Référentiel achats
Référentiel achats unifié : tous vos devis, factures et contrats reliés et retrouvables
Le référentiel achats Zylio rassemble les documents d’une dépense fournisseur (devis, contrats cadres, commandes, réceptions, factures, avoirs) et les relie entre eux : ce fournisseur, cet article, ce contrat, ce prix. Chaque information garde le document, la page et la ligne dont elle vient. On y retrouve une pièce, et ce qui la relie aux autres.
Le problème
Une mémoire achats dispersée entre les boîtes mail
Où est le devis accepté l’an dernier pour cette prestation ? Dans la messagerie de l’acheteur qui a quitté l’entreprise. Où est la version signée du contrat cadre, avec son avenant tarifaire ? Sur un serveur juridique, sous un nom de fichier que personne ne connaît. Combien avons-nous payé cette référence chez ce fournisseur depuis deux ans ? Dans une centaine de factures, réparties entre l’ERP et l’outil de dématérialisation.
La connaissance achats existe. Elle est produite à chaque devis reçu et à chaque facture payée. Mais elle est rangée par document, pas par sujet, et elle est rangée par personne, pas par entreprise. Quand la personne change de poste, la mémoire part avec elle.
Les conséquences sont concrètes : une renégociation qui repart du tarif théorique parce que l’historique réel est introuvable, une remise promise dans un avenant et jamais réclamée, un fournisseur référencé trois fois sous trois raisons sociales, chacune avec ses conditions.
Contenu
Ce que le référentiel rassemble
Tout ce qui documente une dépense fournisseur, lu ligne à ligne et rangé par ce qu’il concerne : un fournisseur, un article, un contrat, un site.
Devis et offres
Reçus par courriel, déposés ou importés, en PDF, tableur ou image. Chaque ligne d’offre est extraite et rattachée au fournisseur et à la consultation.
Contrats cadres et BPU
Le contrat, ses avenants et son bordereau de prix unitaires, avec les règles de prix : remises, paliers, clauses de révision. Le négocié devient consultable ligne par ligne.
Commandes et réceptions
Lues depuis les exports ou l’API de l’ERP. Elles relient ce qui a été demandé et ce qui est arrivé aux devis qui les précèdent et aux factures qui les suivent.
Factures
Chaque ligne facturée, avec son prix, sa quantité, sa référence, rattachée à sa commande, à son contrat et au prix négocié qui aurait dû s’appliquer.
Avoirs et relevés
L’avoir promis est relié à la facture qu’il corrige. Un avoir sans facture d’origine, ou une facture dont l’avoir promis manque, se voit.
Fournisseurs et articles
Un fournisseur unique derrière ses raisons sociales, un article unique derrière ses références. Le référentiel se construit à partir des documents, pas à côté d’eux.
Mécanisme
Comment le référentiel se construit
Le référentiel n’est pas saisi. Il est déduit des documents par Graph, la couche knowledge graph, avec une règle simple : une information sans source n’y entre pas.
- 01
Capture
Les documents arrivent par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, API ou export ERP. Ils sont lus ligne à ligne, quel que soit le format.
- 02
Reconnaissance
Chaque pièce est classée (devis, facture, avoir, contrat) et rattachée à son fournisseur, même sous une autre raison sociale ou une autre adresse.
- 03
Mise en relation
La ligne de facture est reliée à sa ligne de commande, à sa réception, à l’article et à la clause de contrat qui fixe son prix. Chaque relation est explicite.
- 04
Dédoublonnage
Le même fournisseur sous plusieurs noms, le même article sous plusieurs codes, la même facture reçue deux fois : rapprochés, avec la preuve du rapprochement.
- 05
Provenance
Chaque valeur du référentiel renvoie au document, à la page et à la ligne dont elle est issue. Une information contestée s’ouvre sur sa source.
- 06
Interrogation
Le référentiel se parcourt par fournisseur, article, contrat, site ou période, et se questionne en français. La réponse vient avec ses lignes.
Comment Graph relie chaque prix à son contrat et à sa preuve.
Organisation
Rangé pour être retrouvé, pas seulement archivé
Un référentiel se juge à ce qu’on en retire. Le classement suit la logique des achats : par fournisseur, par site, par catégorie, par contrat, par période. Un devis se retrouve à partir d’une désignation approximative, d’un montant, d’un nom de fournisseur ou d’une date ; une facture à partir d’une référence article ou d’un numéro de commande.
Les droits d’accès suivent votre organisation : un responsable de site voit son périmètre, une direction achats voit le groupe, un contrôleur de gestion voit ce qu’il doit contrôler. Chaque modification est historisée, chaque version d’un document est conservée, et la piste d’audit dit qui a consulté ou validé quoi.
Les résultats s’exportent et se partagent : une sélection de devis pour un comité, l’historique des prix d’un article pour une négociation, l’ensemble des factures d’un fournisseur pour un commissaire aux comptes.
Retrouver une prestation, un prix ou un devis à partir d’une question.
