Référentiel
Recherche intelligente : retrouvez un devis, une ligne ou un prix, avec sa source, en une question
La recherche intelligente interroge tous vos devis et documents d’achat déjà lus par Zylio, à la ligne près. Vous posez une question en langage courant (quel prix avons-nous payé cet article l’an dernier, quels devis de ce fournisseur incluaient la livraison) ou vous filtrez par fournisseur, période, article, site. La réponse renvoie à la ligne du document d’origine.
Le problème
Le devis existe. Personne ne le retrouve
Ce que vous cherchez est dans une pièce jointe de l’an dernier, dans le dossier d’un collègue parti, ou dans un tableur dont personne ne connaît la dernière version.
Des sources et des formats multiples
Boîtes mail, serveur partagé, outil achats, ERP, portail fournisseur. Le même devis est parfois dans trois endroits ; le prix négocié n’est dans aucun.
Un historique inexploitable
Les devis passés existent en PDF. Savoir ce qu’on a payé pour cet article, chez ce fournisseur, il y a deux ans, demande d’ouvrir vingt fichiers.
Une mémoire individuelle
L’acheteur qui a négocié sait où chercher. Son successeur non. La connaissance quitte l’entreprise avec la personne.
Le mécanisme
Ce que la recherche interroge, et comment elle répond
La recherche ne fouille pas des fichiers : elle interroge le référentiel construit par Graph à partir des documents déjà lus ligne à ligne : devis, contrats, BPU, commandes, factures. Chaque ligne y est une donnée reliée à son fournisseur, à son article, à son site, à sa période et à sa consultation, et chaque donnée reste rattachée au document, à la page et à la ligne dont elle vient. C’est ce lien qui rend une réponse vérifiable.
Vous posez la question comme vous la poseriez à un collègue : « dernier prix payé pour cette référence », « devis reçus de ce fournisseur au premier semestre », « offres qui incluaient la mise en service ». La question est comprise dans son contexte (un article sous plusieurs références, un fournisseur sous plusieurs raisons sociales, une désignation abrégée) et corrigée si besoin. Vous affinez par filtres : fournisseur, période, site, famille d’achats, montant, statut de la consultation.
La réponse est une liste de lignes, pas de fichiers. Chaque ligne affiche sa valeur, son document, sa date, et s’ouvre sur la page d’origine, surlignée. Un prix trouvé se compare d’un clic à son contrat et à son historique. Le résultat s’exporte, se partage avec un collègue, ou se sauvegarde comme filtre ou collection pour être rejoué le mois prochain. Rien n’est modifié dans les documents ; la recherche lit, elle n’écrit pas.
Pourquoi chaque réponse renvoie au document, à la page et à la ligne.
Ce qu’on peut chercher
Six questions auxquelles le référentiel répond
Chaque question croise plusieurs axes à la fois : un article chez un fournisseur sur une période, un prix sur un site, une condition dans une consultation. La réponse est toujours une liste de lignes sourcées.
Par article
Tous les devis et prix pour une référence, même quand chaque fournisseur la nomme autrement.
Par fournisseur
Les devis reçus, retenus ou non, les conditions proposées, l’évolution des prix, sur la période choisie.
Par prix
Le dernier prix payé, le prix contractuel, le prix proposé dans chaque devis, côte à côte, avec leur source.
Par consultation
Les offres d’un même appel d’offres, la grille de comparaison, la décision prise et sa justification.
Par condition
Les devis qui incluaient la livraison, la garantie étendue, une clause de révision, un délai précis.
Par site ou entité
Ce qu’un autre site du groupe a payé pour le même article, chez le même fournisseur ou un autre.
Le parcours
Trois gestes, de la question à la source
Aucune requête à écrire, aucun champ à connaître. La question, les filtres, la ligne.
- 01
Poser la question
En langage courant, avec la référence, le fournisseur ou le contexte que vous avez en tête. Les suggestions complètent et corrigent.
- 02
Affiner
Filtres par fournisseur, période, site, famille, montant, statut. Les résultats se trient par date, par prix ou par pertinence.
