Réduction de coûts : comment l’optimiser avec l’IA

Si la rentabilité de votre activité dépend en partie des résultats des négociations menées avec vos fournisseurs, il est un paramètre trop souvent négligé, mais qui peut rapporter gros : la comparaison menée entre les factures reçues et les devis initiaux. En effet, si la validation d’un tarif négocié est une première satisfaction, il faut pouvoir faire de ce succès un biais de rentabilité et de réduction de coûts. Si vous êtes confrontés à la gestion d’un budget d’achats conséquent ou responsable des négociations pour une entité composée de plusieurs centres de profits (intégrés ou franchisés), alors lisez attentivement ce qui suit, car vous allez pouvoir passer de la négociation réussie à la réduction des coûts en moins de trois minutes.

Une fois que vous avez validé les conditions tarifaires d’un devis, une fois qu’un partenariat a été signé autour d’une fourniture de services ou de besoin en échange d’un prix jugé raisonnable par les deux parties, vient le temps de la réalisation des obligations réciproques. Votre fournisseur va s’engager à vous livrer ou vous fournir la prestation devisée et vous allez engager les modalités de paiement de cette prestation dans les conditions prévues au devis. La première action à mener, une fois l’obligation de votre prestataire réalisée, sera de valider le bon respect de la chose livrée ou du service effectué, qui précède généralement la réception de la facture afférente à la prestation.

Lorsqu’un devis est validé, vous allez mettre à profit le potentiel de l’IA pour faire d’un document, au formalisme dépendant de votre fournisseur, une compilation de données brutes prêtes à être comparées. Ensuite, au moment de la réception de la facture, le croisement des données va consister à comparer les lignes de tarification mentionnées sur la facture avec les tarifs négociés et validés sur le devis initial. C’est à cet instant précis du processus que l’intervention d’une IA peut vous permettre de réduire les coûts, car l’idée n’est pas seulement de comparer le montant d’une facture avec les prix d’une prestation devisée, mais de repérer en un temps record : 

• Les écarts entre le contenu de la prestation négociée et le contenu de la prestation fournie ou livrée
• L’origine des écarts qui explique la différence du montant facturé avec le tarif négocié 
• Les lignes de facturation qui posent problème
• Les données qui ne sont pas cohérentes entre ce qui a été prévu et ce qui a été fourni (exemple : prix au kilo modifié de quelques centimes, coûts de transport, erreur sur la TVA…)

L’IA permet, mieux qu’un simple tableur excel, d’extraire d’une facture les données marginales qui sont à l’origine des écarts entre le montant d’un devis et celui d’une facture. L’IA fait mieux que de comparer des montants erronés, elle identifie les lignes précises de la facture qui vient en contradiction avec les conditions négociées en amont. En moins de trois minutes, vous avez la capacité, non seulement d’identifier une erreur de facturation, mais de la justifier.

Cette faculté de l’IA de mener une investigation en un temps record, ne sert pas à identifier les fournisseurs peu scrupuleux ou les responsables d’achats peu attentifs. C’est un outil qui profite à toutes les parties impliquées dans un processus d’achat, et on vous explique pourquoi :

• Si un tarif a été négocié à partir d’un prix au kilo, mais que l’IA identifie un écart entre le devis et la facture reçue, cela peut signifier que soit le fournisseur n’a pas informé le client des évolutions du prix du marché ou que l’acheteur n’a pas validé la fixation d’un prix indépendant des fluctuations d’un marché. L’IA, dans ce cas, est un outil qui va servir à revoir les conditions d’achats futures.
• Si un tarif a été négocié au niveau d’un groupe de plusieurs centres de profit franchisés, chaque entité va pouvoir profiter de l’expertise de l’IA qui va compiler en un temps record toutes les factures reçues par chaque centre de profit. Une fois l’extraction des données opérée et la comparaison effectuée entre les conditions négociées par le siège, et les factures reçues individuellement, les centres de profit pénalisés seront identifiés en quelques minutes. Vous imaginez l’intérêt, en termes de crédibilité et de réduction de coûts, qu’il y a pour un siège de pouvoir identifier la cause d’un préjudice financier et d’en informer en temps réel les membres de son réseau.