Presupuestos
Normalización automática de presupuestos: diez formatos de proveedor, una sola estructura de salida
La normalización automática de presupuestos lleva cada presupuesto recibido (PDF, escaneo, hoja de cálculo, correo) a una estructura única: mismas columnas, mismas unidades, mismas referencias, mismas convenciones de descuento y de gastos. Capture detecta el formato de origen, extrae las líneas, las pone en el formato común y muestra cada transformación. El presupuesto normalizado queda listo para compararse o integrarse.
El problema
Tantos formatos como proveedores
Un presupuesto es un documento libre. Cada proveedor pone sus columnas, sus unidades, sus convenciones. Antes de cualquier uso, alguien tiene que ponerlo todo en el mismo formato, a mano.
El tiempo perdido reformateando
Copiar las líneas, renombrar las columnas, separar el descuento del precio neto, añadir la unidad ausente: una hora por presupuesto, más cuando la tabla ocupa tres páginas.
Errores de interpretación
Un precio sin impuestos leído como con impuestos, un lote contado como una pieza, un descuento en porcentaje tomado por un importe. El reformateo manual crea el error que debía evitar.
Un proceso de validación que se alarga
Mientras el presupuesto no esté en el formato esperado, nadie puede validarlo, compararlo ni registrarlo. La normalización es el cuello de botella que nadie ve.
El mecanismo
Del formato de origen al formato común, transformación a transformación
Capture empieza por detectar el formato de origen: PDF nativo, escaneo, imagen, hoja de cálculo, cuerpo de correo, flujo de un portal. Reconoce la estructura del documento (cabecera, condiciones, tabla de líneas, subtotales, anexos) y extrae cada línea con su referencia, su descripción, su cantidad, su unidad, su precio unitario, su descuento y su importe. La posición de cada valor en el documento original se conserva.
Después viene el formato común. La estructura de salida es la suya: las columnas que su herramienta de compras o su ERP esperan, en el orden esperado. Las unidades se homogeneizan hacia su unidad de referencia, con el factor visible. Las referencias se alinean con su nomenclatura y, cuando el artículo es conocido, con su repositorio. Los descuentos se expresan según una única convención; los gastos anexos salen del precio unitario y ocupan su propia línea.
Cada transformación es visible y reversible: la unidad de origen y la unidad de destino, la referencia del proveedor y la interna, el precio bruto y el neto. Lo que el agente no sabe convertir con certeza se señala, no se adivina. Usted valida en una pantalla, y el presupuesto normalizado sale en el formato solicitado: hoja de cálculo, fichero estructurado, exportación a su herramienta.
El caso de uso: pieza, lote, metro, kilo; cada conversión visible.
Lo que se homogeneiza
Seis cosas llevadas a una sola convención
La convención es la suya, definida una vez. Cada presupuesto se lleva a ella, y cada transformación conserva al lado el valor original.
La estructura
Mismas columnas, mismo orden, misma separación entre líneas, opciones y gastos, sea cual sea el documento de origen.
Las unidades
Cada cantidad y cada precio llevados a la unidad de referencia de su nomenclatura, factor de conversión visible.
Las referencias
Referencia del proveedor conservada, referencia interna añadida cuando el artículo es conocido, vínculo visible.
Los descuentos
Descuento en porcentaje, precio neto, descuento al final del presupuesto: una sola convención de salida, el detalle original al lado.
Los impuestos y gastos
Precio sin impuestos explicitado, transporte y gastos anexos aislados, nunca diluidos en un precio unitario.
Las divisas e idiomas
Divisa de origen conservada, conversión visible con su tipo y su fecha; descripción en su idioma y vínculo a la partida.
El recorrido
Cuatro tiempos, de la recepción a la validación
El recorrido es el mismo para todos los proveedores, conocidos o nuevos. Ninguna plantilla que crear por proveedor.
- 01
Recepción
El presupuesto llega por buzón dedicado, carga, SFTP o API. Se detecta y se vincula a su licitación y a su proveedor.
- 02
Lectura
Se detecta el formato de origen, se reconoce la estructura, cada línea se extrae con su posición en el documento.
- 03
Normalización
Estructura, unidades, referencias, descuentos, gastos, divisas: cada elemento se lleva a su convención, transformación visible.
- 04
Validación
Los puntos inciertos se le presentan. Usted valida o corrige; el presupuesto normalizado se exporta en el formato solicitado.
Lo que cambia
Lo que obtiene, por función
El presupuesto de cien líneas ya no cuesta una hora de reformateo. El presupuesto de un proveedor nunca visto no cuesta una plantilla. Y el presupuesto normalizado vive después en su repositorio, donde sigue localizable, línea a línea, meses más tarde. De 15 a 45 % de tiempo devuelto a los equipos, por ETC, según el perímetro y la madurez de los datos.
Compras
Una vista unificada de los presupuestos recibidos, comparables desde su llegada, y un seguimiento de precios que ya no depende del formato de cada proveedor.
Finanzas
Datos en el formato correcto desde el origen, asientos y compromisos preparados sin retranscripción, y una trazabilidad completa: cada valor normalizado remite a su fuente.
Operaciones
Una validación rápida en una única pantalla y menos tareas administrativas.
La etapa siguiente: el presupuesto normalizado circula hacia sus herramientas, sin retranscripción.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Hay que crear una plantilla por proveedor?
No. La estructura de cada documento se reconoce en la lectura, no a partir de un modelo preparado. Un proveedor nunca visto se trata como los demás. Sus correcciones se memorizan para ese proveedor, sin que ningún modelo se entrene con sus datos.
¿Quién define el formato de salida?
Usted. La estructura de destino es la que su herramienta de compras, su ERP o su hoja de comparación espera: columnas, orden, unidad de referencia, convención de descuento. Se define una vez y se aplica a todos los presupuestos. Pueden coexistir varios formatos de salida si sus herramientas difieren.
¿Qué ocurre cuando una conversión es incierta?
Se señala, no se hace en silencio. Una unidad ausente, un lote cuyo contenido no se precisa, un descuento cuya base es ambigua se le presentan con la línea original. Usted decide; el valor normalizado lleva la mención de su decisión.
¿El presupuesto normalizado sustituye al original?
No. El original se conserva y cada valor normalizado queda vinculado al lugar exacto donde fue leído. En caso de litigio con el proveedor, el documento original es el que cuenta, y usted accede a él con un clic desde cualquier línea.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para leer a continuación
- Normalización IAPresupuestos, listas de precios, catálogos y tarifarios llevados a una misma estructura utilizable, con pruebas por línea.
- Normalizar contratosLlevar todos sus contratos de proveedores a una estructura común, sin reescribirlos, para compararlos y consultarlos.
- Integración automática de presupuestos de proveedoresEl presupuesto recibido por correo o portal, leído, controlado y devuelto a su ERP en líneas estructuradas, sin retranscripción.
- Extracción PDF de datos de compraConvertir los PDF en datos de compra estructurados, homogéneos y con fuente, listos para el análisis.
- Reservar una demostraciónTres de sus presupuestos, tres formatos, una estructura de salida, en directo.
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