Devis
Normalisation automatique des devis : dix formats fournisseurs, une seule structure de sortie
La normalisation automatique des devis ramène chaque devis reçu (PDF, scan, tableur, mail) à une structure unique : mêmes colonnes, mêmes unités, mêmes références, mêmes conventions de remise et de frais. Capture détecte le format source, extrait les lignes, les met au format commun et montre chaque transformation. Le devis normalisé est prêt à être comparé ou intégré.
Le problème
Autant de formats que de fournisseurs
Un devis est un document libre. Chaque fournisseur y met ses colonnes, ses unités, ses conventions. Avant toute exploitation, quelqu’un doit tout remettre au même format, à la main.
Le temps perdu à reformater
Copier les lignes, renommer les colonnes, séparer la remise du prix net, ajouter l’unité manquante : une heure par devis, davantage quand le tableau tient sur trois pages.
Des erreurs d’interprétation
Un prix « HT » lu comme « TTC », un lot compté comme une pièce, une remise en pourcentage prise pour un montant. Le reformatage manuel crée l’erreur qu’il était censé éviter.
Un process de validation qui s’allonge
Tant que le devis n’est pas au format attendu, personne ne peut le valider, le comparer ou le saisir. La normalisation est le goulot que personne ne voit.
Le mécanisme
Du format source au format commun, transformation par transformation
Capture commence par détecter le format source : PDF natif, scan, image, tableur, corps de mail, flux d’un portail. Il reconnaît la structure du document (en-tête, conditions, tableau de lignes, sous-totaux, annexes) et extrait chaque ligne avec sa référence, sa désignation, sa quantité, son unité, son prix unitaire, sa remise et son montant. La position de chaque valeur dans le document d’origine est conservée.
Vient la mise au format commun. La structure de sortie est la vôtre : les colonnes que votre outil achats ou votre ERP attendent, dans l’ordre attendu. Les unités sont homogénéisées vers votre unité de référence, avec le facteur affiché. Les références sont alignées sur votre nomenclature et, quand l’article est connu, sur votre référentiel. Les remises sont exprimées selon une seule convention ; les frais annexes sont sortis du prix unitaire et placés sur leur propre ligne.
Chaque transformation est visible et réversible : l’unité d’origine et l’unité cible, la référence fournisseur et la référence interne, le prix brut et le prix net. Ce que l’agent ne sait pas convertir avec certitude est signalé, pas deviné. Vous validez en un écran, et le devis normalisé sort dans le format demandé : tableur, fichier structuré, export vers votre outil.
Le cas d’usage : pièce, lot, mètre, kilo, chaque conversion affichée.
Ce qui est homogénéisé
Six choses ramenées à une seule convention
La convention est la vôtre, définie une fois. Chaque devis y est ramené, et chaque transformation garde à côté d’elle la valeur d’origine.
La structure
Mêmes colonnes, même ordre, même séparation entre lignes, options et frais, quel que soit le document d’origine.
Les unités
Chaque quantité et chaque prix ramenés à l’unité de référence de votre nomenclature, facteur de conversion visible.
Les références
Référence fournisseur conservée, référence interne ajoutée quand l’article est connu, rattachement affiché.
Les remises
Remise en pourcentage, prix net, remise en fin de devis : une seule convention en sortie, le détail d’origine à côté.
Les taxes et frais
Prix hors taxes explicité, transport et frais annexes isolés, jamais fondus dans un prix unitaire.
Les devises et langues
Devise d’origine conservée, conversion affichée avec son taux et sa date ; désignation dans sa langue et rattachement au poste.
Le parcours
Quatre temps, de la réception à la validation
Le parcours est le même pour tous les fournisseurs, connus ou nouveaux. Aucun gabarit à créer par fournisseur.
- 01
Réception
Le devis arrive par mail dédié, dépôt, SFTP ou API. Il est détecté, rattaché à sa consultation et à son fournisseur.
- 02
Lecture
Le format source est détecté, la structure reconnue, chaque ligne extraite avec sa position dans le document.
- 03
Normalisation
Structure, unités, références, remises, frais, devises : chaque élément est ramené à votre convention, transformation affichée.
- 04
Validation
Les points incertains vous sont présentés. Vous validez ou corrigez ; le devis normalisé est exporté dans le format demandé.
Ce que ça change
Ce que vous obtenez, par métier
Le devis de cent lignes ne coûte plus une heure de reformatage. Le devis d’un fournisseur jamais vu ne coûte pas de gabarit. Et le devis normalisé vit ensuite dans votre référentiel, où il reste retrouvable, ligne par ligne, des mois après. De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP, selon le périmètre et la maturité des données.
Achats
Une vue unifiée des devis reçus, comparables dès leur arrivée, et un suivi des prix qui ne dépend plus du format de chaque fournisseur.
Finance
Des données au bon format dès l’origine, une préparation des écritures et des engagements sans ressaisie, et une traçabilité complète : chaque valeur normalisée renvoie à sa source.
Opérationnels
Une validation rapide sur un écran unique et moins de tâches administratives.
L’étape suivante : le devis normalisé circule vers vos outils, sans ressaisie.
Capture
Rassemblez et consolidez toutes vos données d’achats.
Collecte par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, scan, API ou export ERP. Lecture de tous les formats (PDF natif, scan, photo, tableur, flux structuré), puis extraction ligne à ligne : fournisseur, références, quantités, prix unitaires, remises, taxes, conditions.
Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Faut-il créer un gabarit par fournisseur ?
Non. La structure de chaque document est reconnue à la lecture, pas à partir d’un modèle préparé. Un fournisseur jamais vu est traité comme les autres. Vos corrections sont mémorisées pour ce fournisseur, sans qu’aucun modèle ne soit entraîné sur vos données.
Qui définit le format de sortie ?
Vous. La structure cible est celle que votre outil achats, votre ERP ou votre tableur de comparaison attend : colonnes, ordre, unité de référence, convention de remise. Elle se définit une fois et s’applique à tous les devis. Plusieurs formats de sortie peuvent coexister si vos outils diffèrent.
Que se passe-t-il quand une conversion est incertaine ?
Elle est signalée, pas faite en silence. Une unité absente, un lot dont le contenu n’est pas précisé, une remise dont la base est ambiguë vous sont présentés avec la ligne d’origine. Vous tranchez ; la valeur normalisée porte la mention de votre décision.
Le devis normalisé remplace-t-il l’original ?
Non. L’original est conservé et chaque valeur normalisée reste reliée à l’endroit exact où elle a été lue. En cas de litige avec le fournisseur, c’est le document d’origine qui fait foi, et vous y accédez en un clic depuis n’importe quelle ligne.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
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- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
À lire ensuite
- Normalisation IADevis, BPU, catalogues et grilles tarifaires ramenés à une même structure exploitable, preuve à la ligne.
- Normaliser les contratsRamener tous vos contrats fournisseurs à une structure commune, sans les réécrire, pour les comparer et les interroger.
- Intégration automatique des devis fournisseursLe devis reçu par mail ou portail, lu, contrôlé et rendu à votre ERP en lignes structurées, sans ressaisie.
- Extraction PDF des données d’achatSortir des PDF des données d’achat structurées, homogènes et sourcées, prêtes pour l’analyse.
- Réserver une démonstrationTrois de vos devis, trois formats, une structure de sortie, en direct.
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