Si la rentabilité de votre activité dépend en partie des négociations menées avec vos fournisseurs, un paramètre est trop souvent négligé alors qu’il pèse lourd : la comparaison entre les factures reçues et les devis initiaux. Obtenir un tarif négocié est une première satisfaction. Encore faut-il que ce tarif soit celui qui est facturé, ligne après ligne, pendant toute la durée de l’accord. C’est là que la négociation réussie devient, ou non, une réduction de coûts.

Si vous gérez un budget d’achats conséquent, ou si vous négociez pour une entité composée de plusieurs centres de profit, intégrés ou franchisés, ce qui suit vous concerne directement.

Intégrer l’IA au processus d’achat

Une fois les conditions tarifaires d’un devis validées, une fois le partenariat signé autour d’une fourniture ou d’une prestation à un prix jugé raisonnable par les deux parties, vient le temps de l’exécution des obligations réciproques. Votre fournisseur s’engage à livrer ou à réaliser ce qui a été devisé ; vous vous engagez à le payer dans les conditions prévues.

La première action, une fois l’obligation du prestataire remplie, consiste à vérifier que la chose livrée ou le service rendu correspond bien à ce qui était prévu. Cette vérification précède en général la réception de la facture afférente à la prestation. C’est le bon moment pour introduire l’IA dans le processus : avant que la facture ne soit validée, pas après qu’elle a été payée.

L’IA intervient avant même la facture

Lorsqu’un devis est validé, l’IA en fait une compilation de données prêtes à être comparées, quel que soit le formalisme choisi par le fournisseur : c’est le rôle de Capture, qui extrait chaque ligne (référence, quantité, unité, prix, remise, conditions) et la garde reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.

Ensuite, à la réception de la facture, le croisement consiste à confronter chaque ligne de tarification facturée aux tarifs négociés et validés sur le devis initial. C’est à cet instant précis que l’IA permet de réduire les coûts, car il ne s’agit pas seulement de comparer le montant total d’une facture au montant d’un devis. Il s’agit de repérer, sans attendre :

  • les écarts entre le contenu de la prestation négociée et le contenu de la prestation fournie ou livrée ;
  • l’origine des écarts qui explique la différence entre le montant facturé et le tarif négocié ;
  • les lignes de facturation précises qui posent problème ;
  • les données incohérentes entre le prévu et le fourni : un prix au kilo modifié de quelques centimes, des frais de transport ajoutés, une erreur de TVA.

Là où un tableur compare des totaux, l’IA extrait de la facture les données marginales qui sont à l’origine de l’écart entre le montant du devis et celui de la facture. Elle ne se contente pas de signaler qu’un montant est faux : elle désigne la ligne qui contredit les conditions négociées, et affiche côte à côte la ligne du devis et la ligne de la facture. Vous pouvez non seulement identifier une erreur de facturation, mais la justifier, preuve à l’appui, auprès du fournisseur.

Réduire les coûts, c’est identifier l’origine de l’erreur

Cette capacité d’investigation ne sert pas à débusquer des fournisseurs peu scrupuleux ou des acheteurs peu attentifs. C’est un outil qui profite à toutes les parties impliquées dans le processus d’achat, pour deux raisons.

Le prix indexé. Si un tarif a été négocié à partir d’un prix au kilo, et que l’IA relève un écart entre le devis et la facture reçue, deux explications sont possibles : soit le fournisseur n’a pas informé le client d’une évolution du prix de marché, soit l’acheteur n’a pas fixé contractuellement un prix indépendant des fluctuations du marché. Dans les deux cas, l’écart documenté sert à revoir les conditions d’achat futures, pas seulement à réclamer un avoir.

Le réseau. Si un tarif a été négocié au niveau d’un groupe pour plusieurs centres de profit franchisés, chaque entité profite du même contrôle : l’IA compile les factures reçues par chaque centre, extrait leurs données et les confronte aux conditions négociées par le siège. Les centres de profit pénalisés sont identifiés, avec les lignes concernées. Pour un siège, pouvoir désigner la cause d’un préjudice financier et en informer les membres de son réseau, preuves à l’appui, compte autant en crédibilité qu’en réduction de coûts.

Ce que ça change, et ce qui ne change pas

Ce qui change, c’est la couverture : le contrôle ne dépend plus du temps disponible pour relire quelques factures par sondage, il porte sur l’ensemble des factures reçues. Sur les périmètres que nous avons analysés, la marge récupérée se situe entre 1 et 7 % sur le périmètre analysé : une borne observée sur des données réelles, pas une promesse.

Ce qui ne change pas, c’est la décision. Zylio instruit le dossier et montre la preuve ; l’acheteur ou le comptable tranche. Rien n’est engagé sans validation, aucun fournisseur n’est contacté, l’ERP n’est pas modifié, et vos données ne servent jamais à entraîner un modèle.

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