Documentos de compra
Normalización IA: sus documentos de compra llevados a una misma estructura, línea a línea, con pruebas
La normalización IA lleva todos sus documentos de compra (presupuestos, listas de precios, catálogos, tarifarios, adendas) a una misma estructura: mismos campos, mismas unidades, mismas referencias. Capture lee cada documento en su formato original, reconoce su estructura y pone cada línea en el estándar, vinculada al lugar donde fue leída. El resultado se compara, se controla y se consulta.
El problema
Sus precios ya existen. Están encerrados en documentos
Un contrato marco, su tarifario en anexo, un catálogo de proveedor, una lista de precios actualizada cada trimestre, presupuestos cada semana: el mismo conocimiento, en diez estructuras distintas.
Una lista de precios de doce mil líneas en PDF
El cuadro existe, está firmado, es la referencia. Pero está en un anexo de doscientas páginas y nadie lo confronta con nada. 12 000+ líneas tarifarias por contrato marco, reglas de precio incluidas.
Un mismo artículo con tres referencias
Referencia de fabricante en el catálogo, referencia de proveedor en el presupuesto, referencia interna en el ERP. Sin alineación, el histórico de precios está en tres trozos.
Unidades que no se hablan
El catálogo cotiza por caja, la lista de precios por unidad, el presupuesto por lote. La comparación supone una conversión que la hoja de cálculo no conoce.
El mecanismo
Leer, reconocer, alinear: lo que hace el agente en cada documento
Capture lee el documento en su formato original (PDF nativo, escaneo, imagen, hoja de cálculo, flujo estructurado) y reconoce su estructura. Para un presupuesto: cabecera, líneas, opciones, condiciones. Para una lista de precios o un tarifario: partidas, unidades, precios, tramos, reglas de descuento, fechas de efecto. Para un catálogo: referencias, descripciones, envases, precios públicos y negociados. Una tabla de cien páginas, una columna combinada, una nota al pie que modifica un precio no se pierden.
El reconocimiento alinea después cada línea con su repositorio. La descripción se vincula a una partida de su nomenclatura y, cuando existe, al artículo ya conocido con otra referencia. La unidad se explicita y se lleva a la de referencia, factor visible. La divisa, la fecha de efecto y la regla de precio (tramo, descuento, fórmula de revisión) se extraen como datos, no como texto. Un catálogo de diez mil referencias y un presupuesto de diez líneas siguen el mismo camino.
Todo lo decidido es visible: vínculo, conversión, motivo, nivel de confianza. Lo que no es seguro se señala, nunca se adivina. El documento normalizado se incorpora a su repositorio, donde Compare puede confrontarlo con otras ofertas, Compliance con facturas, y donde usted puede encontrarlo, línea a línea, meses después. El original queda a un clic desde cada valor.
Cómo se lee y se estructura un cuadro de precios contractual, reglas incluidas.
Qué documentos
Seis documentos de compra, una misma estructura
Presupuestos
Líneas, opciones, gastos, condiciones: cada presupuesto recibido se incorpora al estándar, sea cual sea su proveedor o su formato.
Listas de precios y tarifarios
Partidas, unidades, precios, tramos de volumen, fechas de efecto: el cuadro se convierte en una referencia confrontable, línea a línea.
Catálogos de proveedores
Referencias, envases, precios públicos y negociados, alineados con su nomenclatura y sus artículos conocidos.
Listas de precios periódicas
Cada actualización leída y fechada; el precio antiguo y el nuevo coexisten, con su periodo de validez.
Contratos y adendas
Cláusulas de precio, descuento, revisión y penalización extraídas como reglas, vinculadas al proveedor y al periodo.
Pedidos de compra
Los pedidos cursados, en el mismo estándar, para que el precio pedido se compare con el negociado y con el facturado.
El recorrido
Cuatro tiempos, para cada documento
El mismo recorrido para un presupuesto de una página y una lista de precios de mil líneas. Usted solo interviene en lo señalado.
- 01
Recepción
Buzón dedicado, carga, SFTP, API o exportación de su ERP. Cada documento se detecta y se vincula a su proveedor.
- 02
Transformación
La estructura se reconoce con un modelo de visión y lenguaje reciente; cada línea se extrae con su posición en el documento.
- 03
Normalización
Campos, unidades, referencias, reglas de precio y fechas se llevan al estándar de su repositorio, transformación visible.
- 04
Validación
Los puntos inciertos se le presentan. Usted valida o corrige; el documento normalizado queda disponible en sus herramientas.
Lo que cambia
Lo que obtiene, por función
Para compras, una visión unificada de las ofertas y de los precios negociados, una comparación posible desde la recepción, y un seguimiento de los precios contractuales que ya no depende de quién abrió el anexo. Para finanzas, datos de referencia fiables para preparar asientos, controlar facturas y responder a los auditores de cuentas, con trazabilidad completa hasta el documento fuente. Para los operativos, una validación rápida y menos retranscripción.
Con el tiempo, es un repositorio que vive: cada documento normalizado enriquece el histórico de precios, cada corrección se memoriza para el proveedor afectado, y ningún modelo se entrena con sus datos. Más de 5 millones de documentos de compra analizados, todos los formatos, idiomas y estructuras juntos.
El caso de uso: un contrato firmado se convierte en una referencia de precios confrontable.
Sus herramientas
Compatible con su ERP, sin tocarlo
Zylio lee las exportaciones y las API de SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid o Workday, y devuelve los documentos normalizados en el formato que sus herramientas esperan: exportación multiformato, API abierta, conectores estándar. Nada se escribe en su ERP sin su decisión. Alojamiento en Francia, ISO 27001, SOC 2 Type II, pista de auditoría completa.
Lo que Zylio lee, lo que devuelve y lo que nunca modifica.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos e idiomas se admiten?
PDF nativo o escaneado, imagen, hoja de cálculo, correo con adjuntos, flujo estructurado, exportación de ERP. Los documentos en varios idiomas y divisas se leen en su idioma y divisa de origen; las conversiones necesarias se muestran con su tipo y su fecha. Las tablas de varias páginas y los anexos se leen íntegramente.
¿Una lista de precios de varios miles de líneas se procesa entera?
Sí. La plataforma absorbe contratos marco de 12 000+ líneas tarifarias, reglas de precio incluidas, y documentos de 100+ líneas en especificaciones de varias páginas y tablas densas. Cada línea conserva su posición en el anexo original, de modo que cualquier valor puede verificarse contra la fuente.
¿Cómo se gestionan los errores de normalización?
Cada línea lleva un nivel de confianza. Una descripción desconocida, una unidad ausente o un precio ambiguo se le presentan con el documento original. Usted corrige con un clic; la corrección se memoriza para ese proveedor y se aplica a los documentos siguientes, sin que ningún modelo se entrene con sus datos.
¿Adónde van los documentos normalizados?
A su repositorio Zylio, donde son confrontables y consultables, y a sus herramientas por exportación o API, en el formato que esperan. Zylio no escribe nada en su ERP por su cuenta: usted decide qué entra, cuándo y por qué canal.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para leer a continuación
- Normalización automática de presupuestosCada presupuesto recibido, sea cual sea su formato, llevado a una estructura única y verificable.
- Normalizar contratosLlevar todos sus contratos de proveedores a una estructura común, sin reescribirlos, para compararlos y consultarlos.
- Integración automática de presupuestos de proveedoresEl presupuesto recibido por correo o portal, leído, controlado y devuelto a su ERP en líneas estructuradas, sin retranscripción.
- Extracción PDF de datos de compraConvertir los PDF en datos de compra estructurados, homogéneos y con fuente, listos para el análisis.
- Listas de precios de proveedoresEl pilar: control de listas de precios y tarifarios, línea a línea.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso