Si la rentabilidad de su actividad depende en parte de las negociaciones con sus proveedores, hay un parámetro que se descuida con demasiada frecuencia pese a su peso real: la comparación entre las facturas recibidas y los presupuestos iniciales. Conseguir una tarifa negociada es una primera satisfacción. Pero esa tarifa tiene que ser la que se factura, línea tras línea, durante toda la vigencia del acuerdo. Ahí es donde una negociación exitosa se convierte, o no, en una reducción de costes.

Si gestiona un presupuesto de compras considerable, o si negocia para una entidad compuesta por varios centros de beneficio, integrados o franquiciados, lo que sigue le concierne directamente.

Integrar la IA en el proceso de compra

Una vez validadas las condiciones tarifarias de un presupuesto, una vez firmada la colaboración en torno a un suministro o una prestación a un precio que ambas partes consideran razonable, llega el momento de ejecutar las obligaciones recíprocas. Su proveedor se compromete a entregar o realizar lo presupuestado; usted se compromete a pagarlo en las condiciones previstas.

La primera acción, una vez cumplida la obligación del proveedor, consiste en verificar que lo entregado o el servicio prestado corresponde a lo previsto. Esa verificación suele preceder a la recepción de la factura correspondiente a la prestación. Es el buen momento para introducir la IA en el proceso: antes de que la factura se valide, no después de que se haya pagado.

La IA interviene antes incluso de la factura

Cuando se valida un presupuesto, la IA lo convierte en un conjunto de datos listos para ser comparados, sea cual sea el formato elegido por el proveedor: es el papel de Capture, que extrae cada línea (referencia, cantidad, unidad, precio, descuento, condiciones) y la mantiene vinculada al lugar exacto del documento donde fue leída.

Después, al recibir la factura, el cruce consiste en confrontar cada línea de precio facturada con las tarifas negociadas y validadas en el presupuesto inicial. Es en ese instante preciso donde la IA permite reducir costes, porque no se trata solo de comparar el importe total de una factura con el de un presupuesto. Se trata de detectar, sin esperar:

  • las desviaciones entre el contenido de la prestación negociada y el contenido de la prestación suministrada o entregada;
  • el origen de las desviaciones que explica la diferencia entre el importe facturado y la tarifa negociada;
  • las líneas de facturación precisas que plantean un problema;
  • los datos incoherentes entre lo previsto y lo suministrado: un precio por kilo modificado en unos céntimos, gastos de transporte añadidos, un error de IVA.

Donde una hoja de cálculo compara totales, la IA extrae de la factura los datos marginales que están en el origen de la desviación entre el importe del presupuesto y el de la factura. No se limita a señalar que un importe es erróneo: designa la línea que contradice las condiciones negociadas y muestra una junto a otra la línea del presupuesto y la línea de la factura. Usted puede no solo identificar un error de facturación, sino justificarlo ante el proveedor, con la prueba.

Reducir costes es identificar el origen del error

Esta capacidad de investigación no sirve para desenmascarar a proveedores poco escrupulosos o a compradores poco atentos. Es una herramienta que beneficia a todas las partes implicadas en el proceso de compra, por dos razones.

El precio indexado. Si una tarifa se negoció a partir de un precio por kilo, y la IA detecta una desviación entre el presupuesto y la factura recibida, caben dos explicaciones: o el proveedor no informó al cliente de una evolución del precio de mercado, o el comprador no fijó contractualmente un precio independiente de las fluctuaciones del mercado. En ambos casos, la desviación documentada sirve para revisar las condiciones de compra futuras, no solo para reclamar un abono.

La red. Si una tarifa se negoció a nivel de grupo para varios centros de beneficio franquiciados, cada entidad se beneficia del mismo control: la IA compila las facturas recibidas por cada centro, extrae sus datos y los confronta con las condiciones negociadas por la sede. Los centros de beneficio perjudicados quedan identificados, con las líneas afectadas. Para una sede, poder señalar la causa de un perjuicio financiero e informar a los miembros de su red, con pruebas, cuenta tanto en credibilidad como en reducción de costes.

Qué cambia y qué no cambia

Lo que cambia es la cobertura: el control ya no depende del tiempo disponible para releer unas cuantas facturas por muestreo; abarca todas las facturas recibidas. En los perímetros que hemos analizado, el margen recuperado se sitúa entre el 1 y el 7 % sobre el perímetro analizado: un límite observado con datos reales, no una promesa.

Lo que no cambia es la decisión. Zylio instruye el expediente y muestra la prueba; el comprador o el contable decide. Nada se compromete sin validación, no se contacta con ningún proveedor, el ERP no se modifica y sus datos nunca sirven para entrenar un modelo.

Para ver este control funcionando con sus propios presupuestos y facturas, reserve una demo: veinte minutos, con sus documentos.