- 03
Ouvrir la source et agir
La ligne s’ouvre sur la page d’origine. Vous comparez, exportez, partagez, ou sauvegardez la recherche pour la rejouer.
Ce que ça change
Une mémoire achats qui ne dépend plus de qui est là
La préparation d’une négociation repart de l’historique réel : ce qui a été proposé, ce qui a été payé, ce qui a été refusé, et pourquoi. Le nouvel acheteur retrouve en une question ce que son prédécesseur savait de tête. Le contrôleur de gestion vérifie un prix sans demander à personne. Le commissaire aux comptes reçoit la ligne et le document, pas une explication orale.
La collaboration change aussi : un résultat se partage avec le lien vers sa source, une collection de devis se constitue pour un projet, un filtre se sauvegarde pour le suivi mensuel d’un fournisseur. Et parce que chaque document lu rejoint le référentiel, la recherche s’enrichit à chaque devis, sans qu’aucun modèle ne soit entraîné sur vos données.
Le cas d’usage : l’historique réel sur la table avant le rendez-vous.
Procurement intelligence · Graph
Toute votre connaissance achats, reliée et interrogeable.
Transforme les pièces déjà lues par les agents (contrats, avenants, BPU, grilles tarifaires, commandes, réceptions, factures, avoirs) en un graphe typé, posé sur une ontologie achats livrée : des entités reliées par des relations explicites, chacune rattachée au document, à la page et à la ligne dont elle est issue. Une arête sans source n’entre pas dans le graphe.
La mémoire cesse d’être individuelle. Une renégociation repart de l’historique réel de ce qui a été facturé, pas du tarif théorique.
Ce que Graph détecte
- Le même fournisseur sous plusieurs raisons sociales
- Le même article sous plusieurs références selon le fournisseur
- Des unités de mesure qui ne se comparent pas
- Une nomenclature interne qui a dérivé
- Des contrats dont personne ne sait plus s’ils couvrent la dépense en cours
- Des avoirs promis jamais imputés sur leur facture d’origine
Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.
- La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
- Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
- Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
- Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
- L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.
Questions fréquentes
La recherche porte-t-elle sur le texte des PDF ou sur des données ?
Sur des données. Chaque document a été lu ligne à ligne et chaque valeur est reliée à son fournisseur, son article, sa période et sa source. Vous cherchez un prix, une condition ou une référence, pas une chaîne de caractères, et la réponse renvoie à la page d’origine.
Que se passe-t-il si le même article porte des noms différents ?
Le référentiel rattache les références fournisseur, fabricant et interne au même article, et les raisons sociales d’un même fournisseur à une seule entité. La recherche « cette référence » renvoie donc les devis de tous les fournisseurs qui l’ont proposée, sous leur propre libellé, avec le rattachement affiché.
Peut-on partager ou exporter un résultat ?
Oui. Un résultat s’exporte en tableur ou en fichier structuré, se partage avec un collègue par lien vers la source, et se conserve comme filtre sauvegardé ou collection favorite. L’historique de vos recherches reste consultable pour rejouer une question ou en retrouver une ancienne.
Quels documents peuvent être interrogés ?
Tous ceux que Zylio a lus : devis, contrats et avenants, BPU et mercuriales, catalogues, commandes, réceptions, factures et avoirs. Les documents déjà dans votre ERP y entrent par export ; les documents papier ou PDF par lecture. Hébergement en France, aucun partage entre clients.
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Plus de 5 millions de documents d’achats analysés
Entre 1 et 7 % de marge récupérée
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De 15 à 45 % de temps rendu aux équipes, par ETP
selon le périmètre et la maturité des données
Zylio s’intègre à votre écosystème existant.
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À lire ensuite
- Référentiel unifiéLa base interrogeable : devis, contrats, commandes et factures reliés.
- Référentiel unique achatsLe pilier : contrats, commandes et factures reliés dans une même structure.
- GraphComment chaque prix est relié à son contrat et à sa preuve.
- Réserver une démonstrationVos questions, posées en direct sur un référentiel d’exemple.
- Tableaux de bord analytics achatsAnalyse de la dépense, des prix et des écarts, sur les mêmes données.
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