée ; l’ancien prix et le nouveau coexistent, avec leur période de validité.
Contrats et avenants
Clauses de prix, de remise, de révision et de pénalité extraites comme des règles, rattachées au fournisseur et à la période.
Bons de commande
Les commandes passées, au même standard, pour que le prix commandé se compare au prix négocié et au prix facturé.
Le parcours
Quatre temps, pour chaque document
Le même parcours pour un devis d’une page et une mercuriale de mille lignes. Vous n’intervenez que sur ce qui est signalé.
- 01
Réception
Boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, API ou export de votre ERP. Chaque document est détecté et rattaché à son fournisseur.
- 02
Transformation
La structure est reconnue par un modèle de vision-langage récent ; chaque ligne est extraite avec sa position dans le document.
- 03
Normalisation
Champs, unités, références, règles de prix et dates sont ramenés au standard de votre référentiel, transformation affichée.
- 04
Validation
Les points incertains vous sont présentés. Vous validez ou corrigez ; le document normalisé est disponible dans vos outils.
Ce que ça change
Ce que vous obtenez, par métier
Pour les achats, une vision unifiée des offres et des prix négociés, une comparaison possible dès réception, et un suivi des prix contractuels qui ne dépend plus de qui a ouvert l’annexe. Pour la finance, des données de référence fiables pour préparer les écritures, contrôler les factures et répondre aux commissaires aux comptes, avec une traçabilité complète jusqu’au document source. Pour les opérationnels, une validation rapide et moins de ressaisie.
Dans la durée, c’est un référentiel qui vit : chaque document normalisé enrichit l’historique des prix, chaque correction est mémorisée pour le fournisseur concerné, et aucun modèle n’est entraîné sur vos données. Plus de 5 millions de documents d’achats analysés, tous formats, langues et structures confondus.
Le cas d’usage : un contrat signé devient une référence de prix confrontable.
Vos outils
Compatible avec vos ERP, sans y toucher
Zylio lit les exports et les API de SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid ou Workday, et rend les documents normalisés dans le format que vos outils attendent : export multi-formats, API ouverte, connecteurs standards. Rien n’est écrit dans votre ERP sans votre décision. Hébergement en France, ISO 27001, SOC 2 Type II, piste d’audit complète.
Ce que Zylio lit, ce qu’il rend, et ce qu’il ne modifie jamais.
Capture
Rassemblez et consolidez toutes vos données d’achats.
Collecte par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, scan, API ou export ERP. Lecture de tous les formats (PDF natif, scan, photo, tableur, flux structuré), puis extraction ligne à ligne : fournisseur, références, quantités, prix unitaires, remises, taxes, conditions.
Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Quels formats et quelles langues sont pris en charge ?
PDF natif ou scanné, image, tableur, mail avec pièces jointes, flux structuré, export ERP. Les documents en plusieurs langues et devises sont lus dans leur langue et devise d’origine ; les conversions nécessaires sont affichées avec leur taux et leur date. Les tableaux multi-pages et les annexes sont lus intégralement.
Un BPU de plusieurs milliers de lignes est-il traité entièrement ?
Oui. La plateforme absorbe des contrats cadres de 12 000+ lignes tarifaires, règles de prix incluses, et des documents de 100+ lignes en spécifications multi-pages et tables denses. Chaque ligne garde sa position dans l’annexe d’origine, de sorte que n’importe quelle valeur peut être vérifiée contre la source.
Comment les erreurs de normalisation sont-elles gérées ?
Chaque ligne porte un score de confiance. Une désignation inconnue, une unité absente ou un prix ambigu vous sont présentés avec le document d’origine. Vous corrigez en un clic ; la correction est mémorisée pour ce fournisseur et appliquée aux documents suivants, sans qu’aucun modèle ne soit entraîné sur vos données.
Où vont les documents normalisés ?
Dans votre référentiel Zylio, où ils sont confrontables et interrogeables, et vers vos outils par export ou API, au format qu’ils attendent. Zylio n’écrit rien dans votre ERP de lui-même : vous décidez de ce qui y entre, quand et par quel canal.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
À lire ensuite
- Normalisation automatique des devisChaque devis reçu, quel que soit son format, ramené à une structure unique et vérifiable.
- Normaliser les contratsRamener tous vos contrats fournisseurs à une structure commune, sans les réécrire, pour les comparer et les interroger.
- Intégration automatique des devis fournisseursLe devis reçu par mail ou portail, lu, contrôlé et rendu à votre ERP en lignes structurées, sans ressaisie.
- Extraction PDF des données d’achatSortir des PDF des données d’achat structurées, homogènes et sourcées, prêtes pour l’analyse.
- Mercuriales fournisseursLe pilier : contrôle BPU et mercuriales, ligne par ligne.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process