IA y gestión de aprovisionamientos: automatizar BPU, DPGF y facturas en 2025

Contrariamente a una idea muy extendida, la IA no destaca por su creatividad, sino por la rapidez de detección. El análisis de documentos heterogéneos, la capacidad de extraer los datos cruciales que penalizan su rentabilidad, la identificación de las desviaciones entre las condiciones tarifarias negociadas y la realidad facturada: esa es la verdadera fortaleza de la IA. Por eso, utilizar la IA en el marco de la gestión de aprovisionamientos y el seguimiento de la facturación se ha convertido en una evidencia:

• Automatización de las tareas de compilación de documentos (presupuestos, BPU, DPGF, facturas…)
• Lectura sin introducción manual de datos y clasificación lógica de la información determinante
• Comparaciones en tiempo real de los datos y puesta de relieve de las desviaciones

Esta revolución en la gestión de compras permite garantizar la optimización de sus aprovisionamientos, y así es como funciona.

Gestión óptima de los contratos marco

La Inteligencia Artificial utiliza el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y VLMs para leer los documentos contractuales (contratos marco, BPU, DPGF) y extraer los datos más relevantes. Esta capacidad de análisis y extracción de datos, a partir de documentos con formalismos distintos, le permite detectar fácilmente las desviaciones que son la causa oculta de una pérdida de rentabilidad.

En cuanto los contratos marco son validados, e integrándolos a la potencia de cálculo y razonamiento de la IA, se crea una base de datos lista para ser comparada. Los centros de beneficio y los servicios afectados por las condiciones negociadas previamente podrán ser informados, en tiempo real, de los perjuicios sufridos, ya sean financieros o relacionados con el contenido de la prestación:

• Descuentos marco no aplicados
• Gastos de transporte incoherentes
• Calidad del servicio o del producto suministrado no conforme con el pliego de condiciones
• Servicio posventa
• …
  

Gestión óptima de los documentos BPU y DPGF

Los BPU (Bordereaux de prix unitaires) y DPGF (Décomposition du prix global et forfaitaire) son documentos complementarios, con un formalismo a veces singular, y poco reconocidos por su legibilidad y comprensión ágil. Esta realidad no supone ningún problema para la IA, que a partir de una gran cantidad de datos dispersos extrae la información clave (naturaleza de la prestación, cantidades, precios, condiciones de pago, fechas de vencimiento…) y la clasifica de forma lógica.

El uso de la IA para leer, sin operaciones de introducción de datos que resulten gravosas, y clasificar los datos de manera lógica es un primer paso esencial si desea, en el momento de la puesta en marcha de las obligaciones recíprocas, controlar el correcto cumplimiento de las condiciones negociadas. La IA identifica los datos problemáticos, es decir, las prestaciones y los importes facturados no conformes con los presupuestos iniciales. Tanto si es usted director de obra —es decir, redactor de BPU y DPGF— como si es proveedor de servicios, la IA, en ambos casos, se ha convertido en una herramienta indispensable para verificar en tiempo real y en pocos minutos:

• Que las facturas recibidas son conformes con los documentos oficiales
• Que las facturas emitidas respetan las condiciones negociadas

La IA también puede tener en cuenta los datos del CCTP (Cahier des clauses techniques particulières), es decir, extraer datos cualitativos (contenido de la prestación) para compararlos con el pliego de condiciones validado en el momento de la negociación. 

Uniformización de los presupuestos

Tras la lectura de los presupuestos, la IA genera un formalismo lógico destinado a permitir una comparación futura de los datos actualizados. La IA permite generar modelos de presupuesto uniformes a partir de la información proporcionada: número de presupuesto, fecha de emisión, período de validez, datos de contacto del proveedor o del cliente, detalles de la prestación, etc. La IA puede después, en tiempo real y en pocos minutos, cruzar esta información con la de las facturas emitidas o recibidas:

• Verificación de la conformidad de los precios: La IA compara los precios mencionados en las facturas con los de los presupuestos compilados, teniendo en cuenta las condiciones específicas negociadas previamente (descuentos por volumen, contratos marco…). Las desviaciones se identifican con rapidez y permiten reaccionar e informar a los interesados en tiempo real (clientes, proveedores, afiliados).
• Análisis del contenido de la prestación: La IA puede analizar el contenido de un presupuesto con el contenido de la prestación suministrada para garantizarle que la propuesta negociada ha sido respetada. La IA puede, por tanto, identificar desviaciones de tarificación, pero también el incumplimiento de la prestación a suministrar (plazo de entrega, surtido, SAV…), que constituye igualmente un motivo de pérdida de rentabilidad.Más información, contáctenos