Résultat
Ce que cela change pour vos équipes
La mémoire cesse d’être individuelle. Un acheteur qui reprend un portefeuille trouve l’historique réel de ce qui a été facturé, fournisseur par fournisseur, avec les contrats qui s’appliquaient. Une renégociation repart de faits, ce prix, cette date, cette facture, et non du tarif théorique ou du souvenir de son prédécesseur.
Les écarts deviennent visibles parce que les pièces sont côte à côte. Le prix négocié dans l’avenant et le prix facturé six mois plus tard sont dans le même référentiel, reliés à la même ligne d’article. Le référentiel ne décide rien ; il rend le contrôle possible, et les agents Compliance et Matching s’appuient sur lui pour instruire chaque écart.
Le temps de recherche disparaît des journées. La plateforme absorbe plus de 10 000 documents fournisseurs par semaine ; le référentiel grandit sans que personne ne classe. Le temps rendu aux équipes, de 15 à 45 % par ETP selon le périmètre et la maturité des données, va à l’analyse et à la négociation.
Vos achats produisent de la connaissance à chaque facture. Sans référentiel, elle repart dans un PDF.
Intégration et sécurité
À côté de votre ERP, jamais dedans
Le référentiel se nourrit de vos systèmes sans les modifier : SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid ou Workday, par export ou par API. Zylio lit les commandes et les réceptions ; il n’écrit rien dans l’ERP et n’y ajoute aucun développement. Vos référentiels fournisseurs et articles restent maîtres chez vous ; Zylio les enrichit de ce que les documents disent, et signale ce qui diverge.
Les documents sont hébergés en France, chiffrés, avec une piste d’audit complète. Aucune donnée ne sert à entraîner un modèle. La plateforme est certifiée ISO 27001 et SOC 2 Type II.
Hébergement, chiffrement, certifications, piste d’audit.
Capture
Rassemblez et consolidez toutes vos données d’achats.
Collecte par boîte mail dédiée, dépôt, SFTP, scan, API ou export ERP. Lecture de tous les formats (PDF natif, scan, photo, tableur, flux structuré), puis extraction ligne à ligne : fournisseur, références, quantités, prix unitaires, remises, taxes, conditions.
Fin de la ressaisie. Un historique d’achats enfin interrogeable.
Ce que Capture détecte
- Documents longs et tableaux multi-pages
- Mises en page inconnues
- Plusieurs langues et devises
- Scans médiocres et écriture manuscrite
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
Le référentiel remplace-t-il le référentiel fournisseurs de l’ERP ?
Non. Le référentiel fournisseurs de l’ERP reste la référence de gestion. Zylio le lit, le confronte à ce que les documents disent (un même fournisseur sous deux raisons sociales, un IBAN différent sur une facture) et signale les divergences. Il n’écrit rien dans l’ERP ; la correction reste votre décision.
Comment les documents entrent-ils dans le référentiel ?
Par une boîte mail dédiée où vous faites suivre ou transférer devis et factures, par dépôt manuel, par SFTP, par API ou par export de l’ERP. Tous les formats sont lus : PDF natif, scan, photo, tableur. Aucun classement manuel n’est nécessaire : la pièce est reconnue et rattachée automatiquement, puis validée par vos équipes si un doute subsiste.
Peut-on charger l’historique existant ?
Oui. Les devis, contrats et factures des années passées entrent par les mêmes canaux, en lot. C’est d’ailleurs souvent la première étape : reconstituer l’historique réel des prix facturés par fournisseur avant une renégociation, ou avant un diagnostic de trois semaines sur vos données.
Qui voit quoi dans le référentiel ?
Les droits suivent votre organisation : par entité, par site, par catégorie d’achats, par rôle. Un responsable de site consulte son périmètre, une direction achats l’ensemble du groupe. Chaque consultation, validation et modification est tracée dans la piste d’audit.
Un impact mesurable dans chaque environnement
Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
sur le périmètre analysé
De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
L’ERP gère le processus. Zylio traite l’exception et récupère la valeur qui s’en échappe : factures sans commande, écarts de prix ligne à ligne, doublons et surfacturations, achats hors cadre.
Vos données sous haute sécurité.
Zylio répond aux normes les plus exigeantes, et rien ne s’engage sans votre validation.
- Certifications
- Hébergement
- Chiffrement
- Accès
Pour aller plus loin
- Relier contrats, commandes et factures en un référentiel uniqueLe cas d’usage complet, avec les écarts qu’il rend visibles.
- Le référentiel fournisseurs unifiéUn fournisseur unique derrière ses raisons sociales, ses adresses et ses IBAN.
- Recherche intelligenteRetrouver une prestation, un prix ou un document à partir d’une question.
- Voir le référentiel en démonstrationSur vos propres documents, avec les liens et les preuves à l’écran.
Voir ce que ça donne sur vos données
Vingt minutes, sur une famille d’achat de votre choix. Nous vous montrons ce que les agents détectent, avec la preuve à l’appui.
- Sans engagement, sur vos données
- Résultat en 3 semaines
- 20 minutes, sans présentation commerciale
- Vos données restent hébergées en France
- Aucun changement d’outil ni de process