Le coût réel de la saisie manuelle des factures

Les termes du calcul, et où trouver chaque valeur

Aucun chiffre n’est fourni ici, et c’est volontaire : un temps moyen emprunté à une étude ne résiste pas à un contrôle de gestion. Les valeurs ci-dessous se mesurent chez vous, sur vos propres pièces, et le résultat vous appartient.

Le temps par facture

Chronométrez le geste complet, pas la seule frappe : ouvrir la pièce, retaper l’en-tête et les lignes, chercher la commande, choisir l’imputation, router vers le valideur, classer. Distinguez la facture simple de la facture à plusieurs lignes et de la facture sans bon de commande : ce sont trois coûts différents.

À mesurer sur un échantillon de pièces réelles, avec la personne qui les traite.

Le coût horaire chargé

Salaire brut, charges patronales, congés, encadrement, poste de travail : le coût employeur d’une heure, et non le taux horaire du bulletin de paie. Ajoutez, s’il y a lieu, le prestataire de saisie et les heures supplémentaires de clôture.

Le contrôle de gestion ou la paie donnent cette valeur pour votre entité.

Le taux de reprise

Part des factures qui repassent une seconde fois entre des mains humaines : frappe corrigée après coup, imputation à refaire, avoir à demander, règlement en double à récupérer. C’est un multiplicateur du temps par facture, pas une ligne séparée.

Comptez les écritures de régularisation et les avoirs demandés sur un trimestre clos.

Le volume mensuel

Nombre de pièces entrantes par mois, et nombre de pages : les deux ne se confondent pas. Prenez un mois représentatif, puis un mois de pointe, car le coût de la saisie manuelle des factures se paie surtout aux pointes, quand le backlog se forme.

Journal des achats, boîte de réception dédiée, registre du courrier entrant.

Le coût de l’outil

Le prix affiché, au volume, sans coût d’entrée caché ni facturation à l’utilisateur. Retenez le palier qui correspond à votre volume de pages, pas le plus bas de la grille, et vérifiez ce que le forfait comprend.

La grille tarifaire, publiée à la page et par paquet mensuel.

Le calcul honnête s’écrit alors : temps par facture × coût horaire chargé × volume mensuel, majoré du taux de reprise, comparé au coût de l’outil au même volume. Les trois premiers termes vous appartiennent ; le dernier est affiché. Nous ne remplissons aucune case à votre place.

Les coûts que la saisie ne fait pas apparaître

• La ressaisie après erreur : elle n’apparaît dans aucun budget, parce qu’elle est faite par les mêmes personnes que la saisie.
• Les relances fournisseurs sur une facture perdue ou bloquée, et le temps qu’elles prennent des deux côtés.
• Les pénalités de retard de paiement, quand le retard vient du traitement et non de la trésorerie.
• Les escomptes de règlement anticipé perdus, faute d’avoir instruit la facture dans le délai.
• L’absence de piste d’audit : un contrôle refait après coup se prélève sur échantillon, et se paie une seconde fois.

Aucun de ces coûts n’est chiffré ici. Ils se chiffrent chez vous, et ils se chiffrent tous.

Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.

• La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
• Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
• Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
• Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
• L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.