Un référentiel fournisseurs unifié : le même fournisseur, une seule fois

La résolution d’entités, étape par étape

C’est la deuxième étape de construction du graphe, et la plus décisive pour les fournisseurs. Elle ne s’exécute pas une fois lors d’une reprise : elle tourne à chaque document entrant, et corrige le référentiel au fil de l’eau.

Regrouper les raisons sociales

Les entités qui facturent sont rattachées à leur groupe fournisseur : identifiants légaux, adresses, coordonnées bancaires, en-têtes de contrat et mentions de filiale sont recoupés. Les tiers restent distincts pour la comptabilité ; l’exposition, elle, se lit consolidée.

Détecter les doublons

Deux fiches créées à six mois d’intervalle pour le même tiers, avec une virgule de différence dans la dénomination, sont rapprochées et signalées. Le graphe ne fusionne rien en silence : il propose le rapprochement avec les pièces qui le fondent.

Aligner les références articles

La référence du fournisseur, votre code interne et la désignation portée sur la facture sont reliés au même article. Le même produit commandé sous trois références chez le même fournisseur cesse d’apparaître comme trois achats sans rapport.

Convertir les unités

Litre et bidon, mètre et rouleau, heure et journée, palette et unité : les unités de mesure sont converties vers une base commune, avec le facteur retenu et la ligne de document qui le justifie. Sans cela, aucun prix unitaire n’est comparable.

Rattacher à votre nomenclature et à une taxonomie pont

Chaque article rejoint votre catégorie d’achat interne, puis une taxonomie pont : UNSPSC (la classification des produits et services des Nations unies, plus de 50 000 catégories, disponible en une quinzaine de langues et maintenue par GS1 US) ou eCl@ss, qui existe sous forme d’ontologie OWL (Web Ontology Language). Le pont permet de comparer une catégorie entre filiales quand chacune a fait dériver sa propre nomenclature.

Chaque rapprochement laisse sa trace : le document, la page et la ligne qui l’ont motivé, l’agent qui l’a écrit, la date. Un référentiel fournisseurs unifié n’a de valeur que si l’on peut ouvrir chacune de ses fusions et voir sur quoi elle repose.

Rien ne se perd. Tout se vérifie, tout se prouve.

• La clause du contrat et la ligne de facture, surlignées côte à côte.
• Chaque valeur extraite reste reliée à l’endroit exact du document où elle a été lue.
• Le même cas produit la même décision, aujourd’hui comme dans six mois : les règles sont appliquées de façon déterministe.
• Aucun écart n’est écarté en silence. Ce qui ne correspond à aucune règle remonte, avec son motif.
• L’agent consigne ce qu’il a fait, dans l’ordre où il l’a fait : qui, quoi, combien, quand.