L’IA Zylio permet d’uniformiser des données d’achats hétérogènes pour une analyse optimale

  • Compilations des documents d’achats

    Les documents d’achats se composent de documents internes (bons de commande, bons de réception…) et de documents externes (devis, factures, bons de retours…). Quel que soit le formalisme de ces documents, le préalable à toute analyse est d’organiser leur réception et leur archivage : c’est le rôle de l’IA Zylio.

  • Extraction des données d’achat

    Une fois que les documents d’achats ont été saisis, et pour permettre le croisement et l’analyse des données, il est nécessaire de procéder à un reformatage des données. L’extraction est réalisée en temps réel par l’IA et permet ensuite un traitement accessible par le biais d’un formatage unique et interne.

  • Analyse des données d’achat

    Une fois toutes les données extraites des devis, des commandes et des factures d’achats, celles-ci sont formatées selon un protocole unique. Il est alors possible de passer à la phase d’analyse en s’appuyant sur une synthèse proposée par l’IA Zylio ou de procéder à une analyse des données brutes (rendue possible par le biais d’une lisibilité optimale). C’est bien l’homogénéisation des données de référence qui permet la comparaison et l’analyse.

  • Exploitation des données cohérente

    Des logiciels d’analyse de données (Power BI) peuvent vous accompagner dans le cadre de l’optimisation de la gestion financière et opérationnelle de vos achats, mais à une condition : que l’extraction des données respecte la cohérence de leur affectation. En clair, l’IA Zylio uniformise la présentation de toutes les données des contenus (devis, facture, bon de commande, contrat-cadre) tout en affectant chaque donnée à son objet (prix, % de remise, quantités). L’IA assiste Power BI en classant les données de manière logique, afin de permettre une analyse cohérente.

  • Rapports et Tableaux de Bord

    L’IA Zylio permet des visualisations interactives de données qui facilitent l’analyse des investissements liés aux achats (par fournisseur, par période, par catégorie de produits) et le suivi en temps réel des dépenses (comparaison entre prévisions budgétaires et réalité comptable, respect des conditions commerciales).

  • Améliorer la prise de décision

    Les opportunités de négociation sont plus faciles à identifier grâce aux tableaux de bord qui fournissent des informations fiables et mises à jour en temps réel. La planification budgétaire est affinée et les conditions commerciales actualisées en fonction de l’évolution du marché et des croisements de données.

La problématique des données non structurées

L’IA Zylio au service de la cohérence des données à analyser

    • Un modèle unique de données cohérentes

    l’IA Zylio compile les données brutes et les classe logiquement en fonction de leur origine (devis, commandes, factures) et de leur nature (prix, quantités, remises en % ou en valeur, frais de transport…). Les analyses des données d’achats sont fiables et comparatives.

    • Une base de calculs complexes

    À partir des données structurées, tous les calculs peuvent être effectués et certifiés fiables à 100 % : calcul du montant total des dépenses par type de produit, calcul des budgets d’achats par fournisseur, croissance des dépenses par période.

    • Optimisation des investissements d’achats

    L’IA Zylio identifie les sources de dépenses excessives, les doublons de factures, et les remises non appliquées (comparaison devis/facture). Les tableaux de bord fournissent des informations fiables dans le cadre des négociations fournisseurs. Les mises à jour automatique éliminent les erreurs liées à une saisie manuelle (gaine de temps et gain de pertinence) : l’IA crée un référentiel unique de données d’achats, même si elles proviennent de sources éparses.

Levier de performances multi-sites

Rentabiliser les accords cadres grâce au croisement des données d’achats

  • Pouvoir de négociation et réduction des coûts

    L'extraction des données d’achats et leur mise en forme homogène permet d’identifier les fournisseurs communs et les écarts tarifaires. Le nombre de fournisseurs et de références produits peut être optimisé au service de partenariats stratégiques plus rentables.

  • Standardisation et optimisation des processus

    Des reportings cohérents et respectant un formalisme unique permettent d’instaurer des process d’achats plus rationnels (gain de temps et gain financiers en termes de gestion de stock). La centralisation des données structurées par l’IA Zylio réduit l’engagement administratif en automatisant la collecte et l’extraction des données d’achats, et la création de rapports d’analyse.

IA & Automatisation des Achats

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