El coste real de la grabación manual de facturas

Los términos del cálculo y dónde encontrar cada valor

Aquí no se facilita ninguna cifra, y es deliberado: un tiempo medio tomado de un estudio no resiste ante un control de gestión. Los valores siguientes se miden en su casa, sobre sus propios documentos, y el resultado le pertenece.

El tiempo por factura

Cronometre el gesto completo, no solo el tecleo: abrir el documento, teclear de nuevo la cabecera y las líneas, buscar el pedido, elegir la imputación, enrutar al validador, archivar. Distinga la factura simple de la factura con varias líneas y de la factura sin pedido de compra: son tres costes distintos.

Se mide sobre una muestra de documentos reales, con la persona que los trata.

El coste horario cargado

Salario bruto, cotizaciones a cargo de la empresa, vacaciones, supervisión y puesto de trabajo: el coste empresarial de una hora, no el precio hora de la nómina. Añada, si procede, el proveedor de grabación y las horas extra del cierre.

El control de gestión o el área de nóminas facilitan este valor para su entidad.

La tasa de retrabajo

Parte de las facturas que vuelven a pasar por manos humanas: error de tecleo corregido después, imputación por rehacer, abono por reclamar, pago duplicado por recuperar. Es un multiplicador del tiempo por factura, no una línea aparte.

Cuente los asientos de regularización y los abonos reclamados en un trimestre cerrado.

El volumen mensual

Número de documentos entrantes al mes y número de páginas: no se confunden. Tome un mes representativo y después un mes punta, porque el coste de la grabación manual de facturas se paga sobre todo en los picos, cuando se forma el atraso.

El diario de compras, el buzón dedicado, el registro de correo entrante.

El coste de la herramienta

El precio publicado, por volumen, sin coste de entrada oculto ni facturación por usuario. Retenga el paquete que corresponde a su volumen de páginas, no el más bajo de la tarifa, y compruebe lo que incluye.

La tarifa, publicada por página y por paquete mensual.

El cálculo honesto se escribe entonces así: tiempo por factura × coste horario cargado × volumen mensual, incrementado por la tasa de retrabajo, comparado con el coste de la herramienta al mismo volumen. Los tres primeros términos le pertenecen; el último está publicado. No rellenamos ninguna casilla en su lugar.

Los costes que la grabación no deja ver

• La regrabación tras un error: no aparece en ningún presupuesto, porque la hacen las mismas personas que grabaron.
• Las reclamaciones a proveedores por una factura perdida o bloqueada, y el tiempo que consumen por ambos lados.
• Las penalizaciones por retraso en el pago, cuando el retraso viene del tratamiento y no de la tesorería.
• Los descuentos por pronto pago perdidos, por no haber instruido la factura dentro del plazo.
• La ausencia de pista de auditoría: un control rehecho a posteriori se hace por muestreo y se paga dos veces.

Ninguno de estos costes se cifra aquí. Se cifran en su casa, y se cifran todos.

Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.

• La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
• Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
• El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
• Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
• El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.