Repositorio de compras
Repositorio unificado de compras: todos sus presupuestos, facturas y contratos relacionados y localizables
El repositorio de compras de Zylio reúne los documentos de un gasto con proveedores (presupuestos, contratos marco, pedidos, recepciones, facturas, abonos) y los relaciona: este proveedor, este artículo, este contrato, este precio. Cada dato conserva el documento, la página y la línea de donde procede. Se encuentra una pieza y lo que la une a las demás.
El problema
Una memoria de compras dispersa entre buzones
¿Dónde está el presupuesto aceptado el año pasado para este servicio? En el correo del comprador que dejó la empresa. ¿Dónde está la versión firmada del contrato marco, con su adenda de precios? En un servidor jurídico, bajo un nombre de archivo que nadie conoce. ¿Cuánto hemos pagado por esta referencia a este proveedor en dos años? En un centenar de facturas, repartidas entre el ERP y la herramienta de digitalización.
El conocimiento de compras existe. Se produce con cada presupuesto recibido y cada factura pagada. Pero se archiva por documento, no por asunto, y se archiva por persona, no por empresa. Cuando la persona cambia de puesto, la memoria se va con ella.
Las consecuencias son concretas: una renegociación que parte de la tarifa teórica porque el historial real no aparece, un descuento prometido en una adenda y nunca reclamado, un proveedor dado de alta tres veces bajo tres razones sociales, cada una con sus condiciones.
Contenido
Qué reúne el repositorio
Todo lo que documenta un gasto con proveedores, leído línea a línea y archivado por aquello a lo que se refiere: un proveedor, un artículo, un contrato, un centro.
Presupuestos y ofertas
Recibidos por correo, cargados o importados, en PDF, hoja de cálculo o imagen. Cada línea de oferta se extrae y se vincula al proveedor y a la consulta.
Contratos marco y tarifarios
El contrato, sus adendas y su tarifario de precios unitarios, con las reglas de precio: descuentos, tramos, cláusulas de revisión. Lo negociado se vuelve consultable línea a línea.
Pedidos y recepciones
Leídos desde las exportaciones o la API del ERP. Unen lo que se pidió y lo que llegó con los presupuestos que los preceden y las facturas que los siguen.
Facturas
Cada línea facturada, con su precio, su cantidad y su referencia, vinculada a su pedido, a su contrato y al precio negociado que debería haberse aplicado.
Abonos y extractos
El abono prometido se relaciona con la factura que corrige. Un abono sin factura de origen, o una factura cuyo abono prometido falta, se hace visible.
Proveedores y artículos
Un proveedor único detrás de sus razones sociales, un artículo único detrás de sus referencias. El repositorio se construye a partir de los documentos, no al margen de ellos.
Mecanismo
Cómo se construye el repositorio
El repositorio no se teclea. Lo deduce Graph, la capa de knowledge graph, a partir de los documentos, con una regla sencilla: un dato sin fuente no entra.
- 01
Captura
Los documentos llegan por buzón dedicado, carga manual, SFTP, API o exportación del ERP. Se leen línea a línea, sea cual sea el formato.
- 02
Reconocimiento
Cada pieza se clasifica (presupuesto, factura, abono, contrato) y se vincula a su proveedor, incluso bajo otra razón social u otra dirección.
- 03
Vinculación
La línea de factura se relaciona con su línea de pedido, su recepción, el artículo y la cláusula del contrato que fija su precio. Cada relación es explícita.
- 04
Deduplicación
El mismo proveedor bajo varios nombres, el mismo artículo bajo varios códigos, la misma factura recibida dos veces: conciliados, con la prueba de la conciliación.
- 05
Procedencia
Cada valor del repositorio remite al documento, la página y la línea de donde procede. Un dato discutido se abre sobre su fuente.
- 06
Consulta
El repositorio se recorre por proveedor, artículo, contrato, centro o periodo, y se interroga en lenguaje corriente. La respuesta llega con sus líneas.
Cómo Graph relaciona cada precio con su contrato y su prueba.
Organización
Archivado para encontrarse, no solo para guardarse
Un repositorio se juzga por lo que se obtiene de él. La clasificación sigue la lógica de compras: por proveedor, por centro, por categoría, por contrato, por periodo. Un presupuesto se encuentra a partir de una descripción aproximada, un importe, un nombre de proveedor o una fecha; una factura, a partir de una referencia de artículo o un número de pedido.
Los derechos de acceso siguen su organización: un responsable de centro ve su perímetro, una dirección de compras ve el grupo, un controller ve lo que debe controlar. Cada modificación queda historizada, cada versión de un documento se conserva, y la pista de auditoría dice quién consultó o validó qué.
Los resultados se exportan y se comparten: una selección de presupuestos para un comité, el historial de precios de un artículo para una negociación, todas las facturas de un proveedor para un auditor de cuentas.
Encontrar un servicio, un precio o un presupuesto a partir de una pregunta.
Resultado
Qué cambia para sus equipos
La memoria deja de ser individual. Un comprador que asume una cartera encuentra el historial real de lo facturado, proveedor por proveedor, con los contratos que se aplicaban. Una renegociación parte de hechos, este precio, esta fecha, esta factura, y no de la tarifa teórica o del recuerdo de su predecesor.
Las desviaciones se hacen visibles porque las piezas están una junto a otra. El precio negociado en la adenda y el precio facturado seis meses después están en el mismo repositorio, vinculados a la misma línea de artículo. El repositorio no decide nada; hace posible el control, y los agentes Compliance y Matching se apoyan en él para instruir cada desviación.
El tiempo de búsqueda desaparece de la jornada. La plataforma absorbe más de 10 000 documentos de proveedores por semana; el repositorio crece sin que nadie archive. El tiempo devuelto a los equipos, entre el 15 % y el 45 % por ETC según el perímetro y la madurez de los datos, se dedica al análisis y a la negociación.
Sus compras producen conocimiento con cada factura. Sin repositorio, vuelve a un PDF.
Integración y seguridad
Junto a su ERP, nunca dentro
El repositorio se nutre de sus sistemas sin modificarlos: SAP, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Cegid o Workday, por exportación o por API. Zylio lee los pedidos y las recepciones; no escribe nada en el ERP ni le añade ningún desarrollo. Sus maestros de proveedores y artículos siguen mandando en su casa; Zylio los enriquece con lo que dicen los documentos y señala lo que diverge.
Los documentos se alojan en Francia, cifrados, con una pista de auditoría completa. Ningún dato se utiliza para entrenar un modelo. La plataforma está certificada ISO 27001 y SOC 2 Type II.
Alojamiento, cifrado, certificaciones, pista de auditoría.
Capture
Reúna y consolide todos sus datos de compras.
Recogida por buzón de correo dedicado, carga de archivos, SFTP, escaneo, API o exportación del ERP. Lectura de todos los formatos (PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo, flujo estructurado) y después extracción línea a línea: proveedor, referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, condiciones.
Fin de la reintroducción manual. Un histórico de compras por fin consultable.
Lo que detecta Capture
- Documentos largos y tablas de varias páginas
- Maquetaciones desconocidas
- Varios idiomas y divisas
- Escaneos de mala calidad y escritura manuscrita
Nada se pierde. Todo se verifica, todo se prueba.
- La cláusula del contrato y la línea de factura, resaltadas una al lado de la otra.
- Cada valor extraído sigue vinculado al lugar exacto del documento donde se ha leído.
- El mismo caso produce la misma decisión, hoy y dentro de seis meses: las reglas se aplican de forma determinista.
- Ningún desvío se descarta en silencio. Lo que no corresponde a ninguna regla se eleva, con su motivo.
- El agente registra lo que ha hecho, en el orden en que lo ha hecho: quién, qué, cuánto, cuándo.
Preguntas frecuentes
¿El repositorio sustituye al maestro de proveedores del ERP?
No. El maestro de proveedores del ERP sigue siendo la referencia de gestión. Zylio lo lee, lo confronta con lo que dicen los documentos (el mismo proveedor bajo dos razones sociales, un IBAN distinto en una factura) y señala las divergencias. No escribe nada en el ERP; la corrección sigue siendo decisión suya.
¿Cómo entran los documentos en el repositorio?
Por un buzón dedicado al que reenvía o redirige presupuestos y facturas, por carga manual, por SFTP, por API o por exportación del ERP. Se leen todos los formatos: PDF nativo, escaneo, foto, hoja de cálculo. No hace falta archivar a mano: la pieza se reconoce y se vincula automáticamente, y sus equipos la validan si queda alguna duda.
¿Se puede cargar el historial existente?
Sí. Los presupuestos, contratos y facturas de años anteriores entran por los mismos canales, por lotes. De hecho suele ser el primer paso: reconstruir el historial real de precios facturados por proveedor antes de una renegociación, o antes de un diagnóstico de tres semanas sobre sus datos.
¿Quién ve qué en el repositorio?
Los derechos siguen su organización: por entidad, por centro, por categoría de compra, por rol. Un responsable de centro consulta su perímetro, una dirección de compras todo el grupo. Cada consulta, validación y modificación queda registrada en la pista de auditoría.
Un impacto medible en cada entorno
Más de 5 millones de documentos de compras analizados
Entre el 1 y el 7% de margen recuperado
sobre el alcance analizado
Del 15 al 45% de tiempo devuelto a los equipos, por ETC
según el alcance y la madurez de los datos
Zylio se integra en su ecosistema actual.
El ERP gestiona el proceso. Zylio trata la excepción y recupera el valor que se le escapa: facturas sin pedido de compra, desvíos de precio línea a línea, duplicados y sobrefacturación, compras fuera de marco.
Sus datos con la máxima seguridad.
Zylio cumple las normas más exigentes, y nada se compromete sin su validación.
- Certificaciones
- Alojamiento
- Cifrado
- Acceso
Para ir más lejos
- Vincular contratos, pedidos y facturas en un repositorio únicoEl caso de uso completo, con las desviaciones que hace visibles.
- El maestro de proveedores unificadoUn proveedor único detrás de sus razones sociales, direcciones e IBAN.
- Búsqueda inteligenteEncontrar un servicio, un precio o un documento a partir de una pregunta.
- Ver el repositorio en una demostraciónSobre sus propios documentos, con los vínculos y las pruebas en pantalla.
Vea lo que da sobre sus propios datos
Veinte minutos, sobre una familia de compra que usted elija. Le mostramos lo que detectan los agentes, con la prueba a la vista.
- Sin compromiso, sobre sus datos
- Resultado en 3 semanas
- 20 minutos, sin presentación comercial
- Sus datos siguen alojados en Francia
- Sin cambiar de herramienta ni de proceso