Reducción de costes: optimizar sus compras con la IA

Si la rentabilidad de su actividad depende en parte de los resultados de las negociaciones llevadas a cabo con sus proveedores, existe un parámetro con demasiada frecuencia ignorado, pero que puede resultar muy rentable: la comparación entre las facturas recibidas y los presupuestos iniciales. En efecto, si la validación de una tarifa negociada supone una primera satisfacción, es necesario convertir ese éxito en una palanca de rentabilidad y de reducción de costes. Si se enfrenta a la gestión de un presupuesto de compras considerable o es responsable de las negociaciones de una entidad compuesta por varios centros de beneficios (integrados o franquiciados), lea atentamente lo que sigue, porque podrá pasar de la negociación exitosa a la reducción de costes en menos de tres minutos.

Integrar la IA en su proceso de compras

Una vez que ha validado las condiciones tarifarias de un presupuesto, una vez que se ha firmado una asociación en torno a una prestación de servicios o a una necesidad a cambio de un precio considerado razonable por ambas partes, llega el momento de cumplir las obligaciones recíprocas. Su proveedor se comprometerá a entregar o prestar el servicio presupuestado, y usted pondrá en marcha las modalidades de pago de dicha prestación en las condiciones previstas en el presupuesto. La primera acción a llevar a cabo, una vez cumplida la obligación de su proveedor, será validar el correcto cumplimiento de lo entregado o del servicio realizado, lo que generalmente precede a la recepción de la factura correspondiente a la prestación.

La integración de la IA precede al envío de la factura

Cuando se valida un presupuesto, aprovechará el potencial de la IA para transformar un documento —cuyo formalismo depende de su proveedor— en una compilación de datos brutos listos para ser comparados. Posteriormente, en el momento de recibir la factura, el cruce de datos consistirá en comparar las líneas de tarificación indicadas en la factura con las tarifas negociadas y validadas en el presupuesto inicial. Es en ese preciso instante del proceso donde la intervención de una IA puede permitirle reducir los costes, porque la idea no es únicamente comparar el importe de una factura con los precios de una prestación presupuestada, sino detectar en tiempo récord: 

• Las desviaciones entre el contenido de la prestación negociada y el contenido de la prestación suministrada o entregada
• El origen de las desviaciones que explica la diferencia entre el importe facturado y la tarifa negociada 
• Las líneas de facturación que presentan problemas
• Los datos que no son coherentes entre lo previsto y lo suministrado (ejemplo: precio por kilo modificado en algunos céntimos, costes de transporte, error en el IVA…)

La IA permite, mejor que una simple hoja de cálculo Excel, extraer de una factura los datos marginales que están en el origen de las desviaciones entre el importe de un presupuesto y el de una factura. La IA va más allá de comparar importes erróneos: identifica las líneas precisas de la factura que contradicen las condiciones negociadas previamente. En menos de tres minutos, tiene la capacidad no solo de identificar un error de facturación, sino de justificarlo.

Reducir los costes es identificar el origen del error

Esta capacidad de la IA para llevar a cabo una investigación en tiempo récord no sirve para señalar a proveedores poco escrupulosos ni a responsables de compras poco atentos. Es una herramienta que beneficia a todas las partes implicadas en un proceso de compras, y le explicamos por qué:

• Si una tarifa se ha negociado a partir de un precio por kilo, pero la IA identifica una desviación entre el presupuesto y la factura recibida, esto puede significar que el proveedor no ha informado al cliente de la evolución del precio de mercado, o bien que el comprador no ha validado la fijación de un precio independiente de las fluctuaciones del mercado. La IA, en este caso, es una herramienta que servirá para revisar las condiciones de compras futuras.
• Si una tarifa se ha negociado a nivel de un grupo de varios centros de beneficios franquiciados, cada entidad podrá aprovechar la experiencia de la IA, que compilará en tiempo récord todas las facturas recibidas por cada centro de beneficios. Una vez realizada la extracción de datos y efectuada la comparación entre las condiciones negociadas por la sede central y las facturas recibidas individualmente, los centros de beneficios perjudicados quedarán identificados en cuestión de minutos. Imagine el interés que supone, en términos de credibilidad y de reducción de costes, que una sede central pueda identificar la causa de un perjuicio financiero e informar en tiempo real a los miembros de su red.