Presupuestos
Integración automática de presupuestos de proveedores: del buzón a su ERP, sin retranscripción
La integración automática de presupuestos de proveedores toma el presupuesto donde llega (correo, carga, SFTP, API, portal), lo lee, lo controla y lo hace circular hasta su ERP o su herramienta de compras en líneas estructuradas, dentro de su circuito de validación. Nadie retranscribe. Zylio no escribe nada en el ERP: devuelve los datos, usted decide qué entra.
El problema
Entre la recepción y el ERP, una cadena de retranscripciones
El presupuesto llega a un buzón. Termina en un pedido del ERP. Entre ambos, cada etapa es una copia manual, y cada copia es una ocasión de error y de retraso.
Una recepción dispersa
Tres buzones, un portal de proveedores, una carpeta compartida, una memoria USB para los planos. Nadie sabe qué presupuestos llegaron esta semana ni dónde están.
Una entrada manual que consume tiempo
Copiar cuarenta líneas en la herramienta de compras, y luego las mismas en el ERP al hacer el pedido. Dos entradas, dos juegos de errores posibles, una tarde.
Plazos de tratamiento largos
El presupuesto espera a que lo introduzcan, luego a que lo validen, luego a que lo pidan. El proveedor reclama; el comprador ya no sabe en qué etapa está.
El mecanismo
Qué ocurre entre la llegada del presupuesto y su ERP
Capture recibe el presupuesto por el canal por el que llega: una dirección de correo dedicada que sus proveedores ya usan, una carga en la plataforma, un SFTP, una API, o la lectura de un portal. Cada documento entrante se detecta, se identifica como presupuesto, se vincula a su proveedor y a la solicitud de compra o a la licitación que lo motivó. Un presupuesto modificado que el proveedor reenvía se reconoce como nueva versión del mismo presupuesto, no como un duplicado.
El presupuesto se lee línea a línea (referencia, descripción, cantidad, unidad, precio, descuento, gastos, condiciones), se pone en el formato que su herramienta espera y se confronta con sus precios negociados y su histórico. Las líneas conformes pasan solas; los desvíos vuelven, calificados, a su circuito de validación: el validador correcto recibe el presupuesto correcto con la prueba junto a cada punto señalado. El circuito es el suyo, con sus delegaciones y sus umbrales.
Una vez validado, el presupuesto elegido se devuelve a sus sistemas en forma de líneas estructuradas: exportación multiformato, API o conector a SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid o Workday. Zylio lee sus exportaciones y sus API; no escribe nada en el ERP por su cuenta. El pedido o el compromiso lo crean sus reglas, a partir de datos ya verificados. Cada etapa lleva fecha y hora: quién recibió, leyó, validó, exportó, y cuándo.
Lo que Zylio lee, lo que devuelve, lo que nunca modifica.
Recepción
Cinco canales de entrada, un solo punto de llegada
Ningún cambio que pedir a sus proveedores. Envían como hoy; lo que cambia es la recepción.
Buzón dedicado
Una dirección que comunica a sus proveedores, o una copia automática de los buzones existentes. Los adjuntos se detectan y se clasifican.
Carga e interfaz
Un comprador deposita un presupuesto recibido en su puesto, arrastrando y soltando; se trata como los demás.
SFTP y API
Para los flujos regulares o las plataformas de terceros: el presupuesto entra por un flujo estructurado, con sus metadatos.
Portales de proveedores
Los presupuestos depositados por sus proveedores en un portal se leen en la fuente, sin descarga manual.
Exportación del ERP
Los presupuestos ya introducidos en el ERP se leen por exportación para incorporarse al histórico y servir de referencia.
Versiones y duplicados
Un presupuesto reenviado corregido se vincula al anterior como nueva versión; un envío doble se reconoce y se señala, nunca se trata dos veces.
El detalle de los canales de entrada: correo, carga, SFTP, API, portales.
El recorrido
Cuatro etapas, trazadas de principio a fin
- 01
Recepción y clasificación
El presupuesto se detecta, se identifica, se vincula a su proveedor y a su licitación. Su llegada lleva fecha y hora.
- 02
Lectura y control
Líneas extraídas, formato común, confrontación con los precios negociados y el histórico. Los desvíos vuelven con su prueba.
- 03
Circuito de validación
El presupuesto llega al validador correcto según sus delegaciones y umbrales. Validación, impugnación o renegociación desde una única pantalla.
- 04
Exportación a sus herramientas
Las líneas validadas se devuelven al ERP o a la herramienta de compras en el formato esperado. Sus reglas crean el pedido; Zylio no lo escribe.
Lo que cambia
Lo que obtiene
La retranscripción desaparece, y con ella los errores de copia: la referencia truncada, la unidad olvidada, el descuento mal colocado. El presupuesto se introduce una vez, por el agente, con la prueba de cada valor. El comprador solo toca lo señalado. El proveedor no tiene que cambiar nada en su forma de enviar. Y la pregunta «¿dónde está este presupuesto?» tiene respuesta: en tal etapa, con tal persona, desde tal fecha.
El pedido parte de un presupuesto ya controlado: el precio pedido es el precio negociado, o el desvío se vio y se aceptó. La factura que siga se conciliará con un pedido limpio. De 15 a 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos. Y una pista de auditoría completa: cada presupuesto conserva su expediente, de la recepción a la exportación.
El caso de uso: los mismos equipos, más presupuestos instruidos, sin retranscripción.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Zylio escribe en mi ERP?
No. Zylio lee sus exportaciones y sus API, y devuelve las líneas validadas en el formato que su ERP o su herramienta de compras espera: exportación, API o conector. La creación del pedido o del compromiso sigue sus reglas y sus validaciones. Nada se modifica en el ERP sin una decisión por su parte.
¿Mis proveedores deben cambiar su forma de enviar presupuestos?
No. Siguen enviando por correo, portal o plataforma. Puede comunicarles una dirección dedicada, o simplemente reenviar los buzones existentes. Zylio nunca contacta con un proveedor por su cuenta ni les pide nada: el cambio ocurre solo del lado de la recepción.
¿Cómo se define el circuito de validación?
Con sus reglas: delegaciones de poder, umbrales de importe, familias de compra, centros. El presupuesto llega al validador previsto, con los desvíos señalados y su prueba. Un presupuesto sin desvío puede seguir un circuito corto si usted lo decide; un presupuesto con desvíos sigue el circuito completo.
¿Qué ocurre cuando un proveedor reenvía un presupuesto corregido?
El nuevo documento se reconoce como versión del presupuesto anterior, vinculado a la misma licitación. Las diferencias entre las dos versiones se muestran línea a línea, y el circuito de validación se reanuda sobre la nueva versión, sin que la antigua se pierda.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para leer a continuación
- Normalización automática de presupuestosCada presupuesto recibido, sea cual sea su formato, llevado a una estructura única y verificable.
- Normalización IAPresupuestos, listas de precios, catálogos y tarifarios llevados a una misma estructura utilizable, con pruebas por línea.
- Normalizar contratosLlevar todos sus contratos de proveedores a una estructura común, sin reescribirlos, para compararlos y consultarlos.
- Extracción PDF de datos de compraConvertir los PDF en datos de compra estructurados, homogéneos y con fuente, listos para el análisis.
- Reservar una demostraciónUn presupuesto enviado por correo durante la demo, seguido hasta la exportación.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso