Devis
Intégration automatique des devis fournisseurs : de la boîte mail à votre ERP, sans ressaisie
L’intégration automatique des devis fournisseurs prend le devis là où il arrive (mail, dépôt, SFTP, API, portail), le lit, le contrôle et le fait circuler jusqu’à votre ERP ou votre outil achats en lignes structurées, dans votre circuit de validation. Personne ne ressaisit. Zylio n’écrit rien dans l’ERP : il rend les données, vous décidez.
Le problème
Entre la réception et l’ERP, une chaîne de ressaisies
Le devis arrive dans une boîte mail. Il finit dans une commande ERP. Entre les deux, chaque étape est une copie manuelle, et chaque copie est une occasion d’erreur et de délai.
Une réception dispersée
Trois boîtes mail, un portail fournisseur, un dossier partagé, une clé USB pour les plans. Personne ne sait quels devis sont arrivés cette semaine ni où ils sont.
Une saisie manuelle chronophage
Recopier quarante lignes dans l’outil achats, puis les mêmes dans l’ERP au moment de la commande. Deux saisies, deux jeux d’erreurs possibles, un après-midi.
Des délais de traitement longs
Le devis attend qu’on le saisisse, puis qu’on le valide, puis qu’on le commande. Le fournisseur relance ; l’acheteur ne sait plus à quelle étape il en est.
Le mécanisme
Ce qui se passe entre l’arrivée du devis et votre ERP
Capture reçoit le devis par le canal où il arrive : une adresse mail dédiée que vos fournisseurs utilisent déjà, un dépôt sur la plateforme, un SFTP, une API, ou la lecture d’un portail. Chaque document entrant est détecté, identifié comme devis, rattaché à son fournisseur et à la demande d’achat ou à la consultation qui l’a motivé. Un devis modifié renvoyé par le fournisseur est reconnu comme une nouvelle version du même devis, pas comme un doublon.
Le devis est lu ligne à ligne (référence, désignation, quantité, unité, prix, remise, frais, conditions), puis mis au format que votre outil attend et confronté à vos prix négociés et à votre historique. Les lignes conformes passent seules ; les écarts remontent, qualifiés, dans votre circuit de validation : le bon valideur reçoit le bon devis avec la preuve à côté de chaque point signalé. Le circuit est le vôtre, avec vos délégations et vos seuils.
Une fois validé, le devis retenu est rendu à vos systèmes sous forme de lignes structurées : export multi-formats, API, ou connecteur vers SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid ou Workday. Zylio lit vos exports et vos API ; il n’écrit rien dans l’ERP de lui-même. La commande ou l’engagement est créé par vos règles, à partir de données déjà vérifiées. Chaque étape est horodatée : qui a reçu, lu, validé, exporté, et quand.
Ce que Zylio lit, ce qu’il rend, ce qu’il ne modifie jamais.
Réception
Cinq canaux d’entrée, un seul point d’arrivée
Aucun changement à demander à vos fournisseurs. Ils envoient comme aujourd’hui ; c’est la réception qui change.
Boîte mail dédiée
Une adresse que vous communiquez à vos fournisseurs, ou une copie automatique des boîtes existantes. Les pièces jointes sont détectées et classées.
Dépôt et interface
Un acheteur dépose un devis reçu sur son poste, en un glisser-déposer ; il est traité comme les autres.
SFTP et API
Pour les flux réguliers ou les plateformes tierces : le devis entre par un flux structuré, avec ses métadonnées.
Portails fournisseurs
Les devis déposés par vos fournisseurs sur un portail sont lus à la source, sans téléchargement manuel.
Export ERP
Les devis déjà saisis dans l’ERP sont lus par export pour rejoindre l’historique et servir de référence.
Versions et doublons
Un devis renvoyé corrigé est rattaché au précédent comme nouvelle version ; un envoi double est reconnu et signalé, jamais traité deux fois.
Le détail des canaux d’entrée : mail, dépôt, SFTP, API, portails.
Le parcours
Quatre étapes, tracées de bout en bout
- 01
Réception et classification
Le devis est détecté, identifié, rattaché à son fournisseur et à sa consultation. Son arrivée est horodatée.
- 02
Lecture et contrôle
Lignes extraites, format commun, confrontation aux prix négociés et à l’historique. Les écarts remontent avec leur preuve.
- 03
Circuit de validation
Le devis arrive chez le bon valideur selon vos délégations et vos seuils. Validation, contestation ou renégociation depuis un écran unique.
- 04
Export vers vos outils
Les lignes validées sont rendues à l’ERP ou à l’outil achats au format attendu. Vos règles créent la commande ; Zylio n’y écrit pas.
Ce que ça change
Ce que vous obtenez
La ressaisie disparaît, et avec elle les erreurs de copie : la référence tronquée, l’unité oubliée, la remise mal placée. Le devis est saisi une fois, par l’agent, avec la preuve de chaque valeur. L’acheteur ne touche que ce qui est signalé. Le fournisseur n’a rien à changer à sa façon d’envoyer. Et la question « où en est ce devis ? » a une réponse : à telle étape, chez telle personne, depuis telle date.
La commande repart d’un devis déjà contrôlé : le prix commandé est le prix négocié, ou l’écart a été vu et accepté. La facture qui suivra se rapprochera d’une commande propre. De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP, selon le périmètre et la maturité des données. Et une piste d’audit complète : chaque devis garde son dossier, de la réception à l’export.
Le cas d’usage : les mêmes équipes, plus de devis instruits, sans ressaisie.
Capture
Rassemblez et consolidez toutes vos données d’achats.
Collecte par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, scan, API ou export ERP. Lecture de tous les formats (PDF natif, scan, photo, tableur, flux structuré), puis extraction ligne à ligne : fournisseur, références, quantités, prix unitaires, remises, taxes, conditions.
Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Zylio écrit-il dans mon ERP ?
Non. Zylio lit vos exports et vos API, et rend les lignes validées au format que votre ERP ou votre outil achats attend : export, API ou connecteur. La création de la commande ou de l’engagement suit vos règles et vos validations. Rien n’est modifié dans l’ERP sans une décision de votre côté.
Mes fournisseurs doivent-ils changer leur façon d’envoyer les devis ?
Non. Ils continuent d’envoyer par mail, par portail ou par plateforme. Vous pouvez leur communiquer une adresse dédiée, ou simplement faire suivre les boîtes existantes. Zylio ne contacte jamais un fournisseur de lui-même et ne leur demande rien : le changement se fait uniquement du côté de la réception.
Comment le circuit de validation est-il défini ?
Avec vos règles : délégations de pouvoir, seuils de montant, familles d’achats, sites. Le devis arrive chez le valideur prévu, avec les écarts signalés et leur preuve. Un devis sans écart peut suivre un circuit court si vous le décidez ; un devis en écart suit le circuit complet.
Que se passe-t-il quand un fournisseur renvoie un devis corrigé ?
Le nouveau document est reconnu comme une version du devis précédent, rattaché à la même consultation. Les différences entre les deux versions sont affichées ligne par ligne, et le circuit de validation reprend sur la nouvelle version, sans que l’ancienne ne soit perdue.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
À lire ensuite
- Normalisation automatique des devisChaque devis reçu, quel que soit son format, ramené à une structure unique et vérifiable.
- Normalisation IADevis, BPU, catalogues et grilles tarifaires ramenés à une même structure exploitable, preuve à la ligne.
- Normaliser les contratsRamener tous vos contrats fournisseurs à une structure commune, sans les réécrire, pour les comparer et les interroger.
- Extraction PDF des données d’achatSortir des PDF des données d’achat structurées, homogènes et sourcées, prêtes pour l’analyse.
- Réserver une démonstrationUn devis envoyé par mail pendant la démo, suivi jusqu’à l’export.